Automatyczny import z KSeF

Po podłączeniu KSeF AUTOPILOT pobiera Twoje faktury bez Twojego udziału — raz dziennie, w tle. Nie musisz nic eksportować ani przepisywać ręcznie.

Co jest potrzebne

• NIP Twojej działalności.
• Token KSeF wygenerowany w aplikacji Ministerstwa Finansów (Twój klucz do odczytu faktur).

Jak podłączyć (jednorazowo)

1. Wejdź w Ustawienia → KSeF.
2. Wklej NIP i token, wybierz środowisko: produkcja (Twoje realne faktury) albo test.
3. Kliknij Połącz. AUTOPILOT wykona pierwszą synchronizację i pobierze historię faktur.

Od tego momentu synchronizacja powtarza się automatycznie raz na dobę. Status i datę ostatniego pobrania widzisz w ustawieniach.

Co dzieje się z fakturami

• Faktury sprzedażowe i kosztowe trafiają na listę faktur.
• Opcjonalnie AUTOPILOT kategoryzuje je z pomocą AI i przypisuje do projektów.
• Faktury są parowane z transakcjami z banku, żeby spinała się płatność.
• Jeśli wystawca zadeklarował w KSeF zapłatę (znacznik „Zapłacono" + data), AUTOPILOT zapisuje dokładnie tę datę jako datę płatności. Gdy XML nic o płatności nie mówi, faktura po terminie jest przyjmowana jako rozliczona, ale bez zmyślonej daty — datę możesz uzupełnić sam.

Faktury z KSeF są tylko do odczytu: możesz zmienić przypisanie (kontrahent, projekt, kategoria, status i data płatności), ale nie edytujesz ich treści — bo to oficjalny dokument z systemu MF.

Kontrahent na fakturze: gdy automat trafi obok

Przy imporcie AUTOPILOT dopasowuje kontrahenta wyłącznie po NIP-ie z faktury, a gdy takiego nie ma w Twojej bazie — zakłada go z danych dokumentu. Nazwa nie bierze w tym udziału: dwa różne zapisy tej samej firmy pod jednym NIP-em trafią do jednego kontrahenta i to jest dobrze. Zostają jednak trzy sytuacje, w których sam NIP nie wystarcza:

• Faktura bez NIP-u — sprzedaż osobie prywatnej, część kontrahentów zagranicznych. Nie ma po czym dopasować, więc taka faktura zostaje bez kontrahenta; niczego nie zgadujemy po nazwie.
• Twój kontrahent nie ma wpisanego NIP-u — założyłeś go ręcznie, z własną nazwą skróconą, ikoną i kolorem. Import nie ma go po czym poznać i zakłada obok drugi rekord, ten z NIP-em z faktury.
• Jeden kontrahent, kilka NIP-ów — spółki z jednej grupy albo firma, która zmieniła NIP, a Ty chcesz widzieć całą współpracę w jednym miejscu.

Dlatego przypisanie kontrahenta możesz zmienić ręcznie na każdej fakturze, także tej z KSeF:

1. Otwórz fakturę na liście faktur.
2. W panelu szczegółów, w wierszu Kontrahent, rozwiń listę.
3. Wyszukaj po nazwie albo po NIP-ie i wybierz właściwego kontrahenta — albo Brak, żeby odpiąć fakturę od kontrahenta.

Zmiana zapisuje się od razu. Faktura od tej chwili liczy się do obrotów, analiz i prognoz tego kontrahenta, którego wskazałeś.

Co się przy tym nie zmienia: nazwa i NIP wypisane na samym dokumencie. To, co mówi faktura, zostaje takie, jak przyszło z KSeF — zmieniasz wyłącznie to, do którego kontrahenta w AUTOPILOCIE ta faktura należy. Kolejne synchronizacje też tego nie ruszą: raz pobrana faktura nie jest importowana drugi raz, więc Twój wybór zostaje na stałe.

Na liście faktur zobaczysz za to nazwę skróconą i logo wskazanego kontrahenta — lista pokazuje, do kogo faktura jest przypisana, a nie jak podpisał się wystawca. Dane z dokumentu masz zawsze w nagłówku otwartej faktury.

