Stałe płatności

Wszystkie stałe koszty — firmowe i prywatne — znajdziesz w menu głównym, w pozycji Koszty stałe. Każdy koszt to jedna stała płatność: czynsz wpisany przez Ciebie (przycisk Dodaj stałą płatność), abonament znaleziony w wyciągach, księgowa z faktur i rata leasingu stoją na jednej liście, pogrupowanej według tego, na co idą. Nie ma osobnych „wykrytych” ani pytań, co z czym połączyć.

Nie musisz prowadzić transakcji: koszty z faktur pojawiają się tu same.

Autopilot porządkuje sam

Koszt, który powtarza się w wyciągach, od razu staje się stałą płatnością — taką samą jak wpisana ręcznie: z nazwą, kwotą ostatniej płatności, rytmem, dniem i kategorią, a płatności z wyciągów są jej historią. Kolejne wyciągi rozliczają ją same. Koszt z faktur zostaje przy fakturach (PIT i VAT liczą się z netto, VAT-u i kosztu podatkowego faktury), ale wygląda i zmienia się tak samo.

Autopilot pilnuje listy w nocy i minutę po każdym imporcie wyciągu:

Reguły w kodzie decydują tam, gdzie wystarczą; model pyta się tylko o to, czego reguła by nie wiedziała, raz na każdy koszt i w cenie planu (AI w tle). Bez środków na AI w tle reguły działają dalej, a koszt czeka na nazwę i kategorię.

Ekran nie wypisuje tych zmian, bo nie musisz ich przeglądać. Koszt z nową ceną ma przy nazwie słowo nowa cena, a o resztę zapytaj Kopilota w aplikacji albo w Claude, np. „co Autopilot zmienił w kosztach stałych?”. Kopilot wymieni zmiany z ostatniego miesiąca i cofnie tę, którą wskażesz. Cofnięcie przywraca to, co było, i zostawia Twoją odpowiedź, żeby Autopilot nie zrobił tego samego drugi raz: cofnięta stała płatność z wyciągów wraca do zwykłych operacji i nie jest już liczona, cofnięte połączenie zostaje dwoma kosztami, cofnięta cena i koniec zostają takie, jakie były.

Okładka: ile kosztuje Cię to, co stałe

Na górze ekranu stoi okładka jak w raporcie „Koszty stałe” w Kopilocie: tytuł („Koszty stałe firmy i domu”, „Koszty stałe firmy” albo „Koszty stałe domu”) i cztery liczby — Dziennie, Miesięcznie, Odkładaj co miesiąc (na opłaty płacone rzadziej niż co miesiąc) i Najbliższe 12 miesięcy według kalendarza płatności. To te same liczby co w raporcie, co do grosza.

Przełącznik Razem / Firma / Dom zmienia listę. Razem (adres /fixed-costs, tu otwiera menu) to firma i dom na jednej liście: rata hipoteki i leasing auta stoją w jednej grupie rat, a każdy koszt mówi w drobnym druku, czyj jest — „Firma” albo „Dom”. To te same liczby co raport przypięty w Kopilocie. Firma stoi pod /fixed-costs/firma, Dom pod /fixed-costs/prywatne; na nich pod liczbami stoi suma firmy i domu razem, z linkiem do „Razem”. Przełącznik Miesiąc / Kwartał / Rok zmienia okres drugiej liczby i sum grup. Kwartał to trzy miesiące, a rok — dwanaście, bo opłaty kwartalne i roczne są już rozłożone po równo na miesiące. Koszty firmy z faktur są netto, wydatki domu — tyle, ile schodzi z konta. Na widoku Firma druga liczba mówi też, jaką część średniego przychodu netto z trzech ostatnich miesięcy zabierają koszty stałe.

Na „Razem” każda akcja przy koszcie działa na jego stronie: zmiana kosztu domu podpowiada jednostki Domu, a „To wydatek prywatny” jest tylko przy płatnościach firmy. Podatki i ZUS, „Utrzymanie firmy” i prognoza wszystkich kosztów należą do firmy, a „Dodaj stałą płatność” zapisuje płatność po stronie konta, które wybierzesz w formularzu.

