Leasing auta

Leasing auta osobowego to w AUTOPILOCIE osobna jednostka z umową, harmonogramem rat i fakturami leasingodawcy. Z umowy AUTOPILOT liczy, ile z każdej faktury jest kosztem podatkowym (KUP), ile VAT-u odliczasz i co zostaje poza kosztami — według przepisów obowiązujących w dniu raty, nie w dniu podpisania umowy.

Jak dodać leasing

1. Wejdź w Jednostki → Dodaj → Leasing. Jeśli AUTOPILOT sam rozpoznał leasing z faktur, na jednostce zobaczysz szkic z przyciskiem Uzupełnij dane — brakuje w nim zwykle ceny auta, bez której nie ma limitu wartości w kosztach.
2. Podaj cenę auta netto, wpłatę własną, okres, wykup i datę rozpoczęcia umowy. Data jest ważna: od niej liczą się daty rat w harmonogramie, a po datach rat faktury trafiają do właściwej raty.
3. Wybierz oprocentowanie:
   • Znam ratę z FV — podajesz ratę z faktury, a AUTOPILOT dobiera do niej stałą stopę. Stopę zapisuje z dokładnością do 0,01 punktu procentowego, więc rata w harmonogramie może różnić się od faktury o to zaokrąglenie — przy droższym aucie nawet o złotówkę z groszami. Taką różnicę AUTOPILOT rozpoznaje i dalej traktuje fakturę jako tę ratę,
   • Znam oprocentowanie — stała stopa z umowy,
   • WIBOR + marża — oprocentowanie zmienne: wskaźnik (1M, 3M albo 6M) i marża leasingodawcy.
4. Ustaw sposób używania auta (mieszany albo wyłącznie firmowy) i formę opodatkowania. Na skali podaj próg, w którym jesteś (12% albo 32%) — bez niego koszt i VAT policzą się normalnie, ale oszczędność na PIT w umowie zostanie „brak danych”. Wykres „Koszty w czasie” bez podanego progu bierze ulgę z roku podatkowego firmy (12% albo 32% wynika z dochodu roku — szczegóły w Podatkach). Przy estońskim CIT wykres „Koszty w czasie” pokazuje odliczenie PIT jako „nie dotyczy” — tam koszt nie zmniejsza PIT-u. Rata obniża PIT roku, w którym ją księgujesz, więc wykres liczy ulgę formą z umowy tylko wtedy, gdy firma była na niej we wszystkich latach, które pokazuje (forma roku z historii form w Ustawieniach). Raty z roku na innej formie — np. z ryczałtu przed przejściem na liniowy — zostają bez ulgi; zawęź okres do lat jednej formy, a ulga wróci.
5. Jeśli masz harmonogram od leasingodawcy, użyj Wczytaj z umowy / harmonogramu (AI). Harmonogram z umowy zastępuje model i jest dokładniejszy, zwłaszcza gdy podaje osobno kapitał i odsetki każdej raty.

Zrzut ekranu

Leasing wykryty z faktur

Gdy z KSeF przychodzi faktura leasingodawcy, a firma ma ustawioną formę opodatkowania i status VAT, AUTOPILOT sam zakłada szkic umowy: jednostkę „Leasing — nazwa leasingodawcy”, przypina do niej fakturę i każdą kolejną z tej umowy (rozpoznaje ją po numerze umowy z pozycji, a bez numeru — po leasingodawcy) i odlicza VAT jak przy aucie w użytku mieszanym (50%).

Bez statusu VAT (Ustawienia → Ustawienia podatkowe) faktura leasingowa zostaje tam, gdzie jest, a bez formy opodatkowania AUTOPILOT nie zakłada dla niej nowej umowy — od obu zależy, ile z raty wraca w VAT-cie i w podatku, a AUTOPILOT ich nie zgaduje. Gdy uzupełnisz brakujące pole, faktury, które AUTOPILOT sam rozpoznał jako leasing i które nie są przypisane do jednostki, trafiają do umowy przy zapisie ustawień. Przycisk „Utwórz leasing z tej faktury” powie wtedy, co ustawić, i czy ta faktura trafi do umowy sama. Fakturę, której AUTOPILOT nie rozpoznał, albo przypisaną już do jednostki (np. „Auta”) po uzupełnieniu ustawień oznacz tym przyciskiem jeszcze raz.

