AUTOPILOT
← Poradniki
Poradnik·4 min czytania

Własny gabinet fizjoterapii: dlaczego ryczałt 14% bywa pułapką

Przy 15 tys. zł miesięcznie z wizyt i realnych kosztach gabinetu skala podatkowa wychodzi ~11 tys. zł rocznie lepiej niż „modny" ryczałt. Liczby z silnika Autopilota + porządek w płatnościach pacjentów.

Kasia po kilku latach w klinice otworzyła własny gabinet fizjoterapii. Cennik ma rynkowy: 120–250 zł za wizytę (pierwsza, z badaniem — drożej; fala uderzeniowa 100–160 zł za zabieg). Przy pięciu pacjentach dziennie przez 20 dni roboczych daje to około 15 tys. zł przychodu miesięcznie — model, który powtarza się w branżowych analizach zarobków fizjoterapeutów.

Ale gabinet to nie kontrakt B2B. Gabinet ma koszty: najem (w mniejszych miastach 1 500–3 500 zł, w dużych 4–8 tys. zł), sprzęt (stół elektryczny 1,6–7 tys. zł, fala uderzeniowa od ~8 tys. do 76 tys. zł za klasę profesjonalną), kursy (PNF ~4 200 zł, terapia manualna ~2 750 zł). U Kasi: ok. 3 500 zł miesięcznie.

„Wszyscy medyczni biorą ryczałt 14%". Naprawdę?

Zawody medyczne mają ryczałt 14% (PKWiU dział 86) i w środowisku uchodzi on za oczywisty wybór. Policzyliśmy silnikiem podatkowym Autopilota (stałe 2026, duży ZUS 1 927 zł/mies.):

Rocznie (przychód 180 tys., koszty 42 tys.)Ryczałt 14%Skala podatkowa
PIT~21 500 zł10 185 zł
Składka zdrowotna~9 967 zł~10 339 zł
PIT + zdrowotna razem~31,5 tys. zł~20,5 tys. zł

Skala wygrywa o ~11 tys. zł rocznie. Dlaczego? Trzy rzeczy działają na jej korzyść naraz: kwota wolna 30 tys. zł, koszty gabinetu odliczane od podstawy (na ryczałcie przepadają) i dochód, który po kosztach nie przekracza progu 120 tys. zł — więc 32% w ogóle nie startuje. Ryczałt 14% zaczyna wygrywać dopiero przy modelu „kontraktowym": wysokie przychody, koszty bliskie zeru — co potwierdzają analizy księgowych dla zawodów medycznych.

Morał: stawka ryczałtu „dla twojej branży" to nie jest odpowiedź. Odpowiedzią jest arytmetyka na twoich liczbach.

U Kasi w Autopilocie widać to od razu — zaliczka PIT na skali, po kwocie wolnej i kosztach gabinetu, to ułamek tego, co płaciłaby na ryczałcie 14% (2 100+ zł miesięcznie od samego przychodu):

Dashboard Kasi: zaliczka PIT na skali za czerwiec 1 370,10 zł, ZUS z 9% składką zdrowotną 3 179,33 zł — razem 4 549 zł, wyliczone z ewidencji sprzedaży i kosztów gabinetu
Dashboard Kasi: zaliczka PIT na skali za czerwiec 1 370,10 zł, ZUS z 9% składką zdrowotną 3 179,33 zł — razem 4 549 zł, wyliczone z ewidencji sprzedaży i kosztów gabinetu

VAT i kasa: dwie dobre wiadomości

  • Usługi fizjoterapeutyczne o celu leczniczym są zwolnione z VAT przedmiotowo (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. c) — bez limitu przychodów, potwierdzone interpretacją KIS z marca 2025.
  • Kasy fiskalnej Kasia uniknie, jeśli pilnuje formy płatności: usługi opłacane w całości przelewem/BLIK-iem z ewidencją „która zapłata za którą wizytę" są zwolnione z kasy do końca 2027 r. Gotówka i terminal w gabinecie — już nie (limit 20 tys. zł obrotu od osób fizycznych).