Za co płacisz co miesiąc

Pod okładką stoi banknot 100 zł z raportu, pocięty na grupy: ile z każdych 100 zł idzie na raty, mieszkanie, biuro czy subskrypcje. Kilka największych grup ma własny plaster, reszta stoi w „Pozostałe”. Pod banknotem jest lista: każda grupa z kwadratem w kolorze swojego plastra, kwotą „ze 100” i sumą w wybranym okresie, a pod nią jej koszty — każdy z logo firmy, której płacisz, rytmem, najbliższą płatnością i kwotą. Przy koszcie nowym stoi nowy, a przy nowej cenie nowa cena.

Pozycje grupują się tak jak paragon raportu: Subskrypcje (firmy oznaczone w katalogu jako subskrypcje i Twoja kategoria z „subskrypcj…” w nazwie), Raty kredytów i leasingu (umowy i kategorie kredytu), potem kategorie — w transakcji, w stałej płatności albo w fakturze. Pozycja bez kategorii stoi w Bez kategorii, dopóki Autopilot albo Ty jej nie nadacie.

Na liście firmy pod grupami stoi wiersz Podatki i ZUS: ile ZUS-u, PIT-u i VAT-u zostało do zapłaty w najbliższych 12 miesiącach, rozłożone na wybrany okres tak samo jak koszty. To prognoza z tego samego silnika co „Nadchodzące płatności”, nie koszt stały — dlatego nie wchodzi do sumy ani do banknotu. Bez ustawień podatkowych tego wiersza nie ma.

Raport „Koszty stałe” w Kopilocie

W Kopilocie, w panelu Raporty, stoi przypięty raport Koszty stałe. Liczy się na żywo z tych samych pozycji co ten ekran, więc kwoty zgadzają się co do grosza, i nie zużywa środków na AI. Raport ma pięć części:

• Paragon miesiąca: wszystkie stałe opłaty firmy i domu w kwocie na miesiąc, z logo firmy, której płacisz, i sumą na dole. Obok banknot 100 zł pocięty na grupy pokazuje, ile z każdych 100 zł idzie na co: kilka największych grup i reszta jako „Pozostałe”. Raty kredytów i leasingu stoją w jednej grupie, subskrypcje w drugiej, a reszta w Twoich kategoriach nadrzędnych, na przykład Mieszkanie, Styl życia, Dzieci. Gdy wszystkie koszty leżą pod jedną kategorią, paragon schodzi o poziom niżej. Grupa z jedną pozycją nie powtarza jej kwoty w „razem”. Pod opłatą płaconą rzadziej niż co miesiąc stoi drugi wiersz z rytmem i kwotą jednej płatności. Koszt firmy z faktury stoi bez VAT-u, który odliczasz, jak na tym ekranie, a pod nim „z konta” z VAT-em, tak jak w banku. Przełącznik Grupuj układa paragon według rodzaju, firmy i domu albo tego, jak często płacisz.
• Subskrypcje: opłaty do firm, które katalog Autopilota oznacza jako subskrypcje (Netflix, Spotify, JetBrains), i pozycje z Twojej kategorii o nazwie z „subskrypcj…” (np. „Subskrypcje prywatne”), jako bańki wielkości kwoty w kolorze kategorii. Kliknij bańkę, a raport powie, ile zostaje Ci bez niej miesięcznie, rocznie i przez 10 lat. Kilka subskrypcji z jednej kategorii naraz i te, za które przestałeś płacić, raport wymienia osobno. Rachunki za prąd, gaz, ciepło, wodę, telefon i internet też wracają co miesiąc, ale subskrypcjami nie są: stoją w swoich kategoriach.
• Odkładaj co miesiąc: kwota, którą warto odkładać co miesiąc na opłaty płacone rzadziej (co 2 miesiące, co kwartał, raz w roku), a pod nią z czego się składa: każda taka opłata z rytmem, najbliższą płatnością i częścią na miesiąc. Niżej zegar roku: każdy dzień najbliższych 12 miesięcy jako promień, długość to kwota tego dnia, i najdroższy dzień miesiąca.
• 10 lat: suma kosztów stałych przy dzisiejszych cenach, do znanych końców umów i opłat. Przebite bańki subskrypcji rysują na krzywej drugą linię.
• Zmiany: opłaty nowe, nowe ceny i opłaty zakończone z ostatnich 90 dni oraz końce umów i nowe ceny w najbliższym roku. Nowa jest opłata, której pierwszą płatność widać w wyciągu z tego okresu. Seria dodana przez Ciebie nie jest nowa tylko dlatego, że wpisałeś ją niedawno. Nową cenę raport podaje, gdy wyciąg pokazuje dwie płatności z rzędu w nowej kwocie. Zakończona jest opłata, której nikt już nie płaci. Seria zakończona, bo tę samą płatność wyciągi pokazują jako koszt wykryty (ta sama firma), nie jest zakończoną opłatą. Płatności w różnych kwotach, na przykład w restauracji odwiedzanej co miesiąc, nie były kosztem stałym, więc nie kończą się w raporcie. Przy każdej zmianie stoi kategoria, w której była opłata. Pod nimi stoi alarm pełzających podwyżek (niżej): Droższe niż rok temu z płatnością sprzed roku i dzisiejszą, kosztem rocznym i tym, o ile więcej zapłacisz w roku, osobno dla firmy i domu, oraz Pobrane dwa razy z obiema datami i nadpłatą.