Czego szkicowi brakuje

Z faktury nie da się odczytać warunków umowy. Szkic czeka na:

• wartość auta netto — bez niej nie ma limitu wartości auta w kosztach,
• wpłatę własną i wykup w procentach wartości netto,
• okres umowy w miesiącach i datę rozpoczęcia,
• dzień płatności raty,
• oprocentowanie — stałe z umowy, WIBOR z marżą albo ratę netto z faktury,
• rodzaj leasingu — operacyjny czy finansowy,
• napęd i emisję CO2 z dowodu rejestracyjnego (pole V.7) — od nich zależy limit,
• sposób używania — mieszany czy wyłącznie firmowy (z ewidencją przebiegu); od niego zależy odliczenie VAT (50% albo 100%) i 75% kosztów używania auta.

Szkic ma w tych polach wartości (operacyjny, użytek mieszany, 0% wpłaty i wykupu, napęd odczytany z nazwy auta na fakturze, a bez niej — spalinowy), ale to tylko miejsca do wypełnienia — AUTOPILOT ich nie bierze za warunki umowy i nie potwierdzi z nimi szkicu. Ekran jednostki pokazuje te same warunki co Kopilot: odhaczony jest tylko ten, który już podałeś.

Podatki, dopóki warunków nie ma

Limit wartości auta w kosztach zależy od ceny auta i jego napędu (emisji CO2). Dopóki szkic nie ma obu — podanych przez Ciebie, nie napędu zgadniętego z nazwy auta — kosztu podatkowego rat nie znamy, także gdy podasz już samą cenę. Koszt 0 zł zawyżyłby PIT i składkę zdrowotną, dlatego AUTOPILOT ich nie liczy na zgadniętym koszcie: od miesiąca pierwszej faktury szkicu PIT i zdrowotna są „nieznane” — na kafelku „Podatki” jednostki głównej, w zobowiązaniach miesiąca, w Rentowności i w Warsztacie danych, z nazwą umowy i prośbą o uzupełnienie warunków, a wykres Przepływu i jednostki rysuje te miesiące „przed podatkami” (kafle innej jednostki mówią wtedy „zysk przed podatkami”). Tak samo rata z prognozy bez znanego kosztu podatkowego (bez podziału na kapitał i odsetki, leasing finansowy): od jej miesiąca PIT i zdrowotnej nie ma w zobowiązaniach, na wykresie i na kafelku „Podatki” z prognozą. Wcześniejsze miesiące roku liczą się normalnie, a rok, w którym firma była na ryczałcie, liczy się normalnie cały. VAT liczymy od razu — odliczenie nie zależy od ceny auta — a składki społeczne nie zależą od dochodu, więc też zostają.

„Nadchodzące płatności”, Przepływ, „Możesz dziś ruszyć”, przypomnienie o terminie i Kopilot mówią to samo: zaliczki PIT i zdrowotnej od tego miesiąca nie liczymy — policzone bez kosztu rat byłyby za wysokie — a nad listą stoi jedno zdanie z zakresem miesięcy, nazwą umowy i tym, czego brakuje. Kwotę, którą wpisałeś sam (z deklaracji albo od księgowej), pokazujemy jak zawsze. ZUS społeczny i VAT zostają w prognozie.

Na planie PRO warunki umowy uzupełniasz tak samo (decyzja z 28.10.2026), choć reszta jednostek jest w PREMIUM: zobowiązania pokazują ten sam pusty PIT, a zdanie przy nim prowadzi do podglądu faktury leasingu (Faktury → „Warunki umowy leasingu”) albo do Kopilota — nie na zamkniętą stronę jednostki. Na koncie zamrożonym zdanie mówi, że warunki uzupełnisz w planie PRO albo PREMIUM.

Tak samo działa umowa z warunkami, w której rata ma koszt „brak danych” (rata bez podziału na kapitał i odsetki, faktura niepasująca do harmonogramu — niżej): od miesiąca takiej faktury PIT i zdrowotna są nieznane, aż dane się znajdą. Na ryczałcie raty nie są kosztem, więc szkic podatku nie zmienia — dochodzi tylko VAT.

