Stałe płatności

Wszystkie stałe koszty Twojej firmy znajdziesz w menu głównym, w pozycji Koszty stałe. Nie musisz prowadzić transakcji: koszty z faktur pojawiają się tu same. Na górze ekranu stoi jedna liczba: ile stałe koszty zabierają Ci miesięcznie. Pod nią jest lista pozycji, z których ta liczba się składa.

Przykład: czynsz 2 000 zł co miesiąc, księgowość 400 zł co miesiąc i domena 1 200 zł raz w roku dają razem 2 500 zł miesięcznie. Domena liczy się tu jako 100 zł, bo opłaty kwartalne i roczne są przeliczone na miesiąc, żeby dało się je porównać z resztą.

Do tej samej listy prowadzą też skróty: Faktury → Koszty stałe w menu bocznym Faktur i karta Koszty stałe na dashboardzie. Karta pokazuje sumę na miesiąc, utrzymanie firmy z ZUS i najbliższą płatność, a także ostrzega, gdy jakiś koszt może być liczony dwa razy.

Utrzymanie firmy

Pod sumą kosztów stałych stoi druga liczba: ile kosztuje utrzymanie firmy w miesiącu, czyli koszty stałe plus ZUS. Przykład: koszty stałe 2 649 zł i ZUS za wrzesień 2 359 zł dają 5 008 zł miesięcznie. ZUS jest liczony tak samo jak w „Nadchodzących płatnościach”. Jeśli wpisałeś tam własną kwotę ZUS, liczy się ta kwota. PIT i VAT zależą od przychodu, więc do tej liczby ich nie doliczamy.

Stałe wydatki prywatne

Stałe wydatki prywatne mają osobną listę w Transakcje → Prywatne → Stałe. Działa jak lista firmowa, tylko czyta wyciągi z kont, które mają Typ konta: Prywatne. Netflix, Spotify, telefon czy siłownia pojawiają się tam same, gdy ta sama płatność powtórzy się co najmniej trzy razy w regularnym rytmie. Obok są płatności dodane przez Ciebie jako cykliczne i ten sam kalendarz na 12 miesięcy.

Przykład: Netflix za 49 zł trzeciego dnia miesiąca i Spotify za 23,99 zł dziesiątego dają 72,99 zł miesięcznie, a kalendarz pokazuje obie płatności w każdym z najbliższych miesięcy.

Kwota na liście prywatnej to to, co zeszło z konta, bez podziału na netto i VAT. Ołówkiem zaplanujesz nową cenę od wybranego dnia albo koniec umowy, a gdy anulujesz subskrypcję, wyłączysz ją z prognozy. Transakcje zostają nietknięte.

Wydatki prywatne nie wchodzą do kosztów firmy, do prognozy salda firmy ani do zaliczek PIT i VAT. Subskrypcja opłacana z konta firmowego jest dla AUTOPILOTA kosztem firmy, dopóki nie oznaczysz jej jako prywatnej (opis niżej).

Prywatne wydatki z konta firmowego

Jeśli płacisz firmową kartą za coś prywatnego, np. Netflix, AUTOPILOT najpierw uzna to za koszt firmy, bo przyszło z konta firmowego. Netflix trafi wtedy do firmowych kosztów stałych i do prognozy kosztów. Żeby to poprawić:

1. Otwórz Koszty stałe w menu głównym.
2. Przy pozycji wykrytej z wyciągów kliknij domek (To wydatek prywatny, nie koszt firmy).
3. Potwierdź. Okno powie, co się stanie, zanim cokolwiek się zmieni.

Co się dzieje po potwierdzeniu:

• Płatności do tego odbiorcy z kont firmowych przechodzą do prywatnych: te już zaimportowane i każda z kolejnych wyciągów. Zwrot od tego samego odbiorcy przechodzi razem z nimi.
• W firmie zostaje płatność dopasowana do faktury albo przypisana do jednostki. To było Twoje świadome powiązanie z firmą.
• Pozycja trafia na prywatną listę stałych wydatków i znika z firmowej.
• Prognoza salda liczy ją jako wypłatę dla siebie. Pieniądze wyszły z firmy naprawdę, tylko w formie zakupu, a nie przelewu. Szczegóły są na stronie Prognoza cashflow.

Przykład: Netflix za 49 zł trzeciego dnia miesiąca z firmowej karty. Po oznaczeniu znika z firmowych kosztów stałych i z prognozy kosztów, pojawia się na prywatnej liście, a przy przelewach do siebie po 8 000 zł miesięcznie prognoza salda odejmuje 8 049 zł.