Przy każdej części jest ✦ Zapytaj: pytanie idzie do rozmowy z Kopilotem obok raportu. W Claude i ChatGPT te same liczby daje narzędzie fixed_costs z zakresem ALL.

Na ekranie Koszty stałe, pod listą, stoją trzy małe podglądy raportu — Subskrypcje, Najdroższy miesiąc i Przez 10 lat. Kliknięcie otwiera raport na tej części. Kalendarz płatności, bańki subskrypcji i krzywa 10 lat są w raporcie, nie na ekranie.

Lista jednej strony

Każda pozycja ma logo firmy, której płacisz; pozycja bez logo ma inicjały. Kwoty są czarne, bez minusa — na ekranie samych kosztów czerwień niczego by nie wyróżniała; zielony plus ma tylko stały wpływ. Lista stoi w jednej kolumnie, a każdy koszt zajmuje jedną linię: nazwa, pod nią czyj jest, jak często i kiedy następna płatność, a z prawej kwota. Kliknij koszt, żeby go rozwinąć. Zobaczysz wtedy następną i ostatnią płatność, koniec umowy, jednostkę i kwotę z konta z VAT-em, a pod nimi przyciski z ikoną i nazwą: Zmień od najbliższej płatności, Kategoria, Zakończ od dziś, Historia płatności i Usuń z historią. Naraz rozwinięty jest jeden koszt.

Przykład: czynsz 2 000 zł co miesiąc, księgowość 400 zł co miesiąc i domena 1 200 zł raz w roku dają razem 2 500 zł miesięcznie. Domena liczy się tu jako 100 zł, bo opłaty kwartalne i roczne są przeliczone na miesiąc, żeby dało się je porównać z resztą.

Na dole, zwinięte, stoją Możliwe koszty okresowe, Stałe wpływy i Prognoza wszystkich kosztów — każde z liczbą pozycji.

Do tej samej listy prowadzą też skróty: Faktury → Koszty stałe w menu bocznym Faktur, Transakcje → Firmowe (JDG) → Stałe (lista firmy), Transakcje → Prywatne → Stałe (lista domu) i karta Koszty stałe na pulpicie.

Utrzymanie firmy

Pod sumą kosztów stałych stoi druga liczba: ile kosztuje utrzymanie firmy w miesiącu, czyli koszty stałe plus ZUS. Przykład: koszty stałe 2 649 zł i ZUS za wrzesień 2 359 zł dają 5 008 zł miesięcznie. ZUS jest liczony tak samo jak w „Nadchodzących płatnościach”. Jeśli wpisałeś tam własną kwotę ZUS, liczy się ta kwota. PIT i VAT zależą od przychodu, więc do tej liczby ich nie doliczamy.

Stałe wydatki domu

Stałe wydatki domu mają osobną listę: Koszty stałe → Dom (adres /fixed-costs/prywatne). Działa jak lista firmowa, tylko czyta wyciągi z kont oznaczonych jako Prywatne (pole Firmowe czy prywatne w oknie konta). Netflix, Spotify, telefon czy siłownia stają się tam stałymi płatnościami same, gdy ta sama płatność powtórzy się co najmniej trzy razy w regularnym rytmie. Dodaj stałą płatność na tej liście od razu wybiera Twoje konto prywatne, więc dodany koszt trafia do wydatków domu, a nie do firmy.

Przykład: Netflix za 49 zł trzeciego dnia miesiąca i Spotify za 23,99 zł dziesiątego dają 72,99 zł miesięcznie. Obie płatności są w kalendarzu raportu, w prognozie salda i w nadchodzących płatnościach Budżetu domowego.