Jak uzupełnić warunki

• Na ekranie — na jednostce kliknij Uzupełnij dane. Formularz ma wszystkie warunki naraz: te, które już podałeś (także Kopilotowi — np. 0% wpłaty własnej albo dzień płatności), są wpisane, a pozostałe pola są puste, bez podpowiedzi formularza ani zgadniętych wartości ze szkicu — także wskaźnik WIBOR (1M, 3M albo 6M) przy „WIBOR + marża”: wybierasz go z umowy, a stawka fixingu wpisuje się dopiero po wyborze. Wyczyszczenie kwoty wpłaty albo wykupu w złotych czyści też procent — puste pole to warunek niepodany, nigdy 0%. Oprocentowanie otwiera się w trybie Znam ratę z FV z ratą odczytaną z faktury tylko wtedy, gdy go jeszcze nie podałeś; podane (np. Kopilotowi WIBOR z marżą) otwiera się tak, jak je podałeś. Zapisać się da dopiero z kompletem; zapis potwierdza umowę, AUTOPILOT liczy harmonogram, a faktury dostają koszt podatkowy według umowy. Sposób używania auta wybierzesz też przełącznikiem nad kartą szkicu — dopóki go nie wybierzesz, żadna opcja nie jest zaznaczona, a kliknięcie „Mieszany” go potwierdza. Gdy to był ostatni brakujący warunek, ten wybór potwierdza całą umowę, tak jak zapis formularza.
• Na planie PRO — strona jednostki jest w PREMIUM, więc ten sam formularz otwierasz z faktury: Faktury → faktura leasingodawcy → Warunki umowy leasingu. Pola, reguły i zapis są te same co na jednostce (szkic, uzupełnianie, potwierdzenie, zmiana warunków potwierdzonej umowy); nie ma tylko wyboru jednostki nadrzędnej — układanie drzewa jednostek zostaje w PREMIUM. Po zapisie faktury tej umowy dostają koszt podatkowy według nowych warunków.
• W rozmowie z Kopilotem (Claude) — „Struktura firmy” (company_structure, PREMIUM) pokazuje szkic z listą tego, czego brakuje, liczbą faktur, które na to czekają, ich miesiącami i dniem, od którego PIT jest pusty; „Stan konfiguracji” (autopilot_setup_status, także PRO) stawia go jako krok zaraz po KSeF, z tym, czego brakuje, i — gdy jakaś faktura czeka — z liczbą tych faktur i dniem, od którego PIT jest pusty. Szkic, który ma już komplet, stoi tam jako krok „potwierdź umowę” — bez pytań o podane warunki. leasing_save działa na PRO i na PREMIUM. Kopilot pyta o warunki po jednym i prosi o odpowiedź z umowy albo harmonogramu — niczego nie zakłada. Każdą odpowiedź zapisuje od razu (leasing_save z identyfikatorem leasingu): szkic zostaje szkicem, dopóki czegoś brakuje, a odpowiedź narzędzia mówi, o co zapytać dalej (albo „Nic nie zapisano”, gdy w wywołaniu nie było niczego do zapisania — np. sama rata z faktury, zanim znane są cena, wpłata, wykup i okres). Umowa potwierdza się dopiero wtedy, gdy ma komplet — z ekranu czy z rozmowy reguła jest jedna. Szkic, który ma już komplet, a nie jest potwierdzony, Kopilot potwierdza wywołaniem leasing_save z samym identyfikatorem leasingu. Potwierdzonej umowy, której harmonogramu nie da się przeliczyć (np. bez daty rozpoczęcia), nie zapisuje się po kawałku: Kopilot może pytać o brakujące warunki po jednym, ale wysyła je wszystkie razem ze zmianą w jednym zapisie. Nową umowę z pełnymi warunkami Kopilot zapisze też na PRO — jako jedną jednostkę leasingu pod firmą, taką, jaką zakłada szkic z faktur (kolejne faktury leasingodawcy trafią do niej same); umieszczenie jej w grupie jednostek jest w PREMIUM.