Jak Kasia prowadzi to w Autopilocie

  1. Ustawienia → Podatki: skala podatkowa, zwolnienie z VAT, wariant ZUS z osi czasu (jeśli działa krócej niż 30 miesięcy — preferencyjny).
  2. Jednostki w drzewie: folder „Gabinet" z jednostkami „Wizyty indywidualne" i „Pakiety firmowe" (osobno — patrz KSeF niżej), a koszty w folderze „Koszty gabinetu" rozbite na „Lokal", „Sprzęt" i „Szkolenia". Po roku widzi czarno na białym, że fala uderzeniowa za 27 tys. zł zwróciła się w 9 miesięcy — bo wisi jako osobna pozycja w „Sprzęcie", a zabiegi nią są oznaczone kategorią.

Struktura jednostek Kasi: folder „Gabinet" — wizyty indywidualne 96 120 zł (95% udziału) i pakiety firmowe 5 400 zł — oraz folder „Koszty gabinetu" rozbity na Lokal (15 000 zł), Sprzęt (27 000 zł — fala uderzeniowa) i Szkolenia (4 200 zł)
Struktura jednostek Kasi: folder „Gabinet" — wizyty indywidualne 96 120 zł (95% udziału) i pakiety firmowe 5 400 zł — oraz folder „Koszty gabinetu" rozbity na Lokal (15 000 zł), Sprzęt (27 000 zł — fala uderzeniowa) i Szkolenia (4 200 zł)
3. Import z banku: przelewy i BLIK-i pacjentów wpadają z wyciągu, AI rozpoznaje kontrahentów i typ płatności. Ewidencja „zapłata → usługa", której wymaga zwolnienie z kasy, robi się przy okazji.

Czerwiec w gabinecie Kasi: ponad sto wpływów 120–200 zł (BLIK i przelewy od pacjentów), każdy sparowany z miesięczną ewidencją sprzedaży ESB/2026/06 w kolumnie „Faktura" — dokładnie ta ewidencja „zapłata → usługa", której wymaga zwolnienie z kasy fiskalnej
Czerwiec w gabinecie Kasi: ponad sto wpływów 120–200 zł (BLIK i przelewy od pacjentów), każdy sparowany z miesięczną ewidencją sprzedaży ESB/2026/06 w kolumnie „Faktura" — dokładnie ta ewidencja „zapłata → usługa", której wymaga zwolnienie z kasy fiskalnej
4. KSeF tylko tam, gdzie trzeba. Faktury dla pacjentów-konsumentów są poza KSeF. Ale faktura za pakiet zabiegów dla lokalnej firmy (B2B) — od kwietnia 2026 obowiązkowo w systemie, także u zwolnionych z VAT (KAS potwierdziła to stanowisko). Autopilot wystawia i zaciąga je automatycznie; przy sprzedaży B2B poniżej 10 tys. zł/mies. brutto działa jeszcze przejściowa furtka do końca 2026 — ale po co z niej korzystać, skoro system robi to sam.

No-show, czyli dziury w grafiku widoczne w prognozie

Branżowe dane są bezlitosne: w zależności od specjalizacji do ~40% wizyt przepada bez odwołania, a NFZ raportował 764 tys. nieodwołanych wizyt w pół roku. Prognoza w Autopilocie opiera się na realnych wpływach, nie na grafiku — więc różnica między „kalendarz pełny" a „konto pełne" przestaje być niespodzianką na koniec miesiąca. Spadek średniej dziennej liczby opłaconych wizyt widać w trendzie przychodów jednostki po pierwszym tygodniu, nie po kwartale.

Zastrzeżenia

Stan prawny: lipiec 2026. Porównanie ryczałt/skala policzone dla konkretnych założeń (15 tys. przychodu, 3,5 tys. kosztów, duży ZUS, bez ulg i wspólnego rozliczenia) — przy innych liczbach wynik może się odwrócić; policz na swoich danych, zanim zdecydujesz.

Źródła

Przełącz finanse JDG na automat

AUTOPILOT podłącza KSeF, zaciąga faktury i liczy podatki za Ciebie — a prognozę cashflow masz na 12 miesięcy do przodu. Za darmo do końca Q3 2026.

Zacznij za darmo