Kwota na liście domu to to, co zeszło z konta, bez podziału na netto i VAT.

Wydatki domu nie wchodzą do kosztów firmy, do prognozy salda firmy ani do zaliczek PIT i VAT. Subskrypcja opłacana z konta firmowego jest dla AUTOPILOTA kosztem firmy, dopóki nie oznaczysz jej jako prywatnej (opis niżej).

Prywatne wydatki z konta firmowego

Jeśli płacisz firmową kartą za coś prywatnego, np. Netflix, AUTOPILOT najpierw uzna to za koszt firmy, bo przyszło z konta firmowego. Netflix trafi wtedy do firmowych kosztów stałych i do prognozy kosztów. Żeby to poprawić:

1. Otwórz Koszty stałe w menu głównym.
2. Rozwiń pozycję wykrytą z wyciągów i kliknij To wydatek prywatny.
3. Potwierdź. Okno powie, co się stanie, zanim cokolwiek się zmieni.

Co się dzieje po potwierdzeniu:

• Płatności do tego odbiorcy z kont firmowych przechodzą do prywatnych: te już zaimportowane i każda z kolejnych wyciągów. Zwrot od tego samego odbiorcy przechodzi razem z nimi.
• W firmie zostaje płatność dopasowana do faktury albo przypisana do jednostki. To było Twoje świadome powiązanie z firmą.
• Pozycja trafia na prywatną listę stałych wydatków i znika z firmowej.
• Prognoza salda liczy ją jako wypłatę dla siebie. Pieniądze wyszły z firmy naprawdę, tylko w formie zakupu, a nie przelewu. Szczegóły są na stronie Prognoza cashflow.

Przykład: Netflix za 49 zł trzeciego dnia miesiąca z firmowej karty. Po oznaczeniu znika z firmowych kosztów stałych i z prognozy kosztów, pojawia się na prywatnej liście, a przy przelewach do siebie po 8 000 zł miesięcznie prognoza salda odejmuje 8 049 zł.

Ekran nie wypisuje odbiorców oznaczonych jako prywatni. Zna ich Kopilot: zapytaj go, co wyłączyłeś z kosztów firmy, a na Twoją prośbę cofnie decyzję i płatności z kont firmowych wrócą do firmy. Płatności z konta prywatnego zostają prywatne, bo to wynika z konta, nie z Twojej decyzji.

Oznaczyć można tylko pozycję z wyciągów. Koszt wykryty z faktur ma dokument wystawiony na firmę, więc nie ma przy nim tego przycisku.

Pojedyncze płatności przeniesiesz bez oznaczania całego odbiorcy. W widoku Transakcje zaznacz transakcje i wybierz na pasku Prywatne (zakup prywatny z konta firmowego) albo Firmowe (zakup firmowy z konta prywatnego). Podatki i przelewy zostają tam, gdzie są, a do prywatnych nie przejdzie płatność dopasowana do faktury ani przypisana do jednostki. Komunikat po przeniesieniu mówi, ile takich pominięto.

Możliwe koszty okresowe

Koszt płacony raz w roku, na przykład przegląd auta czy ubezpieczenie, wykryje się sam dopiero po trzech fakturach, czyli po trzech latach. Wymiany opon wiosną i jesienią nie wykryje się wcale, bo odstępy między nimi są nierówne. Żeby nie czekać, ekran pokazuje osobno Możliwe koszty okresowe:

• co rok: są dwie faktury od tego samego kontrahenta w odstępie około roku, np. przegląd 150 zł w marcu 2025 i 160 zł w marcu 2026, następny około marca 2027;
• co pół roku: są dwie faktury od tego samego kontrahenta w odstępie 4–8 miesięcy, a ostatnia jest sprzed najwyżej 8 miesięcy, np. opony 220 zł 25.10.2025 i 200 zł 10.04.2026. Następna wymiana wypada około 25.10.2026, czyli rok po poprzedniej jesiennej, bo odstępy wiosna–jesień i jesień–wiosna rzadko są równe;
• może się powtórzyć: była jedna faktura 9–13 miesięcy temu i od tej pory nic, np. PZU 1 800 zł z 12.10.2025, może się powtórzyć około 12.10.2026.