Do czasu potwierdzenia raty szkicu nie ma w prognozie ani w nadchodzących płatnościach.

Jak liczony jest koszt każdej faktury

Limit wartości auta według daty raty

Część kapitałowa raty idzie do kosztów tylko w proporcji limitu wartości auta do jego ceny. Limit bierzemy z przepisów obowiązujących w dniu raty — od 2026 roku zależy od emisji CO2 i dotyczy także umów zawartych wcześniej, bo leasing nie ma przepisów przejściowych. Jedna umowa może więc mieć raty z dwoma różnymi limitami; w harmonogramie każda rata pokazuje swój.

Kapitał i odsetki z harmonogramu, według daty faktury

Kapitał i odsetki raty rozlicza się inaczej: kapitał podlega limitowi wartości auta, a odsetki — tak jak paliwo, serwis i OC — są kosztem używania auta, przy użytku mieszanym w 75%. Dlatego każda rata na fakturze potrzebuje podziału na te dwie części:

• pozycja faktury sama mówi, czym jest („… – Kapitał”, „… – Odsetki”) — wtedy liczy się to, co jest na fakturze,
• w przeciwnym razie AUTOPILOT szuka w harmonogramie raty najbliższej dacie faktury (sprzedaży, a bez niej wystawienia), najwyżej miesiąc od niej. Faktura z 28 lipca rozlicza więc ratę z 1 sierpnia. Część kapitałowa jest z harmonogramu, a odsetki to reszta kwoty netto z faktury.

Ile faktura może różnić się od raty z harmonogramu, zależy od oprocentowania:

• WIBOR + marża — rata zmienia się razem z WIBOR-em, a różnica to odsetki. Kapitał spłaca auto zgodnie z harmonogramem, więc reszta kwoty z faktury jest częścią odsetkową. Faktura, która nie pasuje nawet tak (mniej niż kapitał raty albo ponad dwa razy więcej odsetek), to nie ta rata,
• oprocentowanie stałe — rata się nie zmienia, więc faktura musi być ratą z harmonogramu, z dokładnością do zaokrąglenia: co najmniej 1 zł, a przy umowie liczonej ze stopy (także ze stopy dobranej do raty z faktury) tyle, o ile ratę przesuwa zaokrąglenie stopy do 0,01 punktu procentowego — im droższe auto, tym więcej. Przy harmonogramie wczytanym z umowy to 1 zł. Większa różnica znaczy, że harmonogram nie pasuje do umowy — cena auta, wpłata własna albo oprocentowanie są inne — i AUTOPILOT nie wpisze jej w odsetki na oko. Powód przy pozycji mówi, jaka jest różnica i ile wynosi zaokrąglenie.

„Brak danych” zamiast zgadywania

Gdy podziału raty nie ma ani na fakturze, ani w harmonogramie — harmonogram z umowy podaje ratę tylko kwotą, faktura nie pasuje do raty albo w harmonogramie nie ma raty w ciągu miesiąca od daty faktury — koszt tej raty jest „brak danych”. VAT odliczamy od razu, a koszt doliczymy, gdy będą dane. Na jednostce zobaczysz kartę „KUP: brak danych w … fakturach” z listą pozycji i powodem przy każdej — co poprawić: datę rozpoczęcia umowy, warunki leasingu, harmonogram z kolumnami kapitału i odsetek albo, przy WIBOR-ze, stawkę („Przelicz wg WIBOR”).