Odbiorcy oznaczeni jako prywatni mają na liście firmowej sekcję Prywatne z konta firmy. Strzałka przy odbiorcy (Wróć do kosztów firmy) cofa decyzję: płatności z kont firmowych wracają do firmy. Płatności z konta prywatnego zostają prywatne, bo to wynika z konta, nie z Twojej decyzji.

Oznaczyć można tylko pozycję z wyciągów. Koszt wykryty z faktur ma dokument wystawiony na firmę, więc domku przy nim nie ma.

Pojedyncze płatności przeniesiesz bez oznaczania całego odbiorcy. W widoku Transakcje zaznacz transakcje i wybierz na pasku Prywatne (zakup prywatny z konta firmowego) albo Firmowe (zakup firmowy z konta prywatnego). Podatki i przelewy zostają tam, gdzie są, a do prywatnych nie przejdzie płatność dopasowana do faktury ani przypisana do jednostki. Komunikat po przeniesieniu mówi, ile takich pominięto.

Zrzut ekranu

Trzy liczby pod sumą

• Najbliższe 12 miesięcy. Ile stałe koszty zabiorą w ciągu roku według prawdziwego kalendarza płatności. Tu domena za 1 200 zł liczy się raz, w miesiącu, w którym ją płacisz, a nie po 100 zł co miesiąc.
• Najbliższa płatność. Co i kiedy zejdzie z konta jako pierwsze.
• Część przychodu. Jaką część średniego przychodu netto z trzech ostatnich zamkniętych miesięcy zabierają stałe koszty. Przy przychodzie 20 000 zł miesięcznie i stałych kosztach 2 650 zł to 13,3%. Gdy w tych miesiącach nie było faktur sprzedażowych, tej liczby nie pokazujemy.

Kalendarz na 12 miesięcy

Wykres pokazuje, ile stałe koszty zabiorą w każdym z najbliższych dwunastu miesięcy, z podziałem na pozycje dodane przez Ciebie, wykryte z dokumentów i raty leasingu. Widać na nim miesiące, w których przychodzą opłaty roczne. Pod wykresem jest zdanie o najdroższym miesiącu i o pozycji, która go podbija, na przykład: „Najdroższy będzie marzec 2027: 5 399 zł, o 1 500 zł więcej niż zwykły miesiąc. Największa pozycja to Ubezpieczenie OC firmy”.

Na górze każdego słupka, osobnym kolorem, są ZUS, PIT i VAT z terminem płatności w tym miesiącu. Kwoty pochodzą z tego samego wyliczenia co „Nadchodzące płatności” na dashboardzie. Przy rozliczeniu kwartalnym VAT pojawia się raz na kwartał, w miesiącu po nim: w styczniu, kwietniu, lipcu i październiku. Za okresy, których jeszcze nie zafakturowałeś, PIT i VAT liczymy z prognozy przychodu Twoich jednostek, więc dalsze miesiące to szacunek, który zastąpią faktury. Podatki już zapłacone są pominięte, a jeśli poprawiłeś kwotę, widać Twoją. Podatki pokazujemy, żeby słupek mówił, ile naprawdę zejdzie z konta, ale nie doliczamy ich do kosztów stałych. Suma na 12 miesięcy, opis najdroższego miesiąca i tryb Planuj liczą same koszty stałe, a podpowiedź nad słupkiem pokazuje obie liczby: „Koszty stałe” i „Razem z podatkami”.

Kliknij miesiąc na wykresie, żeby zobaczyć jego płatności dzień po dniu. Na początku wybrany jest miesiąc najbliższej płatności.

Możliwe koszty okresowe

Koszt płacony raz w roku, na przykład przegląd auta czy ubezpieczenie, wykryje się sam dopiero po trzech fakturach, czyli po trzech latach. Wymiany opon wiosną i jesienią nie wykryje się wcale, bo odstępy między nimi są nierówne. Żeby nie czekać, ekran pokazuje osobno Możliwe koszty okresowe:

• co rok: są dwie faktury od tego samego kontrahenta w odstępie około roku, np. przegląd 150 zł w marcu 2025 i 160 zł w marcu 2026, następny około marca 2027;
• co pół roku: są dwie faktury od tego samego kontrahenta w odstępie 4–8 miesięcy, a ostatnia jest sprzed najwyżej 8 miesięcy, np. opony 220 zł 25.10.2025 i 200 zł 10.04.2026. Następna wymiana wypada około 25.10.2026, czyli rok po poprzedniej jesiennej, bo odstępy wiosna–jesień i jesień–wiosna rzadko są równe;
• może się powtórzyć: była jedna faktura 9–13 miesięcy temu i od tej pory nic, np. PZU 1 800 zł z 12.10.2025, może się powtórzyć około 12.10.2026.

