Środki trwałe i amortyzacja

Laptop za 12 300,00 zł nie jest kosztem w miesiącu zakupu. Rzecz o wartości początkowej powyżej 10 000 zł, którą będziesz używać dłużej niż rok, to środek trwały: do kosztów wchodzi co miesiąc odpis amortyzacyjny — część ceny według rocznej stawki z ustawy. Gdyby cała faktura poszła w koszty od razu, zaliczka PIT w miesiącu zakupu wyszłaby za niska, a w kolejnych latach za wysoka.

Skąd AUTOPILOT wie, że faktura może być środkiem trwałym

Otwórz fakturę zakupu w Fakturach. Gdy jej wartość początkowa przekracza 10 000 zł, w podglądzie pod jednostką i kategorią zobaczysz podpowiedź z kwotą i przyciskiem Amortyzuj jako środek trwały.

Wartość początkowa to cena zakupu dla podatku: netto plus VAT, którego nie odliczasz. U czynnego podatnika VAT to zwykle netto, u zwolnionego z VAT — brutto. AUTOPILOT bierze ją z faktury, tą samą regułą, którą liczy koszt podatkowy faktury.

Podpowiedź nie znaczy, że to na pewno środek trwały. Usługa, towar na sprzedaż czy faktura podwykonawcy to zwykły koszt, nawet gdy jest wysoka — wtedy zostaw podpowiedź bez odpowiedzi.

Zrzut ekranu

Jak założyć środek trwały

Kliknij Amortyzuj jako środek trwały. Formularz rozwija się w tym samym miejscu podglądu faktury:

1. Nazwa — AUTOPILOT wpisuje pierwszą pozycję faktury; popraw ją, jeśli trzeba.
2. Co to jest — rodzaj rzeczy wybiera roczną stawkę z ustawy:
   • komputer, laptop, monitor — 30% rocznie (KŚT 491, 40 odpisów),
   • meble i wyposażenie biura — 20% rocznie (grupa 8 KŚT, 60 odpisów),
   • licencja na program — 50% rocznie (co najmniej 24 miesiące, art. 22m),
   • inna rzecz — wpisujesz stawkę z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych albo stawkę indywidualną dla rzeczy używanej (art. 22j).
3. Koszt — Co miesiąc odpis (amortyzacja liniowa) albo Jednorazowo.
4. Pierwszy odpis — miesiąc po tym, w którym rzecz trafiła do ewidencji środków trwałych. AUTOPILOT podstawia miesiąc po fakturze; jeśli zacząłeś używać rzeczy później, przesuń go.

Pod polami od razu widać plan: ile odpisów, po ile i do kiedy, z podziałem na lata. Gdy stawka nie dzieli wartości równo, ostatni odpis jest mniejszy — suma odpisów zawsze równa się wartości początkowej co do grosza.

Zapisz zakłada środek trwały jako jednostkę pod jednostką faktury (albo pod firmą) i przenosi do niej fakturę. Sumy jednostki nadrzędnej się nie zmieniają, bo jednostka liczy też swoje podjednostki.

Zrzut ekranu

Co zmienia się w podatkach

Na skali i podatku liniowym:

• faktura zakupu wychodzi z kosztów miesiąca, w którym weszła,
• w każdym miesiącu amortyzacji kosztem jest odpis,
• zaliczki PIT i składka zdrowotna w Nadchodzących płatnościach, rok podatkowy w kaflu „Podatki”, Warsztat i Rentowność liczą z odpisami,
• VAT z faktury odliczasz jak dotąd — amortyzacja nie zmienia VAT-u.

W pełnym miesiącu zawieszenia działalności odpisu się nie robi, a plan przesuwa się o ten miesiąc.

Odpisy liczą się też tam, gdzie patrzysz w przyszłość:

• Strona jednostki — także jednostki podrzędnej, np. projektu, pod którym stoi laptop: wykres, PIT miesiąca i prognoza biorą odpis, a nie całą fakturę.
• Plan w Warsztacie — każdy rok planu od roku zakupu ma odpisy jako koszt podatkowy: PIT i zdrowotna planu są niższe, a koszty planu i „na rękę” się nie zmieniają, bo odpis nie wychodzi z konta.
• Symulacja — kolejne lata dostają odpisy jako koszt podatkowy, a średnie koszty z historii nie liczą zakupu środka trwałego (to wydatek jednorazowy, nie koszt, który się powtarza).
• Warsztat — miara „Koszty KUP” pokazuje odpisy w ich miesiącach, a zakup środka liniowego ma w niej 0,00 zł; miara „Koszty” zostaje przy całej fakturze.

Na ryczałcie koszty nie zmniejszają podatku, więc amortyzacja nic nie zmienia — podpowiedzi przy fakturze wtedy nie ma.

Jednorazowo

Odpis jednorazowy zostawia całą kwotę w kosztach miesiąca faktury. Wybierz go tylko wtedy, gdy masz do niego prawo:

• jesteś małym podatnikiem albo to rok rozpoczęcia działalności — odpis jako pomoc de minimis, bez aut osobowych (art. 22k ust. 7),
• albo to nowa rzecz z grup 3–6 i 8 KŚT o wartości do 100 000 zł (art. 22k ust. 14).

Środek trwały z odpisem jednorazowym i tak warto zapisać: masz go w ewidencji, a podpowiedź przy fakturze znika.

Zmiana i usunięcie

Przy fakturze ze środkiem trwałym podgląd pokazuje jego nazwę i plan odpisów z przyciskiem Zmień. Formularz rozwija się znowu: zmienisz w nim rodzaj, stawkę i pierwszy odpis. Usuń zwraca fakturę do jednostki, w której była, i znów cała faktura jest kosztem.

Przypomnienie na pulpicie

Faktura zakupu z ostatnich trzech miesięcy o wartości ponad 10 000 zł, bez środka trwałego, trafia do „Do uwagi” na pulpicie (i do maila z nowymi sygnałami): „Środek trwały? …” z linkiem do faktury. Usługę albo towar na sprzedaż odrzuć przyciskiem przy sygnale — wtedy nie wraca. Sygnał znika sam, gdy zapiszesz środek trwały.

Z Kopilotem i w Claude

Kopilot widzi środki trwałe i faktury zakupu ponad 10 000 zł z ostatnich 12 miesięcy bez środka (narzędzie fixed_assets) — z pozycjami, po których rozpozna, czy to rzecz, czy usługa. Zapyta o rodzaj i miesiąc pierwszego odpisu, a zapisze tym samym zapisem co okno (fixed_asset_save). Liczby w rozmowie i w oknie są te same co do grosza.

Czego jeszcze nie liczymy

• Samochodu osobowego — odpis auta ma limit wartości (art. 23 ust. 1 pkt 4), którego ta amortyzacja jeszcze nie liczy. Auto w leasingu opisuje strona Leasing auta.
• Amortyzacji degresywnej — tylko liniowa i jednorazowa.
• Środka trwałego z kilku faktur (zakup plus montaż) albo z części faktury — wartością początkową jest jedna cała faktura.

Dobre praktyki

• Załóż środek trwały w miesiącu zakupu — zaliczka PIT za ten miesiąc policzy się od razu dobrze.
• Przy rzeczy używanej sprawdź stawkę indywidualną: komputer używany wcześniej co najmniej 6 miesięcy, o wartości do 25 000 zł, możesz amortyzować przez 24 miesiące, czyli 50% rocznie (rodzaj „inna rzecz”).
• Zapytaj Kopilota o przegląd dużych zakupów z ostatniego roku — wskaże faktury, które mogły trafić w koszty w całości.