Jednostki i rentowność

Jednostka to sposób, w jaki AUTOPILOT grupuje Twoje przychody i koszty. Dzięki temu zamiast jednej łącznej liczby widzisz, ile zarabia konkretny klient albo konkretne zlecenie — i ile kosztuje Cię auto, biuro czy narzędzia.

Jak utworzyć jednostkę

1. Wejdź w Jednostki (menu po lewej) i kliknij Dodaj pod listą jednostek, a potem Jednostka. Jeśli masz otwartą jakąś jednostkę, kreator podpowie ją jako nadrzędną.
2. Nadaj nazwę (np. nazwa klienta) i — opcjonalnie — kod oraz ikonę.
3. Przejdź przez kolejne kroki kreatora (Typ rozliczenia, Szczegóły i terminy) i kliknij Dodaj jednostkę. Jednostka jest gotowa do przypisywania faktur i kosztów.

W tym samym menu Dodaj jest też Leasing — osobny kreator dla umowy leasingowej z harmonogramem rat.

Nie ma osobnych typów „projekt” i „centrum kosztów”. Jest jedna jednostka, a to, jak AUTOPILOT ją pokaże, wynika z danych:

• jednostka ma przychody → widok projektowy (zysk, przychód, koszty, podatki),
• jednostka ma tylko koszty → widok kosztowy (kontrola wydatków i odliczeń VAT).

Rozliczenie jednostki — skąd bierze się prognoza

W kreatorze nowej jednostki (krok Typ rozliczenia) albo w jej edycji wybierasz, jak płaci Ci klient. Z tego AUTOPILOT liczy prognozę przychodu, a za nią podatki, VAT i saldo na Przepływie. Wszystkie kwoty są netto — VAT dolicza się według statusu VAT firmy.

Okno jednostki to jej start i koniec. Bez daty końca umowa godzinowa, dzienna i abonament prognozują bez końca, miesiąc po miesiącu.

Jednostka z typem Brak (albo z niepełnymi danymi rozliczenia) nic nie dokłada do prognozy firmy. Jej wykres Wynik miesiąc po miesiącu pokazuje wtedy średnią miesięczną z historii, oznaczoną plakietką „Na podstawie historii” — to podpowiedź dla Ciebie, a nie prognoza, która trafia do podatków czy salda.

Stała cena: jednorazowo albo co miesiąc

Pod budżetem wybierasz Płatność:

• Jednorazowo — cały budżet wpływa raz, w dniu realizacji (plus termin płatności). Dobre dla szkolenia, audytu czy wdrożenia rozliczanego po odbiorze — jako datę realizacji wpisz dzień, w którym wystawisz fakturę, np. koniec projektu.
• Co miesiąc — budżet dzielony jest po równo na miesiące między startem a końcem. 72 000 zł od 1 października do 31 grudnia to 24 000 zł miesięcznie. Miesiąc na początku lub końcu, który jednostka obejmuje tylko częściowo, dostaje część proporcjonalną do swoich dni: od 15 października do 14 stycznia daje 24 000 zł za listopad i grudzień oraz mniejsze kwoty za październik i styczeń.

Prognoza stałej ceny zawsze liczy tylko to, czego jeszcze nie zafakturowałeś. Przy płatności co miesiąc reszta budżetu rozkłada się na miesiące po ostatniej fakturze: jeśli za październik wystawisz 30 000 zł zamiast 24 000 zł, listopad i grudzień dostaną po 21 000 zł — faktury i prognoza razem wciąż dają 72 000 zł.

Stawka dzienna: dni w miesiącu

Dla zleceń liczonych w dniach (np. konsultacje, szkolenia, „manday"):

1. Wybierz Stawka dzienna i wpisz stawkę netto za dzień.
2. W polu Dni w miesiącu wpisz, ile dni w miesiącu pracujesz dla tego klienta (można połówki, np. 1,5).
3. W kolejnym kroku (Szczegóły i terminy) ustaw Datę rozpoczęcia i Datę zakończenia zlecenia. W edycji jednostki te same pola nazywają się Start i Koniec.

3 000 zł za dzień, 2 dni w miesiącu, od 1 października do 31 grudnia → 6 000 zł w każdym z trzech miesięcy, razem 18 000 zł.

Zadeklarowane dni liczą się w każdym miesiącu, którego dotyka okno, ale nigdy nie więcej, niż jest w nim dni roboczych — zlecenie od środy 30 września dostanie we wrześniu jeden dzień. Puste pole oznacza pełny etat: każdy dzień roboczy w miesiącu według kalendarza (np. 22 dni w październiku 2026, 20 w listopadzie).

Podgląd prognozy w formularzu

Pod datami formularz pokazuje na bieżąco, co ustawienia dadzą w prognozie — miesiąc po miesiącu, z sumą, jeśli jednostka ma datę końca. Jeśli czegoś brakuje, zamiast kwot widzisz, czego: np. „Ustaw start i koniec — budżet rozłożymy na miesiące między nimi". To ten sam wzór, którym liczą strona jednostki, podatki i Przepływ.

„Brak prognozy" na stronie jednostki

Jednostka z ustawionym rozliczeniem, która mimo to nic nie prognozuje — najczęściej stała cena bez daty — mówi o tym pod przełącznikiem Z faktur / + Prognoza, zamiast pokazywać samo „0 zł". Link Uzupełnij otwiera edycję jednostki.

Nagłówek jednostki

Pod nazwą jednostki AUTOPILOT pokazuje, co się w niej dzieje, a nie tylko, jak się nazywa:

• Rytm faktur — jedno zdanie: kiedy wystawiłeś ostatnią fakturę sprzedaży, kiedy wypada następna (ostatni dzień pierwszego miesiąca z prognozą) i kiedy pieniądze powinny wpłynąć na konto. Datę wpływu liczymy z terminu płatności ustawionego w jednostce; bez niego, i w grupie jednostek, gdzie każda ma własny termin, data wpływu się nie pojawia — nie zgadujemy typowych 14 dni.
• Przychód miesiąc po miesiącu — po prawej: faktury na zielono, prognoza na szaroniebiesko (jak kwoty prognozy w tabeli), znacznik „dziś” na bieżącym miesiącu. To dokładnie te miesiące, z których składa się kafel Przychód, więc pasek reaguje na przełącznik Z faktur / + Prognoza. Gdy miesiące nie sumują się do kafla, pasek się nie pokazuje.
• Skład grupy — w jednostce z jednostkami podrzędnymi przycisk z ich ikonami i liczbą aktywnych. Kliknij go, a zobaczysz każdą jednostkę z udziałem w przychodzie grupy, kwotą i statusem; kliknięcie wiersza przenosi do jednostki, a Pełna struktura jednostek przewija do tabeli niżej. Kwoty są te same co w tabeli Struktura jednostek, co do grosza.

Pod kaflem Zysk netto jest jego średnia miesięczna — zysk podzielony przez miesiące, które obejmuje. Zysk z prognozą pokazujemy bez groszy (prognoza nie ma takiej dokładności), kafel Podatki mówi, jaki to procent przychodu i czy to szacunek, czy kwoty już zapłacone, a VAT ma swój niebieski kolor — przechodzi przez konto, nie jest kosztem jednostki.

Kafel „Podatki” — skąd biorą się kwoty

Jednostka główna firmy: rok podatkowy

Na jednostce głównej (tej, która jest całą firmą) kafel Podatki, kwota Zysk netto, pasek po przewinięciu i słupki podatków na wykresie liczą ZUS, składkę zdrowotną i PIT na roku podatkowym — tą samą metodą co zobowiązania w Nadchodzących płatnościach:

• zaliczki PIT narastająco od 1 stycznia (skala: kwota wolna i próg 32% raz na rok, liniowy: roczny limit odliczenia składki zdrowotnej),
• na ryczałcie próg składki zdrowotnej z przychodu od 1 stycznia, a po zamkniętym roku wyrównanie do progu całego roku (w grudniu),
• składki ZUS według wariantu z harmonogramu ulg — przy zmianie w okresie dymek pokazuje kolejne warianty, np. „Mały ZUS → Duży ZUS”.

Przełącznik Z faktur / + Prognoza zmienia podstawę:

• Z faktur — same dokumenty całej firmy do bieżącego miesiąca włącznie: także faktury nieprzypisane do żadnej jednostki, koszty uzyskania przychodu liczone faktura po fakturze (reguły KUP), odpisy środków trwałych zamiast zakupu. Wydatek z konta bez faktury nie jest kosztem podatkowym. Bieżący miesiąc się liczy, bo jego składki należą się już teraz — wykres „Z faktur” kończy się natomiast na ostatnim zamkniętym miesiącu, o czym mówi dymek kafla.
• + Prognoza — ten sam rok, w którym miesiące z prognozą (przychód jednostek po ich stawkach i koszt z prognozy kosztów) zastępują dokumenty. Kwota na kaflu jest wtedy równa sumie podatków na wykresie.

Okresy już rozliczone (przelewy podatkowe w transakcjach) kafel pokazuje w kwotach z przelewów, a dymek podaje obok samo wyliczenie. Dymek pokazuje też podstawę, od której silnik policzył podatek (przychód i koszty całej firmy), i mówi wprost, gdy różni się od przychodu i kosztów jednostek — np. o faktury nieprzypisane do żadnej jednostki.

Jednostki podrzędne

Jednostka podrzędna nie dostaje części podatku firmy. Jej PIT (a na skali i liniowym także składka zdrowotna) liczy się od jej własnego przychodu i kosztów, miesiąc po miesiącu. ZUS społeczny i składka zdrowotna ryczałtu to opłaty całej działalności — widać je tylko na jednostce głównej.

Koszty liczą się do podatku tą samą regułą co w Warsztacie i w zobowiązaniach, faktura po fakturze:

• faktura oznaczona jako niebędąca kosztem uzyskania przychodu nie obniża PIT-u,
• kwota KUP zapisana na fakturze (tak robi leasing — limit 75% albo próg wartości auta) wygrywa z netto,
• do kosztu wchodzi netto i VAT, którego nie odliczysz — połowa VAT-u od auta w użytku mieszanym, paliwo — także w miesiącach prognozy: z dokumentów, z prognozy kosztów i ze średniej z historii.

Faktury zakupu liczą się więc tak samo jak w Warsztacie i w kaflu Podatki jednostki głównej — także w kafelku „Odliczenie w PIT” jednostki kosztowej: stawka razy koszt policzony tą regułą, nie razy samo netto. Bez formy opodatkowania albo statusu VAT kafelek nie pokazuje kwoty, tylko mówi, czego brakuje, a jednostki domu go nie mają (wydatki prywatne nie obniżają PIT-u).

Jeden wyjątek: wydatek z konta bez faktury (np. tankowanie kartą, do którego nie ma faktury) strona jednostki liczy jako koszt w całej kwocie, a Warsztat i kafel Podatki jednostki głównej — nie, bo liczą wyłącznie faktury. Jeśli auto ma takie płatności, PIT jednostki i Warsztat różnią się o nie. Jednostka czysto kosztowa (np. samo auto bez przychodu) nie ma własnego PIT-u — jej koszt obniża podatek w kaflu Podatki jednostki głównej.

Gdy podatków nie da się policzyć

AUTOPILOT nie zgaduje podatków. Zamiast liczby, która wygląda na odpowiedź, pokazuje „Zysk przed podatkami”, w kaflu Podatki kreskę z dopiskiem „nieznane” i jedno zdanie pod kaflami: dlaczego, i — gdy da się to naprawić w ustawieniach — odnośnik do Ustawienia → Ustawienia podatkowe.

• Brak formy opodatkowania, karta podatkowa, brak wariantu ZUS albo statusu VAT — strona mówi, czego brakuje, zamiast liczyć. Brak statusu VAT nie znaczy „czynny”: bez niego nie wiadomo, czy koszty liczą się netto czy brutto ani ile VAT-u wraca, więc kafel VAT do odliczenia jednostki kosztowej i leasingu pokazuje kreskę z dopiskiem „status VAT nieustawiony”, dokumenty nie mają wiersza odliczenia VAT, a nowego leasingu nie zapiszesz, dopóki statusu nie ustawisz. Prognoza nigdy nie podstawia w takim przypadku liniowego 19%, a tabela struktury jednostek pokazuje zysk przed PIT.