To samo widać w Warsztacie danych. W rachunku wyników miesiąc, w którym rata nie ma podziału, ma w komórce „brak danych” — w wierszach odsetek, kosztów operacyjnych, EBITDA, marży EBITDA i EBIT, a także w kwartale, w „Razem”, w „% przychodu” i w kolumnach porównania, które ten miesiąc obejmują — zamiast kwoty zaniżonej o brakujące odsetki. Kreska zostaje dla miesiąca bez raty (przed umową albo po niej): tam odsetek nie ma. Opis wiersza, dymek nad komórką i kafel okresu wymieniają umowę z miesiącami, np. „Brak danych o odsetkach w części miesięcy: Leasing — Skoda: 2026-02”. Wynik przed opodatkowaniem zostaje policzony — odsetki oddane w EBITDA odchodzą w nim z powrotem. Eksport rachunku do CSV i do schowka wpisuje w takie komórki tekst „brak danych”, a nie puste pole, więc suma kolumny w arkuszu nie liczy luki jako 0. Tabela przestawna i wykres zostawiają takie komórki puste, a pod spodem podają miarę, miesiące i umowę; odpowiedzi Kopilota wymieniają umowę z miesiącami i wiersze, które w tych kolumnach są puste. Rachunek zawężony do innej jednostki, kategorii albo kontrahenta tej luki nie pokazuje — jego liczby od tej umowy nie zależą.

Korekty, wykup i ryczałt

• Faktura korygująca przychodzi często tygodnie albo miesiące po racie, którą koryguje — dlatego AUTOPILOT nie bierze raty najbliższej dacie korekty. Ratę wskazuje faktura korygowana, gdy korekta jest z nią powiązana, a w przeciwnym razie numer raty z pozycji („Korekta raty leasingowej nr 5” to piąta rata po dacie rozpoczęcia umowy). Korekta całej raty bierze jej kapitał i odsetki oraz limit wartości auta, z którym rata weszła w koszty — także gdy sama jest wystawiona w następnym roku — więc zdejmuje dokładnie ten koszt i odliczony VAT, które zaksięgowała faktura korygowana, kwotami z minusem, a nie zerem. Tak samo pozycja, która sama podaje swoją część („Korekta raty nr 1 - Kapitał”): kapitał korekty z 2026 roku do raty z 2025 roku idzie limitem z 2025 roku, więc rata i jej korekta dają razem 0. Limit, z którym rata weszła w koszty, to limit z dnia faktury korygowanej: rata z 1.01.2026 zafakturowana 28.12.2025 weszła z limitem z 2025 roku. Korekta powiązana z fakturą korygowaną zna ten dzień. Korekta bez powiązania zna tylko numer raty — gdy faktura tej raty mogła być wystawiona przed zmianą limitu albo po niej (rata blisko 1.01.2026), kapitał korekty jest „brak danych” z prośbą o powiązanie korekty z fakturą korygowaną. Odsetki podane osobną pozycją zostają znane, chyba że na tej samej korekcie jest kapitał tej raty — wtedy, jak przy każdej parze pozycji jednej raty, do kosztów nie wchodzi żadna z nich.
• Korekta z parą pozycji — rata „przed korektą” z minusem i rata „po korekcie” z plusem — rozlicza obie jako ratę korygowaną, z jej podziałem i limitem. Gdy kwoty są takie same, koszt i VAT korekty wynoszą 0; przy WIBOR-ze, gdy rata po korekcie ma wyższe odsetki, korekta dolicza tylko koszt i VAT tej różnicy. Pozycja „po korekcie” nie trafia do raty najbliższej dacie korekty. Pozycje bez słowa „korekta” też są taką parą, gdy podają ten sam numer raty („Rata leasingowa nr 1” z minusem i z plusem). Koszt korekty to obie pozycje razem: gdy jedna z nich jest „brak danych” (np. przy stałym oprocentowaniu rata po korekcie różni się od raty z harmonogramu o 50 zł), do kosztów nie wchodzi żadna — obie są na liście „brak danych”, a nie sama rata zdjęta z minusem. Tak samo, gdy obok jest cała rata z drugim znakiem, o której nie wiadomo, której raty dotyczy: może być parą.
• Na zwykłej fakturze raty z dodatkową pozycją korekty („Rata leasingowa nr 6” i „Korekta raty nr 3” albo „Korekta raty nr 6” na −15 zł) rata bez słowa „korekta” zostaje ratą z dnia faktury — z limitem wartości auta z dnia faktury, jak na każdej zwykłej fakturze — a korektą jest tylko pozycja korekty. Pozycja poniżej kapitału raty to korekta jej części, a nie para dla całej raty.
• Korekta raty bez numeru raty (i bez powiązanej faktury) trafia do „brak danych” z powodem. Gdy zdejmuje całą ratę (co najmniej kapitał raty z dnia faktury), „brak danych” jest też każda rata z plusem bez słowa „korekta” na tej fakturze („Rata leasingowa” z minusem i z plusem, „Opłata leasingowa za 02/2026” obok zwrotu raty): może być ratą po korekcie, a nie wiadomo której. Gdy zdejmuje tylko część raty (np. −15 zł), rata z plusem zostaje ratą z dnia faktury. Korekta części raty (np. −15 zł odsetek po zmianie WIBOR-u albo ±50 zł ceny) też trafia do „brak danych”: powód mówi, której raty dotyczy i jakie są obie kwoty („korekta części raty nr 3 (15,00 zł z … zł) — pozycja nie mówi, czy koryguje kapitał, czy odsetki”), bo od tego zależy koszt — a cała rata obok niej zostaje w kosztach. Przy aucie używanym wyłącznie w firmie i w limicie wartości taki podział nic nie zmienia — wtedy koszt korekty jest znany. Odliczony VAT korekta zdejmuje od razu.
• Leasing finansowy — kosztem jest tam amortyzacja auta i część odsetkowa raty. Amortyzacji AUTOPILOT jeszcze nie liczy, więc koszt podatkowy opłaty wstępnej i rat leasingu finansowego to „brak danych” — nigdy same odsetki: VAT odliczamy, paliwo i ubezpieczenie liczą się jak przy każdym aucie, a PIT i zdrowotna od miesiąca pierwszej takiej faktury są „nieznane”, z nazwą umowy w zdaniu przy podatku. „Nadchodzące płatności” i Przepływ nie liczą tych zaliczek i mówią, że to leasing finansowy (amortyzacji jeszcze nie liczymy) — z tym powodem, nie z brakiem podziału raty. Harmonogram pokazuje koszt rat jako „brak danych”, a „Koszt efektywny” — bez kwoty. Formularz pyta o rodzaj leasingu tylko przy szkicu z faktur i przy umowie zapisanej wcześniej jako finansowa; jeśli Twoja umowa jest operacyjna, zmień jej rodzaj w warunkach umowy.
• Wykup to cena auta, a nie opłata leasingowa — nie jest kosztem raty. Auto wykupione do firmy rozliczasz jak zakup auta, a nie jak ratę.
• Ryczałt nie ma kosztów: raty leasingu nie zmniejszają podatku, odliczasz tylko VAT. Jednostka pokazuje wtedy koszt podatkowy 0.