Zrzut ekranu

Pole samo mówi, kiedy NIP-y się nie zgadzają

Ponieważ to NIP decyduje, gdzie trafią kolejne faktury, pod listą pojawia się podpowiedź, gdy Twój wybór się z nim rozjeżdża:

• Kontrahent ma inny NIP niż faktura — ostrzeżenie z obiema wartościami. Nic nie jest blokowane: pod jednym kontrahentem możesz świadomie trzymać kilka spółek z grupy. Ta faktura zostaje tam, gdzie ją wskazałeś, ale kolejne z KSeF pójdą za NIP-em z dokumentu.
• Kontrahent nie ma NIP-u — informacja, że kolejne faktury nie trafią do niego same, dopóki nie uzupełnisz mu NIP-u.
• Przypisany kontrahent został usunięty — faktura wciąż na niego wskazuje, choć nie ma go już na listach. Wybierz innego, żeby wróciła do zestawień.

Ręczne przypisanie dotyczy faktur, które już są. Kolejne faktury z KSeF nadal będą dopasowywane po NIP-ie — więc jeśli chcesz, żeby trafiały na wskazanego kontrahenta, uzupełnij mu NIP w Kontrahentach. Inaczej przy każdej synchronizacji będziesz przepinać ręcznie.

Dobra praktyka przy duplikacie: zostaw ten rekord, który ma NIP z faktury — to on łapie kolejne dokumenty z KSeF. Przenieś na niego nazwę skróconą, ikonę i kolor, przepnij faktury z drugiego rekordu, a dopiero potem ten drugi usuń. Odwrotna kolejność (zostawienie rekordu bez NIP-u) sprawi, że nowe faktury i tak będą lądować obok.

Mail po synchronizacji: ile to naprawdę kosztuje

Po każdej synchronizacji, która pobrała nowe faktury, dostajesz jednego maila. Nie jest to spis dokumentów: otwiera się od kwoty, po którą zwykle sięga się do kalkulatora, a spis faktur stoi niżej.

Kwota na górze zależy od tego, co przyszło:

• Przyszła sprzedaż → „Z tej faktury zostaje Ci 18 264 zł" (z paskiem proporcji: ile zostaje, ile idzie na podatki i VAT).
• Same zakupy → „Z tych zakupów wraca do Ciebie 1 385 zł" — bo to zaskakująca połowa kosztu.
• Zakupy, gdy nie ma jeszcze od czego odliczyć → na wierzchu stoi uczciwa kwota („Te zakupy kosztują Cię na razie 4 182 zł"), a pod nią to, co czeka.

Ten sam wynik trafia do tematu wiadomości — bo „3 nowe faktury z KSeF" to powiadomienie administracyjne i tak się je czyta. Warto o tym wiedzieć: kwota w temacie jest widoczna na ekranie blokady telefonu.

Pod kwotą stoi rozbicie, z którego ona wynika:

• Zakupy → „realny koszt". Od kwoty brutto odejmowany jest VAT do odliczenia, a potem podatek, którego dzięki temu kosztowi nie zapłacisz (PIT i składka zdrowotna). Faktura na 1 230 zł brutto przy podatku liniowym i pełnym odliczeniu VAT to realnie 761 zł — 61,9% kwoty z faktury.
• Sprzedaż → „ile zostaje". Od kwoty brutto odchodzi VAT należny (przechodzi przez Twoje konto, ale należy do urzędu), zaliczka PIT i składka zdrowotna.

Zrzut ekranu

Każdy wiersz pokazuje stawkę, z której powstał, a pod rozbiciem stoi Twoja forma opodatkowania i status VAT — żeby dało się tę liczbę sprawdzić, a nie tylko w nią uwierzyć.