• Rok, dla którego nie znamy formy (formy nie ma ani w Ustawieniach, ani w historii form) — przychód i koszty zostają, podatków za ten rok nie ma. Rok bez wpisu w historii ma formę, która wtedy obowiązywała (forma trwa, dopóki jej nie zmienisz), więc zdanie pod kaflami prowadzi do pola Forma opodatkowania w Ustawienia → Ustawienia podatkowe — po jego ustawieniu podatki policzą się od razu. Rok, w którym firma była na innej formie, dopiszesz niżej, w Historii form opodatkowania. Strona jednostki liczy to rok po roku: firma bez formy w Ustawieniach, która ma w historii form wpis na 2025 r., widzi za 2025 r. podatki tą formą, a „Brak formy opodatkowania” — dopiero za okres, w którym żaden rok formy nie ma (np. bieżący).

• Rok na innej formie niż dziś (np. dziś liniowy, a w historii form 2025 r. na skali) — jednostka podrzędna liczy podatki od własnego zysku jedną formą naraz. Gdy w okresie wybierzesz sam ten rok, kafle i wykres liczą go jego formą (2025 r. — skalą) i zgadzają się ze sobą: suma miesięcy wykresu to kwoty w kaflach. W okresie obejmującym kilka lat (albo całą historię) wykres liczy formą z Ustawień, a miesiące roku na innej formie są przed podatkami — pod wykresem pada zdanie, którego roku to dotyczy, z radą, żeby wybrać w okresie sam ten rok. Rady nie ma, gdy ten rok już jest jedynym rokiem okresu.

• Ryczałt i faktura sprzedaży bez stawki. Faktura bez stawki ryczałtu liczy się stawką, którą wybrałeś na ten rok w Ustawieniach → Ustawienia podatkowe — tak samo jak w zobowiązaniach. Ta stawka dotyczy tylko PIT-u takiej faktury: prognoza jednostki idzie dalej po stawce jednostki albo jej faktur ze stawką. Gdy stawki roku też nie ma, przychód z takiej faktury zostaje w kaflu Przychód (nie znika), ale PIT od niego jest nieznany, a zdanie mówi, ile przychodu nie ma stawki i że trzeba ją ustawić w Ustawieniach albo na fakturach:

  • na jednostce podrzędnej — za miesiące z taką fakturą; na wykresie te miesiące mają przychód, ale nie mają słupków podatków (gdy takie są wszystkie miesiące na wykresie, nie pokazujemy go — stoi zdanie, dlaczego);
  • na jednostce głównej — za cały ten rok, bo tak liczy się rok podatkowy; na wykresie miesiące tego roku są bez podatków, a gdy cały wybrany okres leży w tym roku, wykresu nie pokazujemy — stoi zamiast niego zdanie, dlaczego. W tabeli struktury jednostek nieznany jest PIT tylko w wierszu jednostki z taką fakturą — jej zysk jest przed podatkiem, a pozostałe wiersze pokazują zysk po swoim PIT-cie. Kolumna PIT i dopisek „po PIT” znikają (nie każdy wiersz go ma), a „Razem” jest przed podatkiem;
  • na jednostce, która nie ma żadnej stawki — ani na fakturach, ani na samej jednostce, ani na ten rok — zamiast bohatera i kafli stoi komunikat „Brak stawki ryczałtu” z odnośnikiem do Ustawień: bez stawki nie da się policzyć ani PIT-u, ani prognozy.

  Stawka wpisana na fakturze, której nie ma w ustawie, też jest luką — nie zastępujemy jej stawką roku.

Na wykresie miesiąc bez podatków nie ma warstwy podatków, a jego zysk jest szary i nazywa się „Zysk przed podatkami”. Pod wykresem pada zdanie, których miesięcy to dotyczy. Duża liczba nad wykresem i tabela mówią to samo: gdy podatków nie znamy w części miesięcy, to „Zysk po znanych podatkach” i „Znane podatki” (podatki pozostałych miesięcy), a gdy w żadnym — „Zysk przed podatkami” i podatki „nieznane”, nigdy „Zysk netto” obok podatków liczonych jak 0 zł. W widoku kwartalnym kwartał, w którym części miesięcy brak podatków, ma w odczycie „Podatki (bez 1 mies.)” i „Zysk po znanych podatkach”. Podatki to PIT, składka zdrowotna i ZUS razem, więc zysk wynika z liczb obok; suma ujemna (np. grudzień z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej) to „Podatki (zwrot)”.

Faktura, na której stawkę ryczałtu ma tylko część pozycji, liczy się jak w Warsztacie: część ze stawką — jej stawką, reszta — stawką roku z Ustawień (albo zostaje bez PIT-u, gdy stawki roku nie ma). Nie dostaje już w całości stawki pierwszej pozycji. Wykres sięga ostatniego miesiąca wybranego okresu — także okresu w przyszłości, np. całego 2027 roku oglądanego w październiku 2026.

Wykres „Wynik miesiąc po miesiącu”

Pod kaflami stoi wykres, który odpowiada na pytanie, ile zostaje z każdego miesiąca (albo kwartału — przełącznik Kw. / Mies. jest w nagłówku wykresu; na jednostce głównej trzecia pozycja, Przepływ, otwiera saldo dzień po dniu).

• Słupek to przychód netto miesiąca. Dzieli się od dołu na koszty (ceglasty), podatki (PIT, składka zdrowotna i ZUS — złoty) i zysk netto (zielony). Wysokość słupka to cały przychód, więc od razu widać, jaka jego część zostaje.
• Strata stoi pod osią. Gdy koszty z podatkami przerosły przychód, słupek nad osią jest w całości „zjedzony”, a kreskowany słupek pod osią to strata.
• Prognoza to te same warstwy w półtonie z przerywaną krawędzią, za linią „dziś”.
• VAT nie wchodzi do słupka — to pieniądz do urzędu, nie część wyniku. Widać go w odczycie i w tabeli, na niebiesko.

Nad wykresem duża liczba pokazuje zysk całego zakresu wykresu z podziałem na z faktur i prognozę, a obok przychód, koszty, podatki i VAT. Najedź na miesiąc (albo przesuń palcem, albo użyj strzałek), a liczby pokażą ten miesiąc: jego zysk, marżę i rozbicie. Kliknięcie zatrzymuje miesiąc. Przycisk „N dokumentów” przewija stronę do listy dokumentów i zawęża ją do tego miesiąca; „Cały okres” wraca do całości. Najechanie na pozycję legendy wyróżnia jej warstwę na wszystkich słupkach.

Przełącznik Wykres / Tabela pokazuje te same liczby wiersz po wierszu: przychód, koszty, podatki, zysk, marża i VAT każdego miesiąca, z wierszem Razem. Miesiące prognozy mają plakietkę prognoza.

Jednostki domu: „Wydatki miesiąc po miesiącu”

Jednostka domu (osoba, mieszkanie, auto, kredyt) nie ma przychodów ani podatków, więc jej wykres pokazuje wydatki. Słupek miesiąca dzieli się na pięć największych kategorii wybranego okresu (odcienie jednej czerwieni — najciemniejsza to największa), Pozostałe i Bez kategorii (kreskowane: to część, którą warto uporządkować w Transakcjach → Prywatne). Kwoty liczy ta sama reguła co mozaika Na co, więc suma słupków to kwota z kafla Wydatki. Najechanie na miesiąc pokazuje jego wydatki, liczbę dokumentów i trzy największe kategorie, a „N dokumentów” zawęża listę dokumentów do tego miesiąca. Tabela ma kolumnę dla każdej kategorii z legendy i wiersz Razem.

Jednostki kosztowe firmy: „Koszty netto miesiąc po miesiącu”

Jednostka firmy bez przychodów (biuro, sprzęt, oprogramowanie) rysuje ten sam wykres co dom, tylko z kosztami netto: słupek miesiąca dzieli się na pięć największych kategorii okresu, Pozostałe i Bez kategorii. Przełącznik Rok · Kw. · Mies. zmienia ziarno, a „N dokumentów” zawęża listę dokumentów do wskazanego okresu. Nad wykresem kafelek „Odliczenie w PIT” mówi, o ile koszty okresu zmniejszają podatek.

Jednostki domu: „Na co”

Pod wykresem stoi mozaika kategorii okresu: każda kategoria to prostokąt wielkości jej kwoty, w odcieniu, który ma na wykresie (kategorie spoza pięciu największych są szare, jak Pozostałe na wykresie). Kategorie zbyt małe, żeby dało się je przeczytać, zwijają się w prostokąt Pozostałe, a Bez kategorii zawsze stoi osobno i jest kreskowane. Kliknięcie prostokąta pokazuje pod mozaiką operacje tej kategorii, od najnowszej, a Pozostałe — listę zwiniętych kategorii, z której otworzysz każdą z nich. Na telefonie mozaika ma mniej prostokątów, żeby każdy dało się przeczytać.

Dokumenty jednostki

Na dole strony stoją dokumenty jednostki — faktury i operacje z konta, przy grupie także jej jednostek podrzędnych.

• Zakładki Wszystkie · Przychody · Koszty pokazują liczbę dokumentów i sumę netto (pod nią brutto) — to te same kwoty, co kafle nad wykresem. Kliknięcie zakładki zawęża listę. W jednostce domu ta suma nazywa się Wydatki.
• Wyszukiwarka szuka po numerze, kontrahencie, pozycji, kategorii i kwocie, bez polskich liter i wielkości liter („zabka” znajdzie „Żabka”).
• Filtr jednostki pojawia się, gdy dokumenty leżą w kilku jednostkach. Każdy dokument jednostki podrzędnej ma przy nazwie plakietkę swojej jednostki — kliknięcie otwiera tę jednostkę.
• W okresie / Wszystkie — lista trzyma się okresu z nagłówka; „Wszystkie” pokazuje całą historię jednostki.
• Miesiące mają w nagłówku liczbę dokumentów oraz sumy przychodów i kosztów. Przy koszcie stoi odliczony VAT (niebieski, a bursztynowy przy odliczeniu częściowym) — kliknięcie zmienia procent odliczenia.
• Lista pokazuje 30 dokumentów naraz, a „Pokaż kolejne” dokłada następne.

Adres strony jednostki

Strona jednostki ma swój adres: jednostkę (/projects/<id>), okres z nagłówka (period) i przełącznik wykresu (granularity — kwartały, miesiące albo, na jednostce głównej, dni). Odświeżenie, Wstecz i wysłany link otwierają ją z tym samym okresem i tym samym widokiem wykresu.

Jak organizować jednostki

• Hierarchia. Twórz jednostki podrzędne pod głównym klientem — np. osobno wg typu usługi albo etapu. Rentowność sumuje się w górę drzewa.
• Przypisywanie. Każdą fakturę i transakcję przypisujesz do jednostki — ręcznie albo automatycznie: faktura z KSeF trafia sama do jednostki, gdy jej kontrahent jest przypisany do dokładnie jednej jednostki.
• Faktura i jej płatność mają jedną jednostkę. Płatność, która opłaca fakturę, stoi w jednostce faktury. Przeniesienie faktury przenosi jej płatności, a przeniesienie płatności przenosi fakturę. Faktura bez jednostki po dopasowaniu bierze jednostkę płatności. Jednostka liczy taką płatność przez fakturę, więc lista operacji jednostki i jej kwoty się zgadzają.
• Koszty wspólne (software, biuro, sprzęt) przypisz do jednostki kosztowej (np. „Operacje”) — każda faktura i transakcja należy do jednej jednostki; podziału proporcjonalnego AUTOPILOT dziś nie robi.

Jednostki z rozmowy z Kopilotem

Kopilot — w aplikacji albo w Claude i ChatGPT — zna drzewo jednostek i potrafi je z Tobą ułożyć. Pokazuje, które jednostki zarabiają, a które tylko kosztują, z przychodem i kosztami z ostatnich 12 miesięcy. Pokazuje też umowę każdej jednostki, leasingi z ratami do końca i faktury bez jednostki, pogrupowane po kontrahencie. Po Twoim „tak” zakłada jednostkę z umową (z podglądem prognozy na najbliższe miesiące), zmienia ją albo zamyka. Przypisuje do jednostek wszystkie faktury i operacje danego kontrahenta i zapisuje umowę leasingu. Potwierdza też leasing wykryty z faktur — może policzyć oprocentowanie z raty netto z faktury. Zapis idzie przez te same mechanizmy co ekran Jednostek, a umowy, której prognoza nie dałaby się policzyć, Kopilot nie zapisze — powie, czego brakuje.

