Analiza miesiąca

Zamknięty miesiąc to jedyny moment, w którym liczby są już pewne: faktury wystawione, koszty zaksięgowane, podatki zapłacone. Analiza miesiąca bierze te dane i odpowiada na trzy pytania: ile zostało, skąd to się wzięło i na co zwrócić uwagę. Nic nie klikasz — raport przygotowuje się sam.

Zrzut ekranu

Kiedy powstaje

Dlaczego 3., a nie 1.? Bo faktury z KSeF za ostatnie dni miesiąca potrafią dojść z opóźnieniem. Dwa dni buforu to różnica między analizą kompletną a analizą niepełną — a niepełna jest gorsza niż żadna.

Nie musisz tego pamiętać. Na Dashboardzie, w nagłówku karty analizy, widnieje plakietka z konkretną datą i godziną najbliższego uruchomienia — np. „Analiza za lipiec: 3 sierpnia, 08:00”. Dzięki temu od razu widać różnicę między „miesiąc jeszcze się liczy” a „coś poszło nie tak”. Gdy trwa odświeżanie po zmianach w jednostkach, w tym samym miejscu zobaczysz odliczanie.

Co jest w raporcie

Wynik miesiąca

Zysk (albo strata) netto z porównaniem do poprzedniego miesiąca, a pod spodem przychód i koszty — także ze zmianą procentową. To pozwala pogodzić rzeczy, które w oderwaniu wyglądają sprzecznie: przychód w dół, a zysk w górę znaczy po prostu, że koszty spadły szybciej.

Uwaga na kolory: przy kosztach spadek jest zielony. Wzrost kosztów o 12% to nie „dobry wynik, bo strzałka w górę”.

Struktura jednostek — z komentarzem

Raport pokazuje uproszczone drzewo jednostek za dany miesiąc: co która jednostka zarobiła lub kosztowała i jaki ma udział. Tabela jest przycięta do dwóch poziomów (jednostka i jej podjednostki), a to, co się nie zmieściło, trafia do wiersza „Pozostałe” — nic nie znika po cichu, więc wiersze zawsze sumują się do wyniku miesiąca.

Udział czyta się dokładnie tak samo jak w aplikacji:

• jednostka przychodowa — jej udział w całym przychodzie miesiąca,
• jednostka kosztowa — jej udział w całych kosztach (pasek wypełnia się od prawej, bo to inna „całość” niż przychody i szerokości nie porównuje się między kolorami),
• jednostka mieszana — podział jej własnego przychodu na koszt i zysk, czyli marża.

Pod tabelą AI dopisuje 1–2 zdania komentarza: która jednostka wypracowała wynik i która najmocniej go obciążyła. Nazwy i kwoty są przepisywane z tabeli — model nic nie przelicza.

Dokumenty bez przypisanej jednostki lądują w wierszu „Bez jednostki”. Duża kwota w tym wierszu to sygnał, że warto uzupełnić przypisania — bez tego reszta struktury jest mniej wiarygodna.

Zamknięcie miesiąca

To jest sedno e-maila i jedyne miejsce w AUTOPILOCIE, w którym miesiąc jest domknięty do końca — od faktury do tego, co naprawdę zostało. Sekcja składa się z elementów Warsztatu danych, tyle że nie musisz ich układać: liczą się same i przychodzą pocztą.

Gdzie poszła każda złotówka. Jeden pasek na sto procent przychodu netto: koszty (z rozbiciem na cztery największe kategorie i wierszem „Pozostałe”), ZUS społeczny, składka zdrowotna, zaliczka PIT — a na końcu to, co zostaje. Ten sam podział i te same kolory co diagram na stronie Przepływ. Jeśli wypływy przekroczyły przychód, pasek pokazuje, na co poszły pieniądze, i mówi wprost, ile zabrakło.

Drabina do „na rękę”. Rachunek wyników czytany z góry na dół: przychód, minus koszty, wynik na działalności, minus ZUS, minus zdrowotna, minus PIT — na rękę. Obok każdej pozycji jej udział w przychodzie, więc „koszty to 27%” działa tak samo przy 20 tysiącach i przy 200. VAT stoi pod kreską, poza rachunkiem: przechodzi przez Twoje konto, ale nigdy nie był Twój.

„Na rękę” jest bohaterem podsumowania i tematem wiadomości. Zysk netto nie znika — schodzi do kart razem ze swoją zmianą miesiąc do miesiąca — ale to nie on otwiera e-mail, bo jest liczbą sprzed ZUS-u i podatku.