Odliczenie zależy od tego, czy jest z czego odliczać

Koszt obniża podatek tylko wtedy, gdy jest podatek do obniżenia — i dlatego mail patrzy na Twój bieżący okres, a nie na samą fakturę. Dwa podatki, dwa różne okresy, bo tak się je rozlicza:

• VAT — bieżący okres rozliczeniowy (miesiąc albo kwartał, zgodnie z ustawieniem częstotliwości). VAT naliczony odliczasz od VAT-u należnego tego okresu.
• PIT i składka zdrowotna — narastająco od stycznia, bo zaliczka liczy się od początku roku. Koszt zaksięgowany w miesiącu bez sprzedaży dalej obniża dochód zarobiony w marcu, więc zawężenie tego do jednego miesiąca dałoby fałszywe „nic nie odliczysz".

Jeśli w okresie nie ma od czego odliczyć, mail nie zawyża po cichu kosztu: pokazuje realny koszt bez ulgi, a pod nim wypisuje kwoty, które czekają — VAT przechodzi na kolejny okres albo idzie do zwrotu, a ulga w PIT zadziała, gdy pojawi się przychód. Nic nie przepada i nic nie jest obiecane na wyrost.

Skąd biorą się te liczby

Wyłącznie z Twoich danych — nic nie jest przyjmowane „na oko":

• Procent odliczenia VAT i udział KUP pochodzą z konkretnej faktury. Auto rozliczane w 50% zostawia nieodliczoną połowę VAT-u, która sama jest kosztem i też obniża podatek. Faktura oznaczona jako niebędąca kosztem firmy nie obniża niczego.
• Forma opodatkowania brana jest dla roku, którego dotyczy synchronizacja (Ustawienia → Podatki, razem z historią form).
• Na ryczałcie stawka pochodzi z rozbicia faktury; przychód opisany dwiema stawkami liczony jest osobno dla każdej. Faktura bez stawki nie dostaje wyliczenia, tylko prośbę o jej uzupełnienie — zgadnięta stawka wyglądałaby jak odpowiedź.
• Pojemność okresu liczona jest z Twoich faktur, z pominięciem tych, których mail dotyczy — to one są mierzone względem niej. Nowa sprzedaż z tej samej synchronizacji liczy się normalnie: daje nowym kosztom od czego odliczać.
• Bez ustawionej formy opodatkowania lub statusu VAT mail przychodzi bez rozbicia. Wolimy nie policzyć niż policzyć źle.

Czego tam celowo nie ma

• ZUS społeczny — to stała kwota miesięczna, jedna faktura jej nie zmienia.
• Drugi próg skali (32%) — dotyczy całego roku, nie pojedynczej synchronizacji, więc przy skali liczymy pierwszym progiem i piszemy to wprost („12% (I próg)"). Pełne rozliczenie progów znajdziesz w podatkach w aplikacji.
• Zdrowotna na ryczałcie — jest stałą kwotą miesięczną z rocznego progu przychodu, więc pojedyncza faktura jej nie porusza.

Czego synchronizacja nie dokończyła

AI przypisuje kategorię tylko powyżej swojego progu pewności, a automatyczne przypisanie do jednostki — tylko to, co rozpozna; obie rzeczy można też wyłączyć. Dlatego część faktur potrafi wylądować bez przypisania, i mail to mówi wprost jedną linijką: „Zostało do przypisania: 2 faktury bez kategorii, 1 bez jednostki". Bez tej informacji dokumenty potrafią przeleżeć miesiąc.

„Bez kategorii" liczone jest po pozycjach, nie po nagłówku faktury: nagłówek dostaje kategorię tylko wtedy, gdy cały dokument należy do jednej, więc faktura z trzema opisanymi pozycjami jest przypisana poprawnie mimo pustego nagłówka.

Przycisk na dole prowadzi na pulpit — tam świeżo pobrane faktury stoją obok kwot, które mail przed chwilą pokazał.

Podsumowania wyłączysz w Ustawienia → KSeF → Podsumowanie e-mail.

Jeśli synchronizacja nie rusza

Najczęstsze przyczyny to wygasły token albo wybór złego środowiska (test zamiast produkcja). Wygeneruj token ponownie i połącz jeszcze raz.

Bezpieczeństwo

Token jest szyfrowany (RSA-OAEP) i przechowywany wyłącznie w postaci zaszyfrowanej — po zapisaniu nie jest nigdzie pokazywany. AUTOPILOT korzysta z KSeF tylko do odczytu i niczego nie wystawia po stronie urzędu.