Miesiące jednostki w rozmowie

Zapytaj Kopilota „ile zarabia Nordica po podatkach w 2026 r.” albo „jak szły miesiące tej jednostki w 2025 r.” — Kopilot pokaże tabelę miesięcy jednostki, tę samą, co wykres na jej stronie z wybranym rokiem w okresie i włączoną prognozą: przychód netto, koszty, VAT, ZUS społeczny, składkę zdrowotną, PIT albo ryczałt i zysk, miesiąc po miesiącu, z sumami. Liczy je ta sama funkcja co stronę, więc kwoty zgadzają się co do grosza:

• jednostka główna — ZUS, składka zdrowotna i PIT z roku podatkowego firmy na dokumentach Warsztatu (jak kafel Podatki — „Z faktur” = Wykonanie), a tam, gdzie są przelewy podatków, kwota zapłacona;
• jednostka podrzędna — PIT i składka zdrowotna od jej własnego zysku, bez ZUS-u społecznego;
• miesiące z prognozą są oznaczone jako prognoza; wybrany rok na innej formie niż dziś Kopilot liczy formą tego roku, jak strona z tym rokiem w okresie, a miesiąc innego roku na innej formie (albo bez formy) jest przed podatkami — z tym samym zdaniem, które stoi pod wykresem na stronie;
• gdy w Ustawieniach brakuje formy, statusu VAT albo wariantu ZUS, Kopilot powie to samo co strona (czego brakuje, w tej samej kolejności) zamiast liczb; przy ryczałcie bez żadnej stawki — zdanie strony razem z miesiącami, które wykres dalej rysuje (przychód i koszty, podatki nieznane).

Jednostka kosztowa i jednostki domu nie mają takiej tabeli — ich strony nie pokazują podatków ani zysku netto.

Nieaktywne jednostki w wybranym okresie

Drzewo jednostek respektuje okres wybrany w aplikacji. Jednostka, w której w tym okresie nic się nie dzieje — brak faktur, brak transakcji i brak trwającego zobowiązania (kontraktu, leasingu) — jest przygaszona.

• Wygaszenie idzie w górę drzewa. Folder jest przygaszony tylko wtedy, gdy cała jego zawartość jest nieaktywna. Nigdy nie zobaczysz szarego folderu nad aktywnymi jednostkami podrzędnymi.
• Ukrywanie jest opcjonalne. Domyślnie widzisz całe drzewo. Przycisk Ukryj nieaktywne (N) na górze panelu chowa przygaszone jednostki, a licznik z góry mówi, ilu pozycji dotyczy. Drugie kliknięcie przywraca pełne drzewo.
• Trwające umowy zostają aktywne. Kontrakt B2B albo leasing, który biegnie przez ten okres, liczy się jako aktywny, nawet zanim wpadnie pierwszy dokument — dlatego pierwszego dnia miesiąca drzewo nie robi się szare.
• Okres bez żadnej aktywności nie wygasza niczego. Jeśli w całym okresie nie ma jeszcze ani jednego dokumentu, AUTOPILOT pokazuje wszystkie jednostki normalnie i pisze o tym na górze panelu — szarość, która obejmuje wszystko, nie niesie żadnej informacji.

Jak czytać strukturę jednostek

Sekcja Struktura jednostek pod kaflami jednostki nadrzędnej rozpisuje jej wynik na jednostki podrzędne. Wiersz czyta się od lewej, tak samo jak kafle nad tabelą:

przychód (faktury + prognoza) − koszty − PIT = zysk po PIT

• Wiersze to jednostki podrzędne, a „Razem” to jednostka, na której jesteś. Nie ma osobnego wiersza z jej nazwą — powtarzałby podsumowanie co do grosza. Dokumenty przypisane wprost do jednostki nadrzędnej (a nie do żadnej podjednostki) stoją w wierszu „Bez podjednostki” na dole, dzięki czemu wiersze zawsze sumują się do „Razem”.
• Przychód to jedna kolumna: faktury i prognoza razem. Kwota w kolorze atramentu ma już przynajmniej jedną fakturę; kwota w łupkowym kolorze to sama prognoza. Najedź na kwotę z przerywanym podkreśleniem, żeby zobaczyć, ile jest z faktur, a ile z prognozy. Gdy w okresie nie ma jeszcze żadnej faktury sprzedaży, nad tabelą pojawia się zdanie, że całość pochodzi z prognozy.
• Udział — zielony pasek to udział jednostki w przychodzie (część pełna: z faktur, kreskowana: prognoza), czerwony — udział jednostki czysto kosztowej w kosztach. Czerwony pasek wypełnia się od prawej: to inna „całość” niż przychody i szerokości nie porównuje się między kolorami.
• Sortowanie i nawigacja. Kliknij nagłówek kolumny, żeby posortować (domyślnie zysk, od największego). Kliknięcie wiersza otwiera jednostkę, strzałka przy folderze go zwija i rozwija.

Kilka rzeczy o kolumnie PIT:

• PIT liczy się od faktur, nie tylko od prognozy. Nawet przy wyłączonym przełączniku Prognoza — gdy cały przychód jest już zafakturowany — podatek jest odjęty.
• Podatek jest przypisany do jednostki, która go generuje. Każda jednostka jest liczona od własnego przychodu i własnych kosztów, dlatego wiersze sumują się dokładnie do „Razem”. Przy ryczałcie (PIT = przychód × stawka) suma wierszy jest równa podatkowi całej firmy co do grosza.
• PIT prognozy liczy silnik podatkowy, od dochodu. Na skali i liniowym miesiąc prognozy jednostki płaci PIT od prognozowanego przychodu minus koszty tej jednostki zaksięgowane w tym miesiącu (te same, które odejmuje kolumna Koszty), z progiem skali, ale bez kwoty wolnej — ta jest jedna na całą firmę i zostaje na jednostce głównej, tak jak ZUS. Wcześniej było to 19% albo 12% całego przychodu.
• Miesiąc prognozy bez dokumentów może dać inny PIT niż strona jednostki. Tabela odejmuje tylko koszty już zaksięgowane w danym miesiącu. Strona samej jednostki w miesiącu, w którym dokumentów jeszcze nie ma, odejmuje koszty z prognozy kosztów albo średni koszt z historii — więc jej PIT za taki miesiąc bywa niższy niż w wierszu tabeli.
• Jednostka czysto kosztowa nie ma PIT (w kolumnie stoi kreska), a jej wynik jest ujemny (sam koszt). Przy skali i liniowym ulga podatkowa z takich kosztów widoczna jest w kaflu Podatki na górze widoku.
• To nie to samo co kafel „Zysk netto” w nagłówku firmy: tam odjęte są dodatkowo ZUS i składka zdrowotna, które są opłatami całej działalności i nie należą do żadnej pojedynczej jednostki.
• Jeśli AUTOPILOT nie zna jeszcze Twojej formy opodatkowania, kolumna PIT i dopisek „po PIT” znikają — zamiast zgadywać podatek, pokazujemy wynik przed PIT i mówimy o tym wprost. Formę ustawisz w Ustawienia → Ustawienia podatkowe.

Po co to robić — korzyści

• Wiesz, który klient się opłaca. Rentowność liczona osobno pokazuje, gdzie realnie zarabiasz, a gdzie dokładasz.
• Lepsze decyzje. Łatwiej zdecydować, które zlecenia rozwijać, a z których zrezygnować lub renegocjować stawkę.
• Czystszy obraz kosztów. Koszty przypisane do jednostek nie giną w jednym worku „wydatki firmowe”.

Dobra praktyka

Zacznij od grubego podziału (jedna jednostka na klienta), a jednostki podrzędne dodawaj dopiero, gdy faktycznie potrzebujesz rozbić wynik głębiej. Zbyt drobny podział na starcie utrudnia przypisywanie.

Własne wskaźniki

Każda jednostka w AUTOPILOCIE ma standardowe metryki (przychód, koszty, zysk, podatki). Prawdziwa analityka zaczyna się jednak wtedy, gdy policzysz swój wskaźnik: ile realnie kosztuje Cię przejechany kilometr, jaka jest efektywna stawka za godzinę albo ile kosztuje pozyskanie jednego klienta. Do tego służą Wskaźniki własne — sekcja pod główną siatką metryk każdej jednostki.

Kafel, czyli wszystko w jednym miejscu

Każdy wskaźnik to kafel. Na kaflu widzisz:

• wartość w wybranym okresie (górny selektor okresu) albo „od początku”,
• zmianę względem poprzedniego okresu — kolor mówi, czy zmiana jest dobra dla tego wskaźnika (droższy kilometr to źle, wyższa stawka to dobrze); brak zmiany to „bez zmian”, bez strzałki,
• dwanaście miesięcy jako słupki w kolorze jednostki (jednostka bez koloru ma szary łupek) — miesiące wybranego okresu są w pełnym kolorze, wcześniejsze jaśniejsze, miesiąc poza celem jest bursztynowy, cel to przerywana linia ze swoją wartością, a miesiąc bez danych to przerywany obrys, nie zero,
• cel albo punkt odniesienia — np. „cel 1,20 zł/km · 7% powyżej” albo „+12% vs kilometrówka 1,15 zł/km”,
• dzielenie, z którego wyszła wartość — wskaźnik w postaci „coś na coś” (koszt na km, koszt kWh, stawka na godzinę) ma pod liczbą obie strony, np. „1 840,00 zł ÷ 1 520 km”.

Wskaźnik liczony „od początku” ma zamiast słupków linię narastająco: każdy punkt to wartość wskaźnika na koniec tego miesiąca, więc linia kończy się dokładnie na dużej liczbie. Słupki pojedynczych miesięcy mierzyłyby co innego niż liczba nad nimi (np. „koszty / 12” z jednego miesiąca obok sumy od początku).

Najedź na słupek: duża liczba pokazuje wtedy ten miesiąc, a pod nią stoi, czy mieści się w celu albo czy liczy się z prognozą. Po zjechaniu z wykresu wraca wartość okresu.

Kliknięcie w kafel otwiera panel boczny wskaźnika: dużą liczbę, wykres ze skalą i linią celu (wskazany miesiąc ma nad słupkiem swoją wartość, a strzałki na klawiaturze przechodzą po miesiącach), rozpisane obliczenie (każda dana ze swoją wartością, więc wynik sprawdzisz ręcznie) i dane, z których wskaźnik się liczy — do uzupełnienia od razu, bez szukania ich w innym oknie.

Menu kafla (trzy kropki) zbiera resztę: edytuj, przypnij do pulpitu, przesuń wcześniej / dalej, ukryj i usuń. Kolejność zmienisz też myszą, przeciągając kafel na nowe miejsce — zapisuje się od razu. Kafel przypięty do pulpitu ma pod nazwą słowo „na pulpicie”. W panelu wskaźnika te same akcje stoją jako przyciski: Ukryj i kosz w nagłówku, Przypnij do pulpitu i Edytuj na dole.

Kafel, który czeka na dane

Jeśli wskaźnikowi brakuje danych w okresie, kafel nie udaje wyniku. Mówi, na co czeka („Czeka na: Przebieg”) i pokazuje to, co już wiadomo:

• wskaźnik, który dzieli, a nie ma jeszcze mianownika, pokazuje licznik — np. „Koszt na km” bez odczytu licznika: „1 004,56 zł ÷ ? km”, a pod spodem szare słupki tych kosztów z dwunastu miesięcy,
• wskaźnik z historią dalej pokazuje poprzednie miesiące,
• wskaźnik, który nie ma jeszcze nic do narysowania, nie rysuje pustych słupków — kafel jest niski i mówi tylko, czego brakuje.

Brakujące dane wpisujesz nad kaflami, raz. Każde pole, na które czekają wskaźniki, stoi tam jeden raz z listą wskaźników, które policzy („Policzy: Koszt na km, Przebieg (przyrost)”), i od razu z polem do wpisania: stan licznika z datą, liczba za miesiąc albo stała wartość. Dwa wskaźniki czekające na ten sam licznik nie pytają o niego dwa razy. Gdy pól jest więcej niż dwa, resztę otwiera przycisk pod nimi, a pełną historię odczytów — Dane do wskaźników w nagłówku sekcji.

