Własne pola

Każdy ma jedną-dwie informacje, których żaden program księgowy nie zna, a które trzymasz w arkuszu obok: numer zamówienia klienta przy fakturze, „do refaktury” przy wydatku, liczbę godzin przy przychodzie, notatkę „zwrot za konferencję”. Własne pola to te kolumny — tyle że w AUTOPILOCIE, przy dokumencie, którego dotyczą. Widać je w tabeli, w podglądzie faktury, w formularzu transakcji i w Claude.

Zrzut ekranu

Jak dodać kolumnę

1. Otwórz Transakcje albo Faktury na komputerze.
2. Kliknij + na końcu nagłówka tabeli (za ostatnią kolumną) albo Kolumny → Nowa kolumna w pasku nad tabelą.
3. Wpisz nazwę, np. „Notatki”, wybierz typ i — jeśli chcesz — napisz, co ma trafiać do pola. Ten opis czyta też Claude, gdy wypełnia kolumnę za Ciebie.
4. Dodaj kolumnę — pojawia się od razu, w każdym wierszu.

Pola transakcji i pola faktur są osobne: kolumna dodana w Fakturach nie pojawia się w Transakcjach. Na jeden rodzaj dokumentu możesz mieć do 25 kolumn.

Typy pól

Typ wybierasz raz. Nazwę, opis, jednostkę, opcje listy i wzór możesz zmieniać później — w menu ⋯ w nagłówku kolumny (Edytuj kolumnę).

Porządek w tabeli: menu Kolumny

Jeden przycisk Kolumny w pasku nad tabelą zbiera wszystko, co dotyczy układu:

• Kolumny wbudowane (konto, kontrahent, opis, kategoria, jednostka…) chowasz i przywracasz zaznaczeniem. Ten wybór zapamiętuje Twoja przeglądarka — data, kwota i numer faktury zostają zawsze.
• Własne pola chowasz z tabeli dla wszystkich w firmie. Ukryte pole nie znika: jest w formularzu, w filtrze Pole i w Claude — po prostu nie zajmuje miejsca w tabeli. Dobre na pola, które wypełniasz rzadko.
• Kolejność własnych kolumn zmieniasz strzałkami, ołówek otwiera edycję.

Liczba przy przycisku („−2”) mówi, ile kolumn jest schowanych. Tabela przewija się w bok dopiero wtedy, gdy kolumny naprawdę nie mieszczą się w oknie — opis bierze resztę miejsca.

Zrzut ekranu

Jak wypełniać

W tabeli, jak w arkuszu. Dwuklik albo Enter na komórce otwiera edycję — Enter zapisuje i schodzi w dół, Tab w prawo, Esc anuluje. Lista wyboru otwiera opcje przy komórce, pole tak/nie przełączasz kliknięciem. Zapis jest natychmiastowy.

Wiele wierszy naraz. Zaznacz wiersze (pole wyboru przy numerze, Shift zaznacza zakres) i w pasku zaznaczenia wybierz Pole → kolumnę → wartość. Dla tak/nie wybierasz „Tak” albo „Nie”, dla listy — opcję, dla reszty wpisujesz wartość; Wyczyść opróżnia pole we wszystkich zaznaczonych. Działa też na telefonie (ikona ołówka w pasku zaznaczenia).

Wklejanie z Excela i Arkuszy Google. Skopiuj komórki w arkuszu, zaznacz komórkę w AUTOPILOCIE i naciśnij ⌘V / Ctrl+V:

• jedna skopiowana komórka wypełnia cały zaznaczony zakres (jak w Excelu),
• blok komórek wchodzi od zaznaczonej komórki w prawo i w dół,
• trafiają tylko do własnych kolumn — kolumny wbudowane i wzory są pomijane,
• każda wartość jest sprawdzana jak wpisana ręcznie; jedna zła („około 5” w polu liczbowym) i nic się nie zapisuje — komunikat mówi, który wiersz i które pole.

Delete / Backspace na zakresie samych własnych kolumn czyści komórki. Po każdym takim zapisie w komunikacie jest Cofnij — wraca dokładnie to, co było.

W formularzu. Okno edycji transakcji (także na telefonie i ze strony kontrahenta) ma sekcję Własne pola — zapisuje się razem z resztą po Zapisz. W podglądzie faktury ta sama sekcja zapisuje każde pole, gdy z niego wychodzisz. Przy czterech i więcej polach otwarte są tylko te z wartością; puste czekają w rzędzie „+ Notatki”, „+ Godziny” — klik otwiera pole z kursorem w środku.

Rozmową z Claude'em. Patrz niżej.

Liczbę wpisujesz z przecinkiem albo z kropką („7,5” i „7.5” to to samo), datę jako „30.11.2026” albo „2026-11-30”. Wartość, której nie da się odczytać — „około 5” w polu liczbowym — nie zapisuje się: dostajesz komunikat, co jest nie tak. AUTOPILOT niczego tu nie zgaduje.

Zrzut ekranu

Wzory

Wzór liczy się na żywo w każdym wierszu, z liczb tego wiersza:

• w transakcjach z kwoty (kwota — wpływ dodatni, wydatek ujemny),
• w fakturach z netto, vat i brutto,
• z innych pól liczbowych, pól tak/nie (tak = 1, nie = 0) i innych wzorów — po ich kluczu, który widzisz w oknie kolumny.