Te pozycje nie wchodzą do żadnej sumy. Jeśli wiesz, że wydatek się powtórzy, dodaj go jako stałą płatność z rytmem co rok, a trafi do sum i do kalendarza raportu. Koszt płacony dwa razy w roku dodaj jako dwie takie płatności, np. w kwietniu i w październiku. Nie pokazujemy kwot poniżej 100 zł netto ani kontrahentów, którzy już są na liście kosztów stałych.

Planowanie

Nowy koszt od przyszłego miesiąca

Wynajmujesz biurko w coworkingu od stycznia? Dodaj stałą płatność z datą pierwszej płatności w styczniu. Pod grupami zobaczysz ją w części Zaplanowane — dojdą od pierwszej płatności: logo, „co miesiąc · zaczyna się 05.01.2027” i 900,00 zł. Do sumy miesięcznej wejdzie, gdy do pierwszej płatności zostanie nie więcej niż jeden jej rytm (przy płatności co miesiąc — miesiąc).

Podwyżka od konkretnego dnia

Wynajmujący zapowiedział czynsz 2 200 zł od stycznia? Rozwiń czynsz, kliknij Zmień od najbliższej płatności, wpisz 2 200 zł i w polu Nowa kwota obowiązuje od wybierz 1 stycznia. Płatności z października, listopada i grudnia zostaną po 2 000 zł, a od stycznia będą po 2 200 zł. W rozwiniętej pozycji zobaczysz „Od 10.01.2027: 2 200,00 zł”.

Co jeśli zrezygnuję z…

Zapytaj Kopilota w rozmowie albo Claude'a: „ile zaoszczędzę bez Netflixa i siłowni?”. Narzędzie fixed_costs_what_if policzy koszty stałe bez tych pozycji tą samą regułą, którą liczył dawniej przycisk Planuj: ile miesięcznie i przez najbliższe 12 miesięcy teraz, ile bez nich i o ile mniej. Niczego nie zapisuje. Gdy zdecydujesz, zakończ pozycję przy jej wierszu albo poproś o to Kopilota.

Alarm pełzających podwyżek

Raz w miesiącu Autopilot porównuje każdy koszt stały z nim samym sprzed roku: ostatnią płatność z wyciągu (w firmie także koszt z faktur, netto jak na liście) z płatnością sprzed 12 miesięcy. Gdy jest drożej, w „Do zrobienia” na pulpicie pojawia się alarm, osobno dla firmy i dla domu. Alarm wymienia trzy największe podwyżki, a przy każdej podaje płatność rok temu i teraz, zmianę w procentach i o ile więcej zapłacisz w roku. Podaje też, ile te koszty kosztują rocznie teraz.

Ten sam alarm zgłasza płatności pobrane dwa razy: dwie płatności jednego kosztu w tej samej kwocie, bliżej niż pół jego rytmu (np. Spotify 5 i 7 października). Taką nadpłatę odzyskujesz u dostawcy albo w banku.

Alarm porównuje tylko to, co pokazują wyciągi i faktury:

• koszt młodszy niż rok nie ma z czym się porównać i alarm go pomija;
• koszt płacony częściej niż raz na kwartał musi mieć nową cenę w dwóch ostatnich płatnościach z rzędu — jeden wyższy rachunek za prąd to jeszcze nie podwyżka;
• raty leasingu i kredytów zostają poza alarmem, bo ich kwoty wynikają z umowy.

Pełną listę pokazuje raport „Koszty stałe” w części Zmiany, a w rozmowie Kopilot i Claude przez narzędzie fixed_costs_creep („co mi podrożało?”, „czy coś pobrało się dwa razy?”). Kopilot sprawdzi też, czy podwójna płatność nie jest jedną operacją zapisaną dwa razy (duplicate_operations), i policzy, ile zostanie po rezygnacji (fixed_costs_what_if).