Kafel ze zepsutym wzorem (np. po usunięciu pola, z którego korzystał) mówi „Błąd wzoru” i prowadzi prosto do poprawki.

Miesiąc w toku i prognoza

Fakturę sprzedaży wystawiasz zwykle na koniec miesiąca, więc w miesiącu, który jeszcze trwa, przychód z faktur to 0 zł — a wskaźnik, który przez niego dzieli („Koszty / przychód”, marża), nie ma z czego się policzyć. Wskaźniki słuchają tego samego przełącznika co nagłówek jednostki, „Z faktur” / „+ Prognoza”:

• „+ Prognoza” — miesiąc w toku i miesiące przyszłe liczą się razem z prognozą jednostki: tą samą kwotą, którą przełącznik dolicza do zysku netto (z umowy: stawka × dni robocze, retainer, budżet; bez umowy — z historii faktur; na jednostce nadrzędnej — z prognoz jednostek pod nią). Koszty z dokumentów zostają, jakie są — prognoza kosztów wchodzi tylko tam, gdzie dokumentów jeszcze nie ma. Kafel, na który prognoza wpływa, ma dopisek „z prognozą”, a taki miesiąc na wykresie jest przerywanym obrysem.
• „Z faktur” — liczą się wyłącznie dokumenty. Kafel, który bez faktury sprzedaży nie ma wartości, pokazuje „—” i obok mówi, ile wyjdzie z prognozą, np. „Z prognozą: 8,9% · październik 2026”.

Wskaźniki liczone „od początku” zawsze zostają przy dokumentach — to suma tego, co już się wydarzyło.

Dodawanie wskaźnika

Przycisk Dodaj wskaźnik w nagłówku sekcji otwiera listę gotowych wskaźników ułożoną według tego, co ta jednostka już umie policzyć — każdy z wartością, którą pokaże w wybranym okresie. Wybierasz po liczbie, nie po nazwie.

• Gotowe do policzenia — Twoje dane wystarczą (np. Marża 23,4%, Efektywna stawka godz. 165 zł/h). Jeden klik i kafel jest na stronie.
• Potrzebują Twoich danych — np. Koszt / km potrzebuje przebiegu. Po dodaniu AUTOPILOT zakłada potrzebne pole i od razu otwiera wskaźnik na tym polu, więc wiesz, co wpisać.
• Bez danych w tym okresie — wzór, dla którego jednostka nie ma dziś danych (np. marża albo ROI bez przychodu — ROI wyszłoby zawsze −100%; marża albo koszty / przychód bez kosztów — wyszłoby 100% i 0%, czyli nic). Wzory z dopiskiem „wymaga” czytają dane, których ta jednostka nie ma i których dodanie wskaźnika nie założy (np. kilometrówka bez licznika przebiegu) — tych nie da się tu dodać, żeby nie powstał kafel z błędem.
• Z jednostek podrzędnych — na jednostce nadrzędnej: wskaźniki, które zdefiniowałeś niżej, z wartością dla całej grupy (patrz niżej).

Gotowe wzory: Koszt / km, Koszt / kWh, Zużycie prądu, Zużycie gazu, Zużycie wody, Kilometrówka, Efektywna stawka godz. (z faktur albo z wpisywanych godzin), CAC, Koszt / zamówienie, Koszt jednostkowy, a także czysto finansowe ROI, Marża, Koszty / przychód i ROAS.

Opisz, co chcesz mierzyć — Kopilotowi

Wskaźnik ze zdania, np. „ile kosztuje mnie jeden kilometr auta”, układa Kopilot w rozmowie (w aplikacji albo w Claude): dobiera wzór z katalogu do danych jednostki, pokazuje wynik i dodaje wskaźnik po Twojej zgodzie.

Własny wzór

Przycisk Własny wzór otwiera edytor:

• Wzór wpisujesz jak w arkuszu (+ − * / i nawiasy), a pod polem od razu czytasz go słowami: koszty / przebieg_delta to „Koszty ÷ Przebieg · przyrost”. Nazwy, których nie ma w jednostce, są podświetlone.
• Wstaw dane otwiera listę z wyszukiwarką: Twoje dane, wyniki jednostki, koszty wg kategorii, inne wskaźniki tej jednostki i podatki całej firmy — każda pozycja z wartością w okresie. Klik wstawia ją w miejsce kursora.
• Funkcja — średnia, suma, najniższy i najwyższy miesiąc, poprzedni okres, wartość bezwzględna, zaokrąglenie, „jeśli”.
• Nowe dane do wpisywania — zakładasz pole (np. „Klienci aktywni”) bez wychodzenia z edytora; trafia prosto do wzoru.
• Wynik liczy się na żywo z Twoich danych.
• Jednostka (zł/km, %, zł/h…), miejsca po przecinku, lepiej, gdy (rośnie / spada / bez oceny) i liczony za (wybrany okres / cały czas).

Przykłady wzorów:

• koszty / przebieg_delta → koszt całkowity za kilometr (zł/km)
• litry / przebieg_delta * 100 → spalanie (l/100km)
• przychod / godziny_faktur → efektywna stawka godzinowa z faktur (zł/h)
• koszty / leady → koszt pozyskania klienta (zł)
• koszty_kat.paliwo / przebieg_delta → koszt samego paliwa za kilometr
• koszty / miesiace → średni koszt miesięczny (zł)
• koszty / miesiace * 12 → koszt roczny (zł) — średni miesiąc razy 12

miesiace to liczba miesięcy w zakresie wskaźnika: w wybranym okresie — jego miesiące kalendarzowe (kwartał to 3), przy „cały czas” — miesiące od pierwszego do ostatniego dokumentu jednostki. Dzielenie przez stałe 12 daje średnią tylko wtedy, gdy danych jest dokładnie za rok, dlatego edytor przy / 12 (i przy nazwach w rodzaju okres) proponuje „miesiace” — jednym kliknięciem, bez zmiany reszty wzoru. Oba wzory są też w galerii jako gotowce: Średni koszt miesięczny i Koszt roczny.

koszty to ta sama kwota co „Koszty" w Warsztacie danych i na rachunku wyników: faktury zakupu netto plus VAT, którego nie odliczasz (połowa VAT-u przy aucie w użytku mieszanym, a u firmy zwolnionej z VAT — cały, czyli koszt brutto), oraz wydatki z konta bez faktury w kwocie z wyciągu. Tak samo liczy się koszty_kat.*, a od koszty zależą zysk i roi. Jedna nazwa znaczy więc w całej aplikacji jedną kwotę — wskaźnik „koszt / km" i kolumna „Koszty" w tabeli przestawnej nie rozjadą się o VAT.

Cel

Każdy wskaźnik może mieć cel (pole „Cel” w edytorze), w swojej jednostce — 1,20 zł/km, 150 zł/h. Kafel pokazuje, jak daleko jesteś od celu, a kolor zależy od kierunku wskaźnika:

• niżej = lepiej (koszt / km, CAC) — cel spełniony, gdy wskaźnik jest równy celowi albo niższy,
• wyżej = lepiej (stawka, marża) — gdy jest równy albo wyższy,
• bez oceny — kafel pokazuje odległość od celu bez koloru.

Na wykresie — na kaflu i w panelu — cel to przerywana linia z wartością, a miesiące po złej stronie celu są bursztynowe, więc od razu widzisz, w których się nie mieścisz.

Punkt odniesienia z Twoich danych

Wskaźnik bez celu, który ma naturalny punkt odniesienia, pokazuje go sam:

• Efektywna stawka godz. kontra stawka z umowy jednostki. 128 zł/h · −15% vs umowa 150 zł/h mówi wprost: urlop albo choroba nie zostały zafakturowane.
• Koszt / km kontra kilometrówka — urzędowa stawka za 1 km (1,15 zł dla auta > 900 cm³). Powyżej niej auto prywatne rozliczane kilometrówką byłoby tańsze niż firmowe.
• CAC, koszt / zamówienie, koszt jednostkowy kontra przychód na leada / zamówienie / sztukę tej samej jednostki.
• Udział kosztów na jednostce głównej kontra próg zmiany formy opodatkowania — 5,6% · Liniowy 19% od 29,6% znaczy: dopóki koszty nie sięgną 29,6% przychodu, obecna forma zostaje najlepsza. To linia, po której stronie jesteś, nie ocena — więc bez koloru. Progu nie ma, gdy zestawienia form nie da się policzyć (brak ustawień podatkowych, rok sprzed przepisów w rejestrze), gdy w roku nie ma przychodu (udziału kosztów nie ma od czego liczyć), gdy w roku nie ma kosztów — odległość nigdy nie jest mierzona od założonego zera — albo gdy przy kosztach do 95% przychodu odpowiedź się nie zmienia.
• Marża, ROI, ROAS, udział kosztów kontra rok temu — ten sam okres rok wcześniej, odporny na sezonowość.

Gdy ustawisz cel, kafel pokazuje cel, a punkt odniesienia zostaje w panelu wskaźnika. Punkt odniesienia bierze się tylko z realnych danych: kontrakt bez stawki godzinowej nie ma porównania, a rok bez danych nie daje „rok temu”.

Dane do wskaźników

To, czego nie ma w fakturach — przebieg, godziny, leady — wpisujesz jako dane do wskaźników. Zobaczysz je w panelu każdego wskaźnika, który z nich korzysta, a wszystkie naraz pod przyciskiem Dane do wskaźników w nagłówku sekcji: najpierw to, czego brakuje w wybranym okresie, potem dane tej jednostki, jednostek podrzędnych (każda pod swoją nazwą) i jednostki nadrzędnej.

Dane są trzech rodzajów, a wpisuje się je tak, jak wyglądają:

• Co miesiąc wpisuję liczbę (godziny, leady, zamówienia) — siatka dwunastu miesięcy. Klikasz miesiąc i wpisujesz liczbę. Jeden miesiąc to jedna wartość: wpisanie nowej zastępuje poprzednią, a nie dodaje się do niej. Miesiąc wybranego okresu bez wartości ma pomarańczową kropkę.
• Odczytuję licznik (przebieg auta, prąd w kWh) — lista odczytów, przy każdym przyrost od poprzedniego (58 400 km +1 750). Nad listą jedno zdanie mówi, co wybrany okres już ma, a czego mu brakuje: „czerwiec 2026: 1 750 km”, albo „brakuje stanu z początku okresu — dodaj odczyt z 1 cze lub wcześniejszy”. Data nowego odczytu podpowiada się sama (koniec przeglądanego okresu albo dziś).
• Jedna stała wartość (metraż biura, stawka za km) — jedno pole.

Przy nazwie pola stoją trzy przyciski: Zmień (nazwa i jednostka — wzory korzystają z klucza, więc się nie psują), Jako wskaźnik (np. przebieg w miesiącu) i kosz, który usuwa pole. Odczyt licznika usuniesz przyciskiem Usuń w jego wierszu.

Godziny bierzemy z faktur, nie z Twojej pamięci

Kontrakt godzinowy fakturujesz pozycją w rodzaju „Usługi programistyczne · 168 godz. × 150 zł”. Ta ilość to są przepracowane godziny — AUTOPILOT czyta je z pozycji faktur sprzedażowych jako godziny_faktur. Wskaźnik „Efektywna stawka godz.” liczy się z nich sam, bez żadnego pola do uzupełniania.

• Liczą się pozycje z jednostką godzinową: godz., h, rbh, godzina (także z KSeF, gdzie jednostkę wpisuje wystawca).
• Faktura bez pozycji w godzinach (np. „1 usł.”) nic nie mówi o czasie — wskaźnik czeka na dane, a nie pokazuje zmyślonego wyniku. Fakturujesz ryczałtem? Wybierz „Efektywna stawka godz. (wpisywane godziny)” i wpisuj godziny w siatkę miesięcy.

Jednostka nadrzędna: dane się sumują, wskaźniki dodajesz świadomie

Jeśli masz jednostkę nadrzędną z podrzędnymi (np. „Flota” → „Auto A”, „Auto B”):

• Dane sumują się w górę. Pola o tym samym kluczu (każde auto ma przebieg) składają się na wartość jednostki nadrzędnej — „Flota” zna łączny przebieg.
• Wskaźniki nie pojawiają się same. Wskaźnik zdefiniowany na aucie jest na „Flocie” podpowiadany — pod kaflami („W jednostkach podrzędnych: Koszt / km…”) i w liście Dodaj wskaźnik, w części Z jednostek podrzędnych, z wartością, jaką miałby dla całej grupy. Dodajesz go jednym kliknięciem, jeśli ma sens.