Rozliczenie z ZUS-em i urzędem. Cztery pozycje, a przy każdej: ile było należne, ile zapłacone i status — Opłacone, Częściowo albo termin (np. „Termin 22.09”), przesunięty na dzień roboczy, jeśli wypada w weekend albo święto. Kwoty należne pochodzą z tego samego silnika, który liczy Twoje zobowiązania w aplikacji; zapłacone — z Twoich realnych przelewów. Dopiero postawione obok siebie coś mówią: „powinienem 1 646, poszło 1 646” to spokój, a „powinienem 2 740, poszło 0, termin za trzy dni” to przypomnienie.

Jeśli planu na dany okres nie masz, porównujemy z prognozą: ile ten okres miał przynieść według stawek i harmonogramów Twoich jednostek. O tym, czy jednostka liczy się do zamkniętego już miesiąca, rozstrzygają daty umowy, a nie jej dzisiejszy status — kontrakt do 30 września trwał w sierpniu, choćbyś zarchiwizował go w grudniu. Jednostka bez zapisanej daty końca zostaje przy statusie: zaliczanie zarchiwizowanych bez dat oznaczałoby, że umowa zamknięta dwa lata temu podnosi prognozę każdego kolejnego miesiąca.

Plan a wykonanie. Jeśli masz w Warsztacie plan na ten rok, e-mail dopisuje zestawienie: plan, wykonanie i różnica — dla przychodu, kosztów i wyniku. Zestawiamy tylko te pozycje, które faktycznie zaplanowałeś; wiersz „koszty: plan 0, wykonanie 8 200” byłby zarzutem, a nie informacją. Wersja planu jest podana z nazwy, więc wiadomo, z czym porównujesz.

Czego w zamknięciu nie będzie i dlaczego:

Trend

Sześć ostatnich miesięcy jako wykres: przychód i zysk obok siebie.

Na co zwrócić uwagę

Wnioski, których nie widać gołym okiem — i tylko takie: koszt u kontrahenta kilkukrotnie wyższy niż jego własna średnia, regularny koszt wart przeglądu, niebezpieczna koncentracja przychodu, korzystniejsza forma opodatkowania, zbliżający się limit zwolnienia z VAT, prognozowany spadek przychodu w kolejnym miesiącu. Każdy wniosek ma kwotę wpływu i link prosto do danych.

Czego tu nie znajdziesz: uwag o niedopasowanych fakturach i brakach w ewidencji. To widać w listach i to normalne — nie jest to wniosek finansowy.

Raport na e-mail

Ten sam raport — z wynikiem, zamknięciem miesiąca, strukturą jednostek, komentarzem, trendem i najważniejszymi wnioskami — trafia na Twój e-mail, gdy tylko będzie gotowy.

Zrzut ekranu

Wysyłkę włączysz i wyłączysz w Ustawienia → Powiadomienia → „Miesięczne podsumowanie finansowe”. Wyłączenie e-maila nie wyłącza analizy — raport dalej powstaje i jest widoczny na Dashboardzie.

Po zamknięciu kwartału i roku dostajesz dodatkowo podsumowanie kwartalne i roczne — z rozbiciem miesiąc po miesiącu (kwartał) i kwartał po kwartale (rok).

Gdy analizy nie ma

• „Za mało danych” — w tym miesiącu nie było żadnych operacji. Nie dopowiadamy niczego „na oko”; brak danych to brak raportu.
• „Analiza nie powiodła się” — zostanie ponowiona automatycznie, a plakietka w nagłówku mówi kiedy.

Dobre praktyki

1. Przypisuj faktury do jednostek na bieżąco. Struktura jednostek jest tak dokładna, jak Twoje przypisania — reszta raportu liczy się z tych samych danych.
2. Zaglądaj do raportu przed rozmową z księgowym. Należne i zapłacone podatki oraz wynik miesiąca masz w jednym miejscu, bez wertowania list.
3. Traktuj rozliczenie jak listę terminów. Pozycja ze statusem innym niż „Opłacone” to przelew, który jeszcze przed Tobą — razem z datą.
4. Traktuj „Bez jednostki” jak listę zadań. Im mniejsza ta kwota, tym więcej mówi Ci analiza.
5. Nie czekaj z reakcją na koniec kwartału. Wniosek z kwotą wpływu jest najwięcej wart w tym miesiącu, w którym się pojawił.