Te pozycje nie wchodzą do żadnej sumy. Jeśli wiesz, że wydatek się powtórzy, dodaj go jako stałą płatność z rytmem co rok, a trafi do kalendarza i sum. Koszt płacony dwa razy w roku dodaj jako dwie takie płatności, np. w kwietniu i w październiku. Nie pokazujemy kwot poniżej 100 zł netto ani kontrahentów, którzy już są na liście kosztów stałych.

Planowanie

Nowy koszt od przyszłego miesiąca

Wynajmujesz biurko w coworkingu od stycznia? Dodaj stałą płatność z datą pierwszej płatności w styczniu. Pozycja dostanie oznaczenie planowana, na wykresie pojawi się od stycznia, a nad listą zobaczysz „Zaplanowane: Coworking od 05.01.2027 (+900 zł/mies.)”. Do sumy miesięcznej wejdzie dopiero wtedy, gdy zacznie się płacić.

Podwyżka od konkretnego dnia

Wynajmujący zapowiedział czynsz 2 200 zł od stycznia? Kliknij ołówek przy czynszu, wpisz 2 200 zł i w polu Nowa kwota obowiązuje od wybierz 1 stycznia. Płatności z października, listopada i grudnia zostaną po 2 000 zł, a od stycznia będą po 2 200 zł. Pod nazwą pozycji zobaczysz „od 10.01.2027: 2 200 zł”.

Symulacja: z czego mogę zrezygnować

Kliknij Planuj. Przy każdej pozycji pojawi się pole wyboru. Odznacz koszty, z których chcesz zrezygnować, a suma, trzy liczby i wykres od razu pokażą, ile zostaje. Przykład: bez telefonu za 99 zł i coworkingu za 900 zł od stycznia wydasz w ciągu 12 miesięcy o 9 288 zł mniej. Odznaczona część zostaje na wykresie jako jasny, przerywany fragment słupka.

Symulacja niczego nie zapisuje. Gdy zdecydujesz, zakończ pozycję dodaną przez siebie przyciskiem Zakończ albo wyłącz wykrytą przyciskiem Nie prognozuj.

Skąd biorą się pozycje na liście

Każda pozycja ma podpisane źródło, bo każdą zmienia się trochę inaczej.

1. Dodane przez Ciebie. Płatność, którą sam wpisałeś jako powtarzalną, na przykład czynsz płacony przelewem bez faktury.
2. Wykryte z faktur i wyciągów. AUTOPILOT uznaje koszt za stały, gdy ten sam kontrahent i ta sama kategoria powtórzą się co najmniej trzy razy w regularnym rytmie (co tydzień, co miesiąc, co kwartał albo co rok). Faktury z KSeF trafiają tu same, niczego nie trzeba wpisywać.
3. Raty leasingu i kredytów. Pochodzą z harmonogramu zapisanego na jednostce leasingu albo kredytu. Kliknięcie w ratę otwiera tę jednostkę.

Zakończone pozycje i koszty, które przestały się pojawiać, są zwinięte na dole w sekcji Zakończone i nieprognozowane. Nie znikają, żebyś widział, co się zmieniło.

Jak dodać stałą płatność

1. Otwórz Koszty stałe w menu głównym i kliknij Dodaj stałą płatność.
2. Formularz otwiera się z zaznaczoną opcją Transakcja cykliczna i rytmem co miesiąc. Wybierz konto, odbiorcę i kwotę jednej płatności.
3. Data transakcji to dzień pierwszej płatności. Od niej liczą się kolejne terminy: czynsz płacony 10. dnia będzie zawsze 10., a płatność ustawiona na 31. wypadnie w krótszych miesiącach na ostatni dzień.
4. Jeśli znasz koniec umowy, wpisz datę końca. Jeśli nie, płatność trwa do odwołania.

AUTOPILOT zapisuje płatności na rok do przodu (przy opłacie rocznej — na trzy lata). Każda z nich w swoim dniu przestaje być zaplanowana i staje się zaksięgowana.

Jednostka

Każdą stałą płatność możesz przypisać do jednostki, na przykład czynsz do „Biuro Kraków”. Wtedy wchodzi do prognozy kosztów tej jednostki, a przy pozycji widać „jednostka: Biuro Kraków”. Bez jednostki koszt liczy się tylko dla całej firmy. Jednostkę zmienisz ołówkiem przy pozycji; zmiana obejmuje płatności od dziś, a zapłacone zostają tam, gdzie były. Koszt wykryty z faktur ma jednostkę swoich faktur („jednostka: Biuro Kraków (z faktur)”), więc zmienia się ją na fakturach.