Dlaczego nie automatycznie: wskaźnik liczony wyżej używa kosztów całej jednostki nadrzędnej. Dla floty złożonej z aut to dokładnie to, czego chcesz. Na jednostce głównej „koszt / km” dzieliłby koszty całej firmy — biura, programów, marketingu — przez kilometry jednego auta. Wartość obok nazwy pozwala to ocenić, zanim wskaźnik trafi na stronę.

Jednostka podrzędna: dziedziczy dane z góry

Działa też w drugą stronę. Auto ma pole „Przebieg”; pod nim masz jednostki kosztowe „Paliwo” i „Serwis”. Chcesz na „Paliwie” wskaźnik koszt paliwa / km? Nie zakładaj drugiego licznika. Jednostka podrzędna dziedziczy pola jednostek nadrzędnych, których sama nie definiuje — przebieg_delta na „Paliwie” to przyrost licznika auta.

• Jeden odczyt na auto, w jednym miejscu; odczyt wpisany na „Paliwie” trafia do auta.
• Gotowy wskaźnik (np. „Koszt / km”) dodany na jednostce podrzędnej nie zakłada pola, które ta jednostka już dziedziczy.
• Własne pole o tym samym kluczu ma pierwszeństwo i nie sumuje się z polem nadrzędnym (to byłby ten sam licznik policzony dwa razy).

Porządek na stronie

• Kolejność — przeciągnij kafel albo użyj „Przesuń wcześniej / dalej” w jego menu.
• Ukryj — kafel znika z jednostki (przycisk Pokaż ukryte w nagłówku sekcji przywraca widok). Ukryty wskaźnik nadal może być częścią innego wzoru, ale nie wysyła alertów Kopilota.
• Przypnij do pulpitu — kafel trafia na pulpit, do sekcji „Twoje wskaźniki”. Pulpit czyta aktualną wersję wskaźnika: zmienisz wzór albo nazwę — pulpit pokaże nową; usuniesz wskaźnik — zniknie też z pulpitu.
• Usuń — usuwa wskaźnik. Dane, z których się liczył (np. odczyty licznika), zostają.

Zakończone jednostki nie proszą o dane

O dane pytają tylko jednostki, które nadal działają. Wystarczy ustawić jednostce datę końca — od następnego dnia jej pola nie czekają na liczbę pod przyciskiem Dane do wskaźników. Nikt nie jeździ sprzedanym autem i nie zlicza godzin na zamkniętym kontrakcie.

• W edycji jednostki (przycisk Edytuj na stronie jednostki) to pole „Koniec”, obok pola „Start”. Działa tak samo dla jednostki kosztowej (auto, biuro, subskrypcja), jak i dla kontraktu. Puste = jednostka nadal działa.
• W kreatorze nowej jednostki to samo pole nazywa się „Data zakończenia” i stoi w kroku „Szczegóły i terminy”.
• Jednostki oznaczone jako zakończone lub zarchiwizowane są pomijane tak samo.

Historii to nie blokuje: w Dane do wskaźników każde pole zawsze przyjmuje wartość wstecz.

Zasada: żadnych danych „na oko”

Jeśli brakuje danych do policzenia wskaźnika (np. odczytu licznika albo dzielenie przez zero), AUTOPILOT nigdy nie pokazuje zgadywanej liczby. Kafel mówi, czego brakuje, a miesiąc bez danych na wykresie to przerywany obrys, nie zero. Lepiej brak wyniku niż błędny wynik, na którym podejmiesz decyzję. Prognoza nie jest zgadywaniem: to wyliczenie z umowy albo historii faktur jednostki, podpisane jako „z prognozą” i włączane tylko Twoim przełącznikiem.

Wskaźniki są Twoje, nie AI

Wskaźniki dodajesz sam — z listy gotowych, własnym wzorem albo opisując je zdaniem. AUTOPILOT nie zakłada ich za Ciebie i nie tworzy pustych pól do uzupełniania. Wskaźniki oznaczone plakietką „AI”, które powstały wcześniej, zostają, dopóki ich nie usuniesz.

Kopilot podpowiada, co warto mierzyć

Mało kto wie, że wskaźnik może śledzić licznik prądu albo udział jednego klienta w przychodzie. Twoje dane to wiedzą: Kopilot w aplikacji i w Claude przegląda faktury, operacje i wydatki domu z ostatnich dwunastu miesięcy i szuka tego, co się powtarza, a czego żadna jednostka jeszcze nie mierzy:

• stały przychód firmy → Efektywna stawka godz. na korzeniu „Firma”: z godzin na fakturach, gdy każda faktura jest w godzinach, albo z godzin, które wpisujesz co miesiąc,
• stały przychód i regularne koszty → Marża firmy,
• jeden klient z dużą częścią przychodu (co najmniej 30% w ostatnich dwunastu miesiącach, przy co najmniej dwóch klientach) → Udział w przychodzie firmy na jednostce tego klienta; próg, powyżej którego to za dużo, ustawiasz sam jako cel,
• wypłaty z firmy do domu i wydatki domu co miesiąc → Stopa oszczędności domu na „Dom”: ile z tego, co dom dostał (wypłaty z firmy minus wpłaty z powrotem i inne wpływy), zostało po wydatkach — tak jak liczy Rentowność domu,
• rachunki za prąd, gaz albo wodę (po kategorii, np. „Prąd”, albo po dostawcy: PGE, Tauron, Enea, Energa, E.ON, PGNiG, wodociągi) → licznik i wskaźnik Zużycie prądu (gazu, wody) na jednostce, na której są te rachunki, np. na mieszkaniu w drzewie Domu,
• tankowania → Koszt / km na aucie albo Paliwo na km z kategorii „Paliwo” na innej jednostce,
• reklama → Przychód na 1 zł reklamy na jednostce, która zarabia, albo Koszt leada na takiej, która nie ma przychodu.

Kopilot proponuje dwie, trzy rzeczy naraz, każdą z dowodem z Twoich danych (ile było płatności albo faktur, w ilu miesiącach, na jaką kwotę, jaki udział w przychodzie) — w rozmowie, w raporcie i w przeglądzie miesiąca. Wskaźnik zakłada dopiero, gdy się zgodzisz, razem z polem na dane, przypięty do pulpitu. Wskaźnikowi, któremu brakuje danych (godzin za miesiąc, odczytu licznika), Kopilot nazwie brakującą liczbę i o nią zapyta. Gdy odmówisz, zapamięta to i ta propozycja nie wróci. Rachunki za media bez jednostki pokaże osobno: wskaźnik potrzebuje jednostki, więc najpierw przypisze je (np. regułą do mieszkania).

Te same propozycje obejmują też plan (plan firmy i budżet domu na rok, którego jeszcze nie ma — od października na przyszły rok) i kolumny na rachunkach (kWh, m³ albo litry z ceną liczoną wzorem — patrz Własne pola). Którą powiedzieć najpierw, wskazuje kod: plan na przyszły rok w ostatnim kwartale, potem pomiar (najwięcej pieniędzy najpierw), potem kolumny.

Wskaźniki, które patrzą poza jednostkę

Dwa gotowe wskaźniki czytają liczby całej firmy albo całego domu:

• Udział w przychodzie firmy (przychod / przychod_firmy * 100) — na jednostce firmy pod korzeniem, np. na kliencie. przychod_firmy to przychód netto wszystkich jednostek firmy z tych samych dokumentów, z których liczy się przychód jednostki, więc udział nigdy nie przekracza 100%.
• Stopa oszczędności domu ((wplywy_domu - wydatki_domu) / wplywy_domu * 100) — na jednostce „Dom”. Wpływy i wydatki są te same co na stronie Rentowność → Budżet domowy.

Obie zmienne (przychod_firmy, wplywy_domu, wydatki_domu) wstawisz też do własnego wzoru. Wskaźnik grupy (np. korzenia „Firma” albo klienta z projektami pod spodem) liczy się z dokumentów całej gałęzi — na stronie jednostki, na pulpicie i w Kopilocie tak samo.

Przypomnienie o odczytach

Odczytu licznika nikt nie pamięta 1. dnia miesiąca, więc AUTOPILOT przypomina sam: gdy licznik nie ma odczytu od miesiąca albo miesiąc skończył się bez godzin czy leadów, na pulpicie w Do zrobienia pojawia się sygnał „Dane do wskaźników” z listą braków, a e-mailem przychodzi krótkie przypomnienie — raz w miesiącu. Sygnał znika, gdy liczby są wpisane. Przypomina tylko o polach, z których liczy włączony wskaźnik.

Prąd i gaz: licznik, nie przelew

Rachunek za prąd czy gaz to zwykle prognoza dostawcy: płacisz raty wyliczone z szacowanego zużycia, a różnicę — dopłatę albo zwrot — przynosi faktura rozliczeniowa po odczycie licznika, często dopiero w następnym roku. Koszt miesiąca to więc rata, a nie zużycie. Dlatego te wskaźniki mierzą zużycie z licznika:

1. Kopilot pyta o prognozowane zużycie z ostatniej faktury i ustawia je jako cel wskaźnika (na miesiąc).
2. Co miesiąc podajesz odczyt licznika — zużycie widać od drugiego odczytu.
3. Kafel pokazuje, czy zużycie idzie ponad prognozę, czyli czy w rozliczeniu będzie dopłata. Kwotę dopłaty Kopilot zaplanuje (w Budżecie domu albo w planie firmy) na miesiąc rozliczenia dopiero wtedy, gdy podasz cenę za kWh albo m³ z faktury albo z kolumny Cena za kWh na Twoich rachunkach — nie zakłada jej.

Dobre praktyki

• Modeluj auto jako jednostkę kosztową z polem „Przebieg” i dodawaj odczyt na koniec każdego miesiąca — dostaniesz wiarygodny koszt za kilometr i jego historię na wykresie.
• Ustaw cel tam, gdzie wiesz, ile chcesz — kafel z celem mówi więcej niż sama liczba. Przy prądzie i gazie celem jest prognoza zużycia z faktury dostawcy.
• Odczytuj liczniki mediów na koniec miesiąca — tak jak przebieg auta. Dwa odczyty w miesiącu nic nie psują, ale brak odczytu z początku okresu zostawia miesiąc bez wyniku.
• Chcesz koszt samego paliwa/km? Kategoryzuj wydatki (kategoria „Paliwo”) i użyj koszty_kat.paliwo — bez rozdzielania auta na osobne jednostki.
• Nazywaj jednostki wskaźników jednoznacznie (zł/km, zł/h) — to one nadają liczbie sens na kaflu.

Leasing auta

Leasing auta osobowego to w AUTOPILOCIE osobna jednostka z umową, harmonogramem rat i fakturami leasingodawcy. Z umowy AUTOPILOT liczy, ile z każdej faktury jest kosztem podatkowym (KUP), ile VAT-u odliczasz i co zostaje poza kosztami — według przepisów obowiązujących w dniu raty, nie w dniu podpisania umowy.

Jak dodać leasing

1. Wejdź w Jednostki → Dodaj → Leasing. Jeśli AUTOPILOT sam rozpoznał leasing z faktur, na jednostce zobaczysz szkic z przyciskiem Uzupełnij dane — brakuje w nim zwykle ceny auta, bez której nie ma limitu wartości w kosztach.
2. Podaj cenę auta netto, opłatę wstępną, okres, wykup i datę rozpoczęcia umowy. Data jest ważna: od niej liczą się daty rat w harmonogramie, a po datach rat faktury trafiają do właściwej raty.
3. Wybierz oprocentowanie:
   • Znam ratę z faktury — podajesz ratę z faktury, a AUTOPILOT dobiera do niej stałą stopę. Stopę zapisuje z dokładnością do 0,01 punktu procentowego, więc rata w harmonogramie może różnić się od faktury o to zaokrąglenie — przy droższym aucie nawet o złotówkę z groszami. Taką różnicę AUTOPILOT rozpoznaje i dalej traktuje fakturę jako tę ratę,
   • Znam oprocentowanie — stała stopa z umowy,
   • WIBOR + marża — oprocentowanie zmienne: wskaźnik (1M, 3M albo 6M) i marża leasingodawcy.
4. Ustaw sposób używania auta (mieszany albo wyłącznie firmowy) i formę opodatkowania. Na skali podaj próg, w którym jesteś (12% albo 32%) — bez niego koszt i VAT policzą się normalnie, ale oszczędność na PIT w umowie zostanie „brak danych”. Przy estońskim CIT koszt nie zmniejsza PIT-u, więc oszczędności na PIT nie ma.
5. Jeśli masz umowę albo harmonogram od leasingodawcy, użyj Wczytaj z umowy / harmonogramu (AI): PDF albo zdjęcie (JPG, PNG, GIF, WEBP) do 10 MB albo wklejony tekst umowy. AI wpisuje tylko to, co jest w dokumencie. Czego w nim nie ma, np. wykupu, to pole zostaje puste, a kreator otwiera krok, w którym je uzupełnisz. Sposób używania auta wybierasz zawsze sam, bo umowa go nie podaje. Umowa na WIBOR 3M albo 6M dostaje ostatni fixing swojego wskaźnika. Nieudany odczyt nic nie kosztuje. Nowej umowy nie zapiszesz bez formy opodatkowania i statusu VAT w Ustawieniach, więc kreator przypomina o nich przed odczytem. Harmonogram z umowy zastępuje model i jest dokładniejszy, zwłaszcza gdy podaje osobno kapitał i odsetki każdej raty.