Skąd biorą się pozycje na liście

1. Stałe płatności. Wpisane przez Ciebie (czynsz płacony przelewem bez faktury) i te, które Autopilot zrobił sam z wyciągów. AUTOPILOT uznaje koszt za stały, gdy ten sam kontrahent i ta sama kategoria powtórzą się co najmniej trzy razy w regularnym rytmie (co tydzień, co miesiąc, co kwartał albo co rok). Rachunek płacony ręcznie w różne dni miesiąca też jest stały, gdy przychodzi raz w każdym miesiącu w tej samej kwocie. Gdy płatności wróciły po długiej przerwie, liczy się to, jak płacisz od powrotu. Płatność do tego samego kontrahenta bez kategorii dołącza do jego kosztu, więc zlecenie stałe, którego nie skategoryzowano, nie kończy się w połowie. Kwota to cena płacona teraz: gdy dwie ostatnie płatności z rzędu mają nową kwotę, liczy się ta, a nie średnia z całej historii. Nazwa to część wspólna tytułów ostatnich przelewów, na przykład „Zajęcia Lilianny” z „Zajęcia Lilianny — październik 2026” i „Zajęcia Lilianny — listopad 2026”. Własną nazwę („Przedszkole Hani” zamiast „PRZEDSZKOLE SLONECZNA POLANA”) nadasz, prosząc o to Kopilota albo Claude'a: stoi potem na liście, w raporcie „Koszty stałe” i w prognozie salda. Nadpłata kredytu (sam kapitał, w dniu, w którym kredyt nie pobrał odsetek) nie jest kosztem stałym, więc wykrywanie ją pomija. Ratę, którą bank księguje jako dwie operacje tego samego dnia (PKO: kapitał i odsetki osobno), liczy jako jedną płatność ich sumy.
2. Koszty z faktur. Ten sam kontrahent i kategoria na fakturach trzy razy w regularnym rytmie. Faktury z KSeF trafiają tu same, niczego nie trzeba wpisywać.
3. Raty leasingu i kredytów. Pochodzą z harmonogramu zapisanego na jednostce leasingu albo kredytu. Rozwiń ratę i kliknij Harmonogram rat, żeby otworzyć tę jednostkę.

Zakończona pozycja i koszt, który przestał się pojawiać, schodzą z listy. Co się skończyło w ostatnich miesiącach, pokazuje raport „Koszty stałe” w Raporty → Przeglądy, a Kopilot zna wszystkie zakończone koszty i wznowi płatność, gdy go o to poprosisz.

Jak dodać stałą płatność

1. Otwórz Koszty stałe w menu głównym i kliknij Dodaj stałą płatność.
2. Formularz otwiera się z zaznaczoną opcją Stała płatność i rytmem co miesiąc. Wybierz konto, odbiorcę i kwotę jednej płatności, a potem rytm. Gotowe są: codziennie, co tydzień, co 2 tygodnie, co miesiąc, co 2 miesiące (prąd i woda), co kwartał, co pół roku i co rok. Każdy inny odstęp ustawisz w Inny odstęp: wpisz liczbę i wybierz dni, tygodnie, miesiące albo lata — na przykład sprzątanie co 3 tygodnie, dostawa co 10 dni, przegląd co 18 miesięcy. Pod polem widać daty kolejnych płatności, więc od razu sprawdzisz, czy rytm się zgadza. Najdłuższy odstęp to rok w dniach i tygodniach i 10 lat w miesiącach i latach.
3. W sumach miesięcznych płatność liczy się równowartością: co 2 miesiące — połową kwoty, co pół roku — jej szóstą częścią, co 3 tygodnie — kwotą pomnożoną przez średnią liczbę płatności w miesiącu (365 dni ÷ 12 ÷ 21). Ten sam odstęp zapisuje się zawsze tak samo: „co 7 dni” to „co tydzień”, a „co 3 miesiące” to „co kwartał”.
4. Data transakcji to dzień pierwszej płatności. Od niej liczą się kolejne terminy: czynsz płacony 10. dnia będzie zawsze 10., a płatność ustawiona na 31. wypadnie w krótszych miesiącach na ostatni dzień. Rytm w dniach i tygodniach odlicza równe odstępy, niezależnie od dnia miesiąca.
5. Jeśli znasz koniec umowy, wpisz datę końca. Jeśli nie, płatność trwa do odwołania.

Płatność, która przyjdzie raz (zaległy rachunek, opłata za przyłącze), dodaje Kopilot jako jednorazową: jest w kalendarzu i w prognozie salda, ale nie zawyża sumy „miesięcznie”. Seria, której pierwsza płatność wypada w ciągu jednego jej rytmu (rata za dwa tygodnie, rachunek roczny w październiku przyszłego roku), liczy się w „miesięcznie” od razu. Seria startująca później — na przykład rata kredytu, który ruszy za pół roku — liczy się od pierwszej płatności; do tego czasu widać ją w kwocie „razem z zaplanowanymi”.