Działa + - * /, nawiasy oraz abs(x), round(x) i if(warunek, a, b). Przykłady: godziny * stawka, if(do_refaktury, abs(kwota), 0), vat / brutto * 100.

Puste pole liczbowe daje pustą komórkę wzoru, nie zero — wynik policzony z brakującej liczby byłby zmyślony. Wzór z literówką albo zapętlony (a liczy się z b, a b z a) nie da się zapisać. Pola, którego używa jakiś wzór, nie usuniesz, dopóki wzór z niego korzysta.

Filtr po polu

Przycisk Pole w pasku nad tabelą zawęża listę po jednej z Twoich kolumn:

Aktywny filtr widać słowami na przycisku („Klient: Acme”, „Notatki zawiera „zwrot””). Filtr działa na całej liście, nie tylko na stronie — liczba wyników i sumy pod tabelą liczą się z nim. Wzorów się nie filtruje (liczy je ekran).

Sumy, kopiowanie, sortowanie

• Pasek stanu sumuje zaznaczony zakres w kolumnie liczbowej albo we wzorze — „Suma 37,5 h · Średnia 7,5 h”, tak jak kwoty.
• ⌘C / Ctrl+C kopiuje własne kolumny razem z resztą — liczby wklejają się do Excela jako liczby.
• Klik w nagłówek sortuje po kolumnie (puste wartości zawsze na końcu); wzorów się nie sortuje.
• Wyszukiwarka znajduje też to, co wpisałeś we własnych polach.
• Szerokość kolumny przeciągasz jak każdej innej.

Claude czyta i wypełnia Twoje pola

Kopilot w Claude (MCP) widzi własne pola tak samo jak Ty:

• czyta definicje — nazwę, typ, opcje, wzór i Twój opis „co tu wpisywać”,
• czyta wartości przy każdej transakcji i fakturze, ze wzorami już policzonymi,
• filtruje i szuka po nich tą samą regułą co filtr Pole („pokaż wydatki do refaktury”, „faktury, gdzie notatka zawiera »zwrot«”),
• wypełnia je hurtem — do 500 dokumentów naraz, każdy swoją wartością („wpisz numery zamówień z tych PDF-ów do faktur”) albo jedną wartością na wielu („oznacz wszystkie paliwa z października jako do refaktury”), z tą samą kontrolą wartości co w tabeli,
• zakłada nowe kolumny i porządkuje tabelę, gdy o to poprosisz („dodaj do faktur pole Notatki”, „schowaj kolumnę Wewnętrzne”, „przesuń Godziny na początek”).

Każdy zapis z rozmowy zostaje w historii zmian konta, tak jak inne zmiany z Claude'a.

Analiza po Twoich polach

Kopilot liczy po własnych polach tym samym modelem danych co cały AUTOPILOT, więc przychód, koszty i zysk w odpowiedzi to te same kwoty co w raportach:

• „Ile zarobiłem na każdym kliencie w tym kwartale?” — przychód i koszty w podziale na wartości pola Klient. Jeśli pole o tym samym kluczu masz i na fakturach, i na transakcjach, liczy się razem — faktury sprzedaży klienta i wydatki oznaczone tym klientem lądują w jednym wierszu.
• „Ile godzin przepracowałem w październiku?” — suma pola liczbowego (albo wzoru, np. godziny × stawka) w podziale na miesiące, jednostki czy klientów.
• „Ile kosztowały wydatki do refaktury?” — koszty tylko z dokumentów, w których pole ma daną wartość.

Dokumenty bez wartości pola trafiają do osobnego wiersza „Bez wartości”, a pod filtrem pola Kopilot mówi, ile kwot zostało poza wyborem — żeby suma „dla klienta Acme” nie udawała całości. Podatki (ZUS, PIT, VAT) liczą się zawsze dla całej firmy, więc wynik „na rękę” w podziale na klienta pozostaje pusty — z wyjaśnieniem dlaczego.

Faktury z KSeF

Faktura z KSeF jest tylko do odczytu — numeru, dat, kontrahenta ani pozycji nie zmienisz. Własne pola wolno jej wypełniać, tak jak jednostkę i kategorię: to Twoje adnotacje do dokumentu, nie jego treść.

Dobre praktyki

• Pisz opis pola. „Numer PO klienta, format PO-1234” wystarczy, żeby Claude wypełniał kolumnę bez pytania.
• Lista zamiast tekstu, gdy wartości się powtarzają — literówka „Acme”/„ACME” nie rozbije wtedy filtrów i sortowania.
• Masz dane w arkuszu? Ułóż kolumny w tej samej kolejności co w AUTOPILOCIE (menu Kolumny), posortuj obie listy tak samo i wklej blok jednym ⌘V.
• Chowaj zamiast usuwać. Pole, którego nie chcesz widzieć w tabeli, schowaj w menu Kolumny — wartości zostają, a Claude dalej je zna.
• Wzór zamiast przepisywania. Jeśli liczysz „godziny × stawka” w głowie, niech policzy to kolumna — zmieni się sama, gdy poprawisz godziny.
• Usuwasz kolumnę — usuwasz jej wartości ze wszystkich dokumentów. Zmiana nazwy niczego nie kasuje, a zmiana nazwy opcji listy przenosi wartości na nową nazwę.