Zrzut ekranu

Strona auta

Jednostka leasingu to jedna strona, czytana od góry:

• Okładka — nazwa auta, rodzaj leasingu, napęd, model, numer rejestracyjny i leasingodawca, a pod nimi zdanie, ile rat zostało i kiedy jest wykup. Umowa jest narysowana jako droga: kropki to raty, zielone są spłacone, auto stoi przy najbliższej racie, a klucz na końcu to wykup. Niżej Zostało do spłaty (brutto, z VAT-em i odsetkami), Najbliższa rata z terminem i Wykup.
• Koszt auta — ile auto kosztuje miesięcznie (średnia z miesięcy, w których są dokumenty, w okresie wybranym na górze), dziennie (średnia miesięczna × 12 ÷ 365), razem, VAT do odliczenia i liczba dokumentów. Gdy pod autem wiszą jednostki (Paliwo, Serwis, Ubezpieczenie), pasek pokazuje w procentach, ile idzie na raty, a ile na każdą z nich, a słupki — koszty miesiąc po miesiącu.
• Wskaźniki — Twoje własne wskaźniki. Auto bez wskaźników dostaje dwie propozycje: Koszt / km i Przebieg w miesiącu. „Dodaj” zakłada pole Przebieg (licznik), do którego wpisujesz stan licznika. Gdy licznik już jest, dochodzi Kilometrówka.
• Umowa — w jednym rzędzie: rata, odsetki (i ile z nich już zapłaciłeś), koszt całkowity, koszt po odliczeniach, VAT do odliczenia, koszty (KUP), o ile mniej podatku zapłacisz i limit wartości auta w mocy dziś (od 2026 r. limit zależy od emisji CO₂ także w umowie zawartej wcześniej). Obok przełącznik sposobu używania auta i — przy WIBOR-ze — „Przelicz wg WIBOR”. „Jak rozliczamy to auto” rozwija zasady kosztów i VAT.
• Harmonogram — zwinięty; „Pokaż harmonogram” rozwija dwanaście rat wokół dziś i wykup, a „Pokaż wszystkie” całą umowę.
• Dokumenty — faktury i operacje auta, z których przypiszesz brakujące.

Te same liczby podaje Kopilot w aplikacji i w Claude albo ChatGPT — narzędziem vehicle_report („ile kosztuje mnie auto”, „ile zostało do spłaty leasingu”, „ile płacę odsetek”), z tej samej funkcji co strona, więc kwoty zgadzają się co do grosza.

Leasing wykryty z faktur

Gdy z KSeF przychodzi faktura leasingodawcy, a firma ma ustawioną formę opodatkowania i status VAT, AUTOPILOT sam zakłada szkic umowy: jednostkę „Leasing — nazwa leasingodawcy”, przypina do niej fakturę i każdą kolejną z tej umowy (rozpoznaje ją po numerze umowy z pozycji, a bez numeru — po leasingodawcy) i odlicza VAT jak przy aucie w użytku mieszanym (50%).

Bez statusu VAT (Ustawienia → Ustawienia podatkowe) faktura leasingowa zostaje tam, gdzie jest, a bez formy opodatkowania AUTOPILOT nie zakłada dla niej nowej umowy — od obu zależy, ile z raty wraca w VAT-cie i w podatku, a AUTOPILOT ich nie zgaduje. Gdy uzupełnisz brakujące pole, faktury, które AUTOPILOT sam rozpoznał jako leasing i które nie są przypisane do jednostki, trafiają do umowy przy zapisie ustawień. Przycisk „Utwórz leasing z tej faktury” powie wtedy, co ustawić, i czy ta faktura trafi do umowy sama. Fakturę, której AUTOPILOT nie rozpoznał, albo przypisaną już do jednostki (np. „Auta”) po uzupełnieniu ustawień oznacz tym przyciskiem jeszcze raz.

Czego szkicowi brakuje

Z faktury nie da się odczytać warunków umowy. Szkic czeka na:

• wartość auta netto — bez niej nie ma limitu wartości auta w kosztach,
• opłatę wstępną i wykup w procentach wartości netto,
• okres umowy w miesiącach i datę rozpoczęcia,
• dzień płatności raty,
• oprocentowanie — stałe z umowy, WIBOR z marżą albo ratę netto z faktury,
• rodzaj leasingu — operacyjny czy finansowy,
• napęd i emisję CO2 z dowodu rejestracyjnego (pole V.7) — od nich zależy limit,
• sposób używania — mieszany czy wyłącznie firmowy (z ewidencją przebiegu); od niego zależy odliczenie VAT (50% albo 100%) i 75% kosztów używania auta.

Szkic ma w tych polach wartości (operacyjny, użytek mieszany, 0% wpłaty i wykupu, napęd odczytany z nazwy auta na fakturze, a bez niej — spalinowy), ale to tylko miejsca do wypełnienia — AUTOPILOT ich nie bierze za warunki umowy i nie potwierdzi z nimi szkicu. Ekran jednostki pokazuje te same warunki co Kopilot: odhaczony jest tylko ten, który już podałeś.

Podatki, dopóki warunków nie ma

Limit wartości auta w kosztach zależy od ceny auta i jego napędu (emisji CO2). Dopóki szkic nie ma obu — podanych przez Ciebie, nie napędu zgadniętego z nazwy auta — kosztu podatkowego rat nie znamy, także gdy podasz już samą cenę. Koszt 0 zł zawyżyłby PIT i składkę zdrowotną, dlatego AUTOPILOT ich nie liczy na zgadniętym koszcie: od miesiąca pierwszej faktury szkicu PIT i zdrowotna są „nieznane” — na kafelku „Podatki” jednostki głównej, w zobowiązaniach miesiąca, w Rentowności i w Warsztacie danych, z nazwą umowy i prośbą o uzupełnienie warunków, a wykres Przepływu i jednostki rysuje te miesiące „przed podatkami” (kafle innej jednostki mówią wtedy „zysk przed podatkami”). Tak samo rata z prognozy bez znanego kosztu podatkowego (bez podziału na kapitał i odsetki, leasing finansowy): od jej miesiąca PIT i zdrowotnej nie ma w zobowiązaniach, na wykresie i na kafelku „Podatki” z prognozą. Wcześniejsze miesiące roku liczą się normalnie, a rok, w którym firma była na ryczałcie, liczy się normalnie cały. VAT liczymy od razu — odliczenie nie zależy od ceny auta — a składki społeczne nie zależą od dochodu, więc też zostają.

„Nadchodzące płatności”, Przepływ, „Możesz dziś ruszyć”, przypomnienie o terminie i Kopilot mówią to samo: zaliczki PIT i zdrowotnej od tego miesiąca nie liczymy — policzone bez kosztu rat byłyby za wysokie — a nad listą stoi jedno zdanie z zakresem miesięcy, nazwą umowy i tym, czego brakuje. Kwotę, którą wpisałeś sam (z deklaracji albo od księgowej), pokazujemy jak zawsze. ZUS społeczny i VAT zostają w prognozie.

Na planie PRO warunki umowy uzupełniasz w podglądzie faktury leasingu (Faktury → „Warunki umowy leasingu”), bo strona jednostki jest w planie STANDARD — tam prowadzi zdanie przy pustym PIT. Na STANDARD i PREMIUM prowadzi na stronę jednostki. Na koncie zamrożonym zdanie mówi, że warunki uzupełnisz w planie PRO, STANDARD albo PREMIUM.

Tak samo działa umowa z warunkami, w której rata ma koszt „brak danych” (rata bez podziału na kapitał i odsetki, faktura niepasująca do harmonogramu — niżej): od miesiąca takiej faktury PIT i zdrowotna są nieznane, aż dane się znajdą. Na ryczałcie raty nie są kosztem, więc szkic podatku nie zmienia — dochodzi tylko VAT.

Jak uzupełnić warunki

• Na ekranie — na jednostce kliknij Uzupełnij dane. Formularz ma wszystkie warunki naraz: te, które już podałeś (także Kopilotowi — np. 0% opłaty wstępnej albo dzień płatności), są wpisane, a pozostałe pola są puste, bez podpowiedzi formularza ani zgadniętych wartości ze szkicu — także wskaźnik WIBOR (1M, 3M albo 6M) przy „WIBOR + marża”: wybierasz go z umowy, a stawka fixingu wpisuje się dopiero po wyborze. Wyczyszczenie kwoty opłaty wstępnej albo wykupu w złotych czyści też procent — puste pole to warunek niepodany, nigdy 0%. Oprocentowanie otwiera się w trybie Znam ratę z faktury z ratą odczytaną z faktury tylko wtedy, gdy go jeszcze nie podałeś; podane (np. Kopilotowi WIBOR z marżą) otwiera się tak, jak je podałeś. Zapisać się da dopiero z kompletem; zapis potwierdza umowę, AUTOPILOT liczy harmonogram, a faktury dostają koszt podatkowy według umowy. Sposób używania auta wybierzesz też przełącznikiem nad kartą szkicu — dopóki go nie wybierzesz, żadna opcja nie jest zaznaczona, a kliknięcie „Mieszany” go potwierdza. Gdy to był ostatni brakujący warunek, ten wybór potwierdza całą umowę, tak jak zapis formularza.
• Z faktury — ten sam formularz otwierasz też z faktury: Faktury → faktura leasingodawcy → Warunki umowy leasingu. Pola, reguły i zapis są te same co na jednostce (szkic, uzupełnianie, potwierdzenie, zmiana warunków potwierdzonej umowy). Po zapisie faktury tej umowy dostają koszt podatkowy według nowych warunków.
• W rozmowie z Kopilotem (Claude) — „Struktura firmy” (company_structure, STANDARD) pokazuje szkic z listą tego, czego brakuje, liczbą faktur, które na to czekają, ich miesiącami i dniem, od którego PIT jest pusty; „Stan konfiguracji” (autopilot_setup_status, także PRO) stawia go jako krok zaraz po KSeF, z tym, czego brakuje, i — gdy jakaś faktura czeka — z liczbą tych faktur i dniem, od którego PIT jest pusty. Szkic, który ma już komplet, stoi tam jako krok „potwierdź umowę” — bez pytań o podane warunki. leasing_save działa na każdym planie od PRO. Kopilot pyta o warunki po jednym i prosi o odpowiedź z umowy albo harmonogramu — niczego nie zakłada. Każdą odpowiedź zapisuje od razu (leasing_save z identyfikatorem leasingu): szkic zostaje szkicem, dopóki czegoś brakuje, a odpowiedź narzędzia mówi, o co zapytać dalej (albo „Nic nie zapisano”, gdy w wywołaniu nie było niczego do zapisania — np. sama rata z faktury, zanim znane są cena, wpłata, wykup i okres). Umowa potwierdza się dopiero wtedy, gdy ma komplet — z ekranu czy z rozmowy reguła jest jedna. Szkic, który ma już komplet, a nie jest potwierdzony, Kopilot potwierdza wywołaniem leasing_save z samym identyfikatorem leasingu. Potwierdzonej umowy, której harmonogramu nie da się przeliczyć (np. bez daty rozpoczęcia), nie zapisuje się po kawałku: Kopilot może pytać o brakujące warunki po jednym, ale wysyła je wszystkie razem ze zmianą w jednym zapisie. Nową umowę z pełnymi warunkami Kopilot zapisze też na PRO — jako jedną jednostkę leasingu pod firmą, taką, jaką zakłada szkic z faktur (kolejne faktury leasingodawcy trafią do niej same); umieszczenie jej w grupie jednostek jest w STANDARD.
• Umowa w pliku — wrzuć umowę albo harmonogram (PDF, zdjęcie, skan) do rozmowy z Kopilotem w Autopilocie albo w Claude i ChatGPT. Kopilot sam odczyta warunki: wartość auta, wpłatę i wykup, okres, początek, dzień płatności, oprocentowanie, rodzaj leasingu, markę i model, numer rejestracyjny, VIN i leasingodawcę, a tabelę rat zapisze jako harmonogram z umowy — ten sam, który wczytuje kreator. Raty idą wtedy za umową, a VAT, limit wartości auta i koszt podatkowy każdej raty liczy AUTOPILOT. Wiersz, w którym kapitał i odsetki nie składają się na ratę, albo dzień wpisany dwa razy nie zapisze się — Kopilot wskaże go i poprosi o sprawdzenie w umowie. O to, czego w umowie zwykle nie ma (napęd i emisja CO2 z dowodu rejestracyjnego, użytek mieszany czy wyłącznie firmowy, próg skali), zapyta. Plik nazwany jak dokument („Umowa leasingu.pdf”, „Harmonogram.jpg”, „FV …”) w rozmowie w Autopilocie nie przechodzi przez czytnik wyciągów, więc nie kosztuje odczytu wyciągu.