WIBOR: stawka z datą fixingu

Przy umowie WIBOR + marża w zakładce Parametry widzisz stawkę WIBOR, z której liczy się harmonogram, razem z dniem fixingu („z dnia …”). AUTOPILOT pobiera stawki WIBOR co miesiąc i zapisuje przy nich dzień fixingu — ostatni dzień roboczy, a przed godziną 11:00 dzień roboczy poprzedni — a nie dzień pobrania.

Nowy fixing trafia do umowy tylko wtedy, gdy klikniesz „Przelicz wg WIBOR” (albo sam wpiszesz stawkę w Edytuj). Samo otwarcie jednostki, przeliczenie planu według nowych zasad czy zmiana sposobu używania auta zostawiają stawkę, którą umowa ma — harmonogram nie zmienia się za Twoimi plecami.

Dobre praktyki

• Wczytaj harmonogram od leasingodawcy, jeśli podaje kapitał i odsetki osobno — wtedy koszt każdej raty jest znany bez modelu.
• Sprawdź datę rozpoczęcia umowy, gdy faktury lądują w „brak danych” z powodem „w harmonogramie nie ma raty w ciągu miesiąca od daty faktury”.
• Na stałym oprocentowaniu porównaj ratę z faktury z ratą w zakładce Harmonogram — różnica większa niż zaokrąglenie to zwykle inna cena auta albo wpłata własna w umowie.
• Przy WIBOR-ze kliknij „Przelicz wg WIBOR” po zmianie stawki u leasingodawcy — i sprawdź datę fixingu przy stawce.
• Na skali podaj próg podatkowy, żeby zobaczyć oszczędność na PIT.