Jak zmienić, zakończyć albo usunąć

Przykład zmiany ceny: czynsz rośnie od października z 2 000 zł do 2 200 zł. Kliknij ołówek i wpisz 2 200 zł. Płatności od października będą miały nową kwotę, a lipiec, sierpień i wrzesień zostaną z kwotą 2 000 zł, bo tyle wtedy zapłaciłeś.

Pozycje wykryte z faktur zmienia się inaczej, bo ich źródłem są dokumenty:

Faktury zostają nietknięte. Zapisywana jest tylko Twoja decyzja, więc przy kolejnych fakturach pozycja dalej aktualizuje się sama.

Gdy prowadzisz tylko faktury

Nie musisz importować wyciągów ani wpisywać transakcji. Koszt, na który dostajesz fakturę (z KSeF albo dodaną ręcznie), trafia na listę sam po trzech fakturach w regularnym rytmie. Przykład: księgowa wystawia 400 zł netto co miesiąc około 5. dnia. Po trzeciej fakturze na liście pojawia się „Biuro rachunkowe, 400 zł netto, następna ok. 05.10”.

Takie koszty planujesz ołówkiem przy pozycji:

• Podwyżka od konkretnego dnia. Operator zapowiedział 120 zł netto od stycznia zamiast 99 zł. Wpisz 120 zł i datę 1 stycznia. Październik, listopad i grudzień zostaną po 99 zł, od stycznia prognoza liczy 120 zł, a przy pozycji zobaczysz „od 01.01.2027: 120 zł netto”.
• Koniec umowy. Wypowiedziałeś umowę do końca czerwca. Wpisz datę końca, a od lipca koszt znika z prognozy, choć ostatnie faktury są świeże.

Kosztu, na który nie było jeszcze trzech faktur, na przykład nowego biura od stycznia, nie ma z czego wykryć. Taki koszt dodaj jako stałą płatność z datą pierwszej płatności. Gdy przyjdą faktury, AUTOPILOT zapyta, czy to ten sam koszt. Opis jest w następnym rozdziale.

Ten sam koszt na fakturach i jako stała płatność

Czynsz wpisany ręcznie jako stała płatność i faktury od wynajmującego to dwa źródła tego samego kosztu. Bez Twojej decyzji prognoza liczy go dwa razy: 2 000 zł z Twojej pozycji i 2 000 zł z faktur, razem 4 000 zł miesięcznie.

AUTOPILOT pokazuje takie pary nad kalendarzem. Uznaje je za ten sam koszt, gdy zgadza się nazwa (np. „Orange” i „Orange Polska S.A.”) albo gdy zgadza się kwota, rytm i dzień miesiąca w granicach trzech dni. Kwota może być wpisana netto albo brutto. Do wyboru masz trzy przyciski:

W obu pierwszych przypadkach faktury i zapłacone płatności zostają w historii.

Gdzie te płatności widać

• Dashboard → Nadchodzące płatności. Najbliższa płatność każdej pozycji dodanej przez Ciebie, jeśli wypada w ciągu 30 dni. Kliknięcie prowadzi na listę stałych płatności.
• Prognoza salda i zaliczki PIT. Każda pozycja z tej listy wchodzi do prognozy kosztów. Szczegóły są na stronie Prognoza kosztów.

Każdy koszt liczy się w prognozie raz. Płatności dodane przez Ciebie nie trafiają drugi raz do wykrywania, więc czynsz wpisany ręcznie po trzech miesiącach nie pojawi się dodatkowo jako koszt „wykryty”.

Dobre praktyki

1. Ręcznie dodawaj tylko to, czego nie ma na fakturach albo czego faktur jeszcze nie ma. Koszt z faktur wykryje się sam po trzech fakturach. Jeśli masz go też jako stałą płatność, wybierz przy parze, co zostaje, żeby nie liczył się dwa razy.
2. Kończ zamiast usuwać. Jeśli opłata była naprawdę płacona, użyj Zakończ. Historia zostanie i dalej będzie się zgadzać w raportach.
3. Przy zmianie ceny edytuj istniejącą pozycję. Nowa pozycja obok starej policzyłaby ten sam koszt dwa razy.

Ten ekran był wcześniej w Ustawienia → Koszty stałe, a potem w Transakcje → Stałe. Oba stare adresy prowadzą teraz tutaj.