Do czasu potwierdzenia raty szkicu nie ma w prognozie ani w nadchodzących płatnościach.

Jak liczony jest koszt każdej faktury

Limit wartości auta według daty raty

Część kapitałowa raty idzie do kosztów tylko w proporcji limitu wartości auta do jego ceny. Limit bierzemy z przepisów obowiązujących w dniu raty — od 2026 roku zależy od emisji CO2 i dotyczy także umów zawartych wcześniej, bo leasing nie ma przepisów przejściowych. Jedna umowa może więc mieć raty z dwoma różnymi limitami; w harmonogramie każda rata pokazuje swój.

Kapitał i odsetki z harmonogramu, według daty faktury

Kapitał i odsetki raty rozlicza się inaczej: kapitał podlega limitowi wartości auta, a odsetki — tak jak paliwo, serwis i OC — są kosztem używania auta, przy użytku mieszanym w 75%. Dlatego każda rata na fakturze potrzebuje podziału na te dwie części:

• pozycja faktury sama mówi, czym jest („… – Kapitał”, „… – Odsetki”) — wtedy liczy się to, co jest na fakturze,
• w przeciwnym razie AUTOPILOT szuka w harmonogramie raty najbliższej dacie faktury (sprzedaży, a bez niej wystawienia), najwyżej miesiąc od niej. Faktura z 28 lipca rozlicza więc ratę z 1 sierpnia. Część kapitałowa jest z harmonogramu, a odsetki to reszta kwoty netto z faktury.

Ile faktura może różnić się od raty z harmonogramu, zależy od oprocentowania:

• WIBOR + marża — rata zmienia się razem z WIBOR-em, a różnica to odsetki. Kapitał spłaca auto zgodnie z harmonogramem, więc reszta kwoty z faktury jest częścią odsetkową. Faktura, która nie pasuje nawet tak (mniej niż kapitał raty albo ponad dwa razy więcej odsetek), to nie ta rata,
• oprocentowanie stałe — rata się nie zmienia, więc faktura musi być ratą z harmonogramu, z dokładnością do zaokrąglenia: co najmniej 1 zł, a przy umowie liczonej ze stopy (także ze stopy dobranej do raty z faktury) tyle, o ile ratę przesuwa zaokrąglenie stopy do 0,01 punktu procentowego — im droższe auto, tym więcej. Przy harmonogramie wczytanym z umowy to 1 zł. Większa różnica znaczy, że harmonogram nie pasuje do umowy — cena auta, opłata wstępna albo oprocentowanie są inne — i AUTOPILOT nie wpisze jej w odsetki na oko. Powód przy pozycji mówi, jaka jest różnica i ile wynosi zaokrąglenie.

„Brak danych” zamiast zgadywania

Gdy podziału raty nie ma ani na fakturze, ani w harmonogramie — harmonogram z umowy podaje ratę tylko kwotą, faktura nie pasuje do raty albo w harmonogramie nie ma raty w ciągu miesiąca od daty faktury — koszt tej raty jest „brak danych”. VAT odliczamy od razu, a koszt doliczymy, gdy będą dane. Na jednostce zobaczysz kartę „KUP: brak danych w … fakturach” z listą pozycji i powodem przy każdej — co poprawić: datę rozpoczęcia umowy, warunki leasingu, harmonogram z kolumnami kapitału i odsetek albo, przy WIBOR-ze, stawkę („Przelicz wg WIBOR”).

To samo widać w Warsztacie danych. W rachunku wyników miesiąc, w którym rata nie ma podziału, ma w komórce „brak danych” — w wierszach odsetek, kosztów operacyjnych, EBITDA, marży EBITDA i EBIT, a także w kwartale, w „Razem”, w „% przychodu” i w kolumnach porównania, które ten miesiąc obejmują — zamiast kwoty zaniżonej o brakujące odsetki. Kreska zostaje dla miesiąca bez raty (przed umową albo po niej): tam odsetek nie ma. Opis wiersza, dymek nad komórką i kafel okresu wymieniają umowę z miesiącami, np. „Brak danych o odsetkach w części miesięcy: Leasing — Skoda: 2026-02”. Wynik przed opodatkowaniem zostaje policzony — odsetki oddane w EBITDA odchodzą w nim z powrotem. Eksport rachunku do CSV i do schowka wpisuje w takie komórki tekst „brak danych”, a nie puste pole, więc suma kolumny w arkuszu nie liczy luki jako 0. Tabela przestawna i wykres zostawiają takie komórki puste, a pod spodem podają miarę, miesiące i umowę; odpowiedzi Kopilota wymieniają umowę z miesiącami i wiersze, które w tych kolumnach są puste. Rachunek zawężony do innej jednostki, kategorii albo kontrahenta tej luki nie pokazuje — jego liczby od tej umowy nie zależą.

Korekty, wykup i ryczałt

• Faktura korygująca przychodzi często tygodnie albo miesiące po racie, którą koryguje — dlatego AUTOPILOT nie bierze raty najbliższej dacie korekty. Ratę wskazuje faktura korygowana, gdy korekta jest z nią powiązana, a w przeciwnym razie numer raty z pozycji („Korekta raty leasingowej nr 5” to piąta rata po dacie rozpoczęcia umowy). Korekta całej raty bierze jej kapitał i odsetki oraz limit wartości auta, z którym rata weszła w koszty — także gdy sama jest wystawiona w następnym roku — więc zdejmuje dokładnie ten koszt i odliczony VAT, które zaksięgowała faktura korygowana, kwotami z minusem, a nie zerem. Tak samo pozycja, która sama podaje swoją część („Korekta raty nr 1 - Kapitał”): kapitał korekty z 2026 roku do raty z 2025 roku idzie limitem z 2025 roku, więc rata i jej korekta dają razem 0. Limit, z którym rata weszła w koszty, to limit z dnia faktury korygowanej: rata z 1.01.2026 zafakturowana 28.12.2025 weszła z limitem z 2025 roku. Korekta powiązana z fakturą korygowaną zna ten dzień. Korekta bez powiązania zna tylko numer raty — gdy faktura tej raty mogła być wystawiona przed zmianą limitu albo po niej (rata blisko 1.01.2026), kapitał korekty jest „brak danych” z prośbą o powiązanie korekty z fakturą korygowaną. Odsetki podane osobną pozycją zostają znane, chyba że na tej samej korekcie jest kapitał tej raty — wtedy, jak przy każdej parze pozycji jednej raty, do kosztów nie wchodzi żadna z nich.
• Korekta z parą pozycji — rata „przed korektą” z minusem i rata „po korekcie” z plusem — rozlicza obie jako ratę korygowaną, z jej podziałem i limitem. Gdy kwoty są takie same, koszt i VAT korekty wynoszą 0; przy WIBOR-ze, gdy rata po korekcie ma wyższe odsetki, korekta dolicza tylko koszt i VAT tej różnicy. Pozycja „po korekcie” nie trafia do raty najbliższej dacie korekty. Pozycje bez słowa „korekta” też są taką parą, gdy podają ten sam numer raty („Rata leasingowa nr 1” z minusem i z plusem). Koszt korekty to obie pozycje razem: gdy jedna z nich jest „brak danych” (np. przy stałym oprocentowaniu rata po korekcie różni się od raty z harmonogramu o 50 zł), do kosztów nie wchodzi żadna — obie są na liście „brak danych”, a nie sama rata zdjęta z minusem. Tak samo, gdy obok jest cała rata z drugim znakiem, o której nie wiadomo, której raty dotyczy: może być parą.
• Na zwykłej fakturze raty z dodatkową pozycją korekty („Rata leasingowa nr 6” i „Korekta raty nr 3” albo „Korekta raty nr 6” na −15 zł) rata bez słowa „korekta” zostaje ratą z dnia faktury — z limitem wartości auta z dnia faktury, jak na każdej zwykłej fakturze — a korektą jest tylko pozycja korekty. Pozycja poniżej kapitału raty to korekta jej części, a nie para dla całej raty.
• Korekta raty bez numeru raty (i bez powiązanej faktury) trafia do „brak danych” z powodem. Gdy zdejmuje całą ratę (co najmniej kapitał raty z dnia faktury), „brak danych” jest też każda rata z plusem bez słowa „korekta” na tej fakturze („Rata leasingowa” z minusem i z plusem, „Opłata leasingowa za 02/2026” obok zwrotu raty): może być ratą po korekcie, a nie wiadomo której. Gdy zdejmuje tylko część raty (np. −15 zł), rata z plusem zostaje ratą z dnia faktury. Korekta części raty (np. −15 zł odsetek po zmianie WIBOR-u albo ±50 zł ceny) też trafia do „brak danych”: powód mówi, której raty dotyczy i jakie są obie kwoty („korekta części raty nr 3 (15,00 zł z … zł) — pozycja nie mówi, czy koryguje kapitał, czy odsetki”), bo od tego zależy koszt — a cała rata obok niej zostaje w kosztach. Przy aucie używanym wyłącznie w firmie i w limicie wartości taki podział nic nie zmienia — wtedy koszt korekty jest znany. Odliczony VAT korekta zdejmuje od razu.
• Leasing finansowy — kosztem jest tam amortyzacja auta i część odsetkowa raty. Amortyzacji AUTOPILOT jeszcze nie liczy, więc koszt podatkowy opłaty wstępnej i rat leasingu finansowego to „brak danych” — nigdy same odsetki: VAT odliczamy, paliwo i ubezpieczenie liczą się jak przy każdym aucie, a PIT i zdrowotna od miesiąca pierwszej takiej faktury są „nieznane”, z nazwą umowy w zdaniu przy podatku. „Nadchodzące płatności” i Przepływ nie liczą tych zaliczek i mówią, że to leasing finansowy (amortyzacji jeszcze nie liczymy) — z tym powodem, nie z brakiem podziału raty. Harmonogram pokazuje koszt rat jako „brak danych”, a „Koszt efektywny” — bez kwoty. Formularz pyta o rodzaj leasingu tylko przy szkicu z faktur i przy umowie zapisanej wcześniej jako finansowa; jeśli Twoja umowa jest operacyjna, zmień jej rodzaj w warunkach umowy.
• Wykup to cena auta, a nie opłata leasingowa — nie jest kosztem raty. Auto wykupione do firmy rozliczasz jak zakup auta, a nie jak ratę.
• Ryczałt nie ma kosztów: raty leasingu nie zmniejszają podatku, odliczasz tylko VAT. Jednostka pokazuje wtedy koszt podatkowy 0.