AUTOPILOT zapisuje płatności na rok do przodu (przy opłacie rocznej — na trzy lata, a przy odstępie dłuższym niż rok — zawsze co najmniej dwie płatności). Każda z nich w swoim dniu przestaje być zaplanowana i staje się zaksięgowana.

Płatność z wyciągu rozlicza zaplanowaną

Gdy zaimportujesz wyciąg, operacja, która opłaca stałą płatność, zajmuje miejsce płatności zaplanowanej — nie dopisuje się obok niej. Dzięki temu ta sama rata nie liczy się dwa razy, a Ty nie musisz niczego odhaczać. Pozycja zachowuje swoją nazwę z kosztów stałych, a dzień, kwotę i opis bierze z banku. Kategoria, jednostka i odbiorca wybrane przy imporcie wygrywają; jeśli przy imporcie nic nie wybrano, zostają te z kosztów stałych.

Operacja rozlicza zaplanowaną płatność, gdy:

• idzie z tego samego konta (przelew — między tymi samymi kontami) i w tym samym kierunku,
• wypada najwyżej 7 dni od terminu (przy płatności co tydzień — 3 dni, przy codziennej — tego samego dnia),
• ma tę samą kwotę. Do tego samego odbiorcy wystarczy kwota różna o najwyżej 15% — na przykład po podwyżce abonamentu.

Ratę, którą bank księguje w dwóch częściach (kapitał i odsetki), AUTOPILOT rozpozna, gdy obie części idą tego samego dnia do odbiorcy przypisanego stałej płatności, a ich suma pasuje do kwoty raty. Większa część zajmuje miejsce zaplanowanej płatności, a mniejsza dołącza do tej samej stałej płatności.

Ekran kończący import pokazuje, ile zaplanowanych płatności rozliczył wyciąg. Usunięcie stałej płatności nie usuwa operacji z wyciągu — zostają jako zwykłe operacje.

Jednostka

Każdą stałą płatność możesz przypisać do jednostki, na przykład czynsz do „Biuro Kraków”. Wtedy wchodzi do prognozy kosztów tej jednostki, a przy pozycji widać „jednostka: Biuro Kraków”. Bez jednostki koszt liczy się tylko dla całej firmy. Jednostkę zmienisz w oknie Zmień od najbliższej płatności; zmiana obejmuje płatności od dziś, a zapłacone zostają tam, gdzie były. Koszt wykryty z faktur ma jednostkę swoich faktur („jednostka: Biuro Kraków (z faktur)”), więc zmienia się ją na fakturach.

Jak zmienić, zakończyć albo usunąć

Przykład zmiany ceny: czynsz rośnie od października z 2 000 zł do 2 200 zł. Kliknij Zmień od najbliższej płatności i wpisz 2 200 zł. Płatności od października będą miały nową kwotę, a lipiec, sierpień i wrzesień zostaną z kwotą 2 000 zł, bo tyle wtedy zapłaciłeś.

Pozycje wykryte z faktur zmienia się inaczej, bo ich źródłem są dokumenty:

Faktury zostają nietknięte. Zapisywana jest tylko Twoja decyzja, więc przy kolejnych fakturach pozycja dalej aktualizuje się sama.

Gdy prowadzisz tylko faktury

Nie musisz importować wyciągów ani wpisywać transakcji. Koszt, na który dostajesz fakturę (z KSeF albo dodaną ręcznie), trafia na listę sam po trzech fakturach w regularnym rytmie. Przykład: księgowa wystawia 400 zł netto co miesiąc około 5. dnia. Po trzeciej fakturze na liście pojawia się „Biuro rachunkowe, 400 zł netto, następna ok. 05.10”.

Takie koszty planujesz przyciskiem Zmień nazwę, kwotę albo koniec w rozwiniętej pozycji:

• Podwyżka od konkretnego dnia. Operator zapowiedział 120 zł netto od stycznia zamiast 99 zł. Wpisz 120 zł i datę 1 stycznia. Październik, listopad i grudzień zostaną po 99 zł, od stycznia prognoza liczy 120 zł, a przy pozycji zobaczysz „od 01.01.2027: 120 zł netto”.
• Koniec umowy. Wypowiedziałeś umowę do końca czerwca. Wpisz datę końca, a od lipca koszt znika z prognozy, choć ostatnie faktury są świeże.

Kosztu, na który nie było jeszcze trzech faktur, na przykład