Rata na liście płatności, zanim przyjdzie faktura

Faktura raty jest na pulpicie w „Najbliższych 30 dniach” i w „Nadchodzących płatnościach” od dnia, w którym trafi do AUTOPILOTA. Wcześniej rata stoi tam tylko wtedy, gdy jej kwota i dzień są pewne:

• umowa jest zapisana, a nie jest szkicem wykrytym z faktur;
• oprocentowanie jest stałe — rata przy WIBOR-ze zmienia się z każdym fixingiem;
• ostatnia faktura raty zgadza się z harmonogramem co do grosza, a jej termin płatności to dzień raty z harmonogramu;
• każda rata od tej faktury do dziś ma swoją fakturę.

Wtedy na liście stoi każda następna rata z harmonogramu: nazwa jednostki, leasingodawca i „rata leasingu 14 z 35”, z kwotą brutto i dniem z harmonogramu. Kliknięcie otwiera jednostkę leasingu. Gdy faktura raty przyjdzie, zastępuje ją na liście: nieopłacona stoi jako faktura, opłacona znika.

Jeśli którykolwiek warunek nie jest spełniony, rata pojawia się dopiero z fakturą. Przy umowie z WIBOR-em albo z harmonogramem, który różni się od faktur choćby o grosz albo o dzień, tak zostaje — AUTOPILOT nie wstawia raty „na oko”. Żeby raty stały na liście wcześniej, wczytaj harmonogram od leasingodawcy z terminami płatności (sekcja „Dobre praktyki”).

Przepływ, „Możesz dziś ruszyć” i Koszty stałe idą tą samą regułą, ale patrzą dalej niż na 30 dni, więc niepewnej raty nie pomijają. Pominięta rata podniosłaby kwotę, którą możesz ruszyć, o pieniądze, które i tak zejdą z konta. Pewna rata stoi w swoim dniu z harmonogramu. Niepewna stoi z kwotą i w dniu terminu ostatniej faktury raty, z dopiskiem „szacunek z ostatniej faktury”, a harmonogram mówi tylko, w których miesiącach są raty. Umowa bez żadnej faktury raty zostaje przy harmonogramie z dopiskiem „szacunek z harmonogramu”. Koszt podatkowy rat w prognozie zaliczek PIT dalej liczy się z harmonogramu.

WIBOR: stawka z datą fixingu

Przy umowie WIBOR + marża w sekcji Umowa widzisz stawkę WIBOR, z której liczy się harmonogram, razem z dniem fixingu („z dnia …”). AUTOPILOT pobiera stawki WIBOR co miesiąc i zapisuje przy nich dzień fixingu — ostatni dzień roboczy, a przed godziną 11:00 dzień roboczy poprzedni — a nie dzień pobrania.

Nowy fixing trafia do umowy tylko wtedy, gdy klikniesz „Przelicz wg WIBOR” (albo sam wpiszesz stawkę w Edytuj). Samo otwarcie jednostki, przeliczenie planu według nowych zasad czy zmiana sposobu używania auta zostawiają stawkę, którą umowa ma — harmonogram nie zmienia się za Twoimi plecami.

Dobre praktyki

• Wczytaj harmonogram od leasingodawcy, jeśli podaje kapitał i odsetki osobno — wtedy koszt każdej raty jest znany bez modelu.
• Sprawdź datę rozpoczęcia umowy, gdy faktury lądują w „brak danych” z powodem „w harmonogramie nie ma raty w ciągu miesiąca od daty faktury”.
• Na stałym oprocentowaniu porównaj ratę z faktury z ratą w sekcji Harmonogram — różnica większa niż zaokrąglenie to zwykle inna cena auta albo opłata wstępna w umowie.
• Przy WIBOR-ze kliknij „Przelicz wg WIBOR” po zmianie stawki u leasingodawcy — i sprawdź datę fixingu przy stawce.
• Na skali podaj próg podatkowy, żeby zobaczyć oszczędność na PIT.

Środki trwałe

Laptop za 12 300,00 zł nie jest kosztem w miesiącu zakupu. Rzecz o wartości początkowej powyżej 10 000 zł, którą będziesz używać dłużej niż rok, to środek trwały: do kosztów wchodzi co miesiąc odpis amortyzacyjny — część ceny według rocznej stawki z ustawy. Gdyby cała faktura poszła w koszty od razu, zaliczka PIT w miesiącu zakupu wyszłaby za niska, a w kolejnych latach za wysoka.

Skąd AUTOPILOT wie, że faktura może być środkiem trwałym

Otwórz fakturę zakupu w Fakturach. Gdy jej wartość początkowa przekracza 10 000 zł, w podglądzie pod jednostką i kategorią zobaczysz podpowiedź z kwotą i przyciskiem Amortyzuj jako środek trwały.

Wartość początkowa to cena zakupu dla podatku: netto plus VAT, którego nie odliczasz. U czynnego podatnika VAT to zwykle netto, u zwolnionego z VAT — brutto. AUTOPILOT bierze ją z faktury, tą samą regułą, którą liczy koszt podatkowy faktury.

Podpowiedź nie znaczy, że to na pewno środek trwały. Usługa, towar na sprzedaż czy faktura podwykonawcy to zwykły koszt, nawet gdy jest wysoka — wtedy zostaw podpowiedź bez odpowiedzi.

Zrzut ekranu

Jak założyć środek trwały

Kliknij Amortyzuj jako środek trwały. Formularz rozwija się w tym samym miejscu podglądu faktury:

1. Nazwa — AUTOPILOT wpisuje pierwszą pozycję faktury; popraw ją, jeśli trzeba.
2. Co to jest — rodzaj rzeczy wybiera roczną stawkę z ustawy:
   • komputer, laptop, monitor — 30% rocznie (KŚT 491, 40 odpisów),
   • meble i wyposażenie biura — 20% rocznie (grupa 8 KŚT, 60 odpisów),
   • licencja na program — 50% rocznie (co najmniej 24 miesiące, art. 22m),
   • inna rzecz — wpisujesz stawkę z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych albo stawkę indywidualną dla rzeczy używanej (art. 22j).
3. Koszt — Co miesiąc odpis (amortyzacja liniowa) albo Jednorazowo.
4. Pierwszy odpis — miesiąc po tym, w którym rzecz trafiła do ewidencji środków trwałych. AUTOPILOT podstawia miesiąc po fakturze; jeśli zacząłeś używać rzeczy później, przesuń go.

Pod polami od razu widać plan: ile odpisów, po ile i do kiedy, z podziałem na lata. Gdy stawka nie dzieli wartości równo, ostatni odpis jest mniejszy — suma odpisów zawsze równa się wartości początkowej co do grosza.

Zapisz zakłada środek trwały jako jednostkę pod jednostką faktury (albo pod firmą) i przenosi do niej fakturę. Sumy jednostki nadrzędnej się nie zmieniają, bo jednostka liczy też swoje podjednostki.

Zrzut ekranu

Co zmienia się w podatkach

Na skali i podatku liniowym:

• faktura zakupu wychodzi z kosztów miesiąca, w którym weszła,
• w każdym miesiącu amortyzacji kosztem jest odpis,
• zaliczki PIT i składka zdrowotna w Nadchodzących płatnościach, rok podatkowy w kaflu „Podatki”, Warsztat i Rentowność liczą z odpisami,
• VAT z faktury odliczasz jak dotąd — amortyzacja nie zmienia VAT-u.

W pełnym miesiącu zawieszenia działalności odpisu się nie robi, a plan przesuwa się o ten miesiąc.

Odpisy liczą się też tam, gdzie patrzysz w przyszłość:

• Strona jednostki — także jednostki podrzędnej, np. projektu, pod którym stoi laptop: wykres, PIT miesiąca i prognoza biorą odpis, a nie całą fakturę.
• Plan w Warsztacie — każdy rok planu od roku zakupu ma odpisy jako koszt podatkowy: PIT i zdrowotna planu są niższe, a koszty planu i „na rękę” się nie zmieniają, bo odpis nie wychodzi z konta.
• Symulacja — kolejne lata dostają odpisy jako koszt podatkowy, a średnie koszty z historii nie liczą zakupu środka trwałego (to wydatek jednorazowy, nie koszt, który się powtarza).
• Warsztat — miara „Koszty KUP” pokazuje odpisy w ich miesiącach, a zakup środka liniowego ma w niej 0,00 zł; miara „Koszty” zostaje przy całej fakturze.

Na ryczałcie koszty nie zmniejszają podatku, więc amortyzacja nic nie zmienia — podpowiedzi przy fakturze wtedy nie ma.

Jednorazowo

Odpis jednorazowy zostawia całą kwotę w kosztach miesiąca faktury. Wybierz go tylko wtedy, gdy masz do niego prawo:

• jesteś małym podatnikiem albo to rok rozpoczęcia działalności — odpis jako pomoc de minimis, bez aut osobowych (art. 22k ust. 7),
• albo to nowa rzecz z grup 3–6 i 8 KŚT o wartości do 100 000 zł (art. 22k ust. 14).

Środek trwały z odpisem jednorazowym i tak warto zapisać: masz go w ewidencji, a podpowiedź przy fakturze znika.

Strona środka trwałego

Środek trwały jest jednostką w drzewie Jednostek. Jego strona wygląda jak raport:

• okładka: rodzaj, stawka i to, ile odpisów zostało. Pasek pokazuje odpisy od pierwszego do ostatniego, z dzisiejszym miejscem. Pod nim stoją trzy liczby: Zostało do odpisania, Odpis miesięczny z miesiącem następnego odpisu i Odpisane z procentem wartości początkowej;
• Amortyzacja: odpisane i do odpisania w jednym pasku, wartość początkowa z numerem faktury, odpisy w kosztach bieżącego roku, stawka i ostatni odpis, a pod nimi odpisy rok po roku z wartością, która zostaje na koniec każdego roku;
• Wskaźniki i Dokumenty jak na innych jednostkach.

Odpis za miesiąc liczy się jako zrobiony po końcu tego miesiąca: 9 listopada odpis za październik jest już odpisany, a listopadowy jest następny. Przycisk Zmień odpisy otwiera podgląd faktury zakupu z formularzem „Środek trwały”.

Zmiana i usunięcie

Przy fakturze ze środkiem trwałym podgląd pokazuje jego nazwę i plan odpisów z przyciskiem Zmień. Formularz rozwija się znowu: zmienisz w nim rodzaj, stawkę i pierwszy odpis. Usuń zwraca fakturę do jednostki, w której była, i znów cała faktura jest kosztem.

Przypomnienie na pulpicie

Faktura zakupu z ostatnich trzech miesięcy o wartości ponad 10 000 zł, bez środka trwałego, trafia do „Do uwagi” na pulpicie (i do maila z nowymi sygnałami): „Środek trwały? …” z linkiem do faktury. Usługę albo towar na sprzedaż odrzuć przyciskiem przy sygnale — wtedy nie wraca. Sygnał znika sam, gdy zapiszesz środek trwały.

Z Kopilotem i w Claude

Kopilot widzi środki trwałe i faktury zakupu ponad 10 000 zł z ostatnich 12 miesięcy bez środka (narzędzie fixed_assets) — z pozycjami, po których rozpozna, czy to rzecz, czy usługa. Zapyta o rodzaj i miesiąc pierwszego odpisu, a zapisze tym samym zapisem co okno (fixed_asset_save). O jeden środek — ile odpisano, ile zostało, ile wejdzie w koszty w tym roku — pytasz narzędziem fixed_asset_report, które liczy tą samą funkcją co strona środka. Liczby w rozmowie, w oknie i na stronie są te same co do grosza.

Czego jeszcze nie liczymy

• Samochodu osobowego — odpis auta ma limit wartości (art. 23 ust. 1 pkt 4), którego ta amortyzacja jeszcze nie liczy. Auto w leasingu opisuje strona Leasing auta.
• Amortyzacji degresywnej — tylko liniowa i jednorazowa.
• Środka trwałego z kilku faktur (zakup plus montaż) albo z części faktury — wartością początkową jest jedna cała faktura.

Dobre praktyki

• Załóż środek trwały w miesiącu zakupu — zaliczka PIT za ten miesiąc policzy się od razu dobrze.
• Przy rzeczy używanej sprawdź stawkę indywidualną: komputer używany wcześniej co najmniej 6 miesięcy, o wartości do 25 000 zł, możesz amortyzować przez 24 miesiące, czyli 50% rocznie (rodzaj „inna rzecz”).
• Zapytaj Kopilota o przegląd dużych zakupów z ostatniego roku — wskaże faktury, które mogły trafić w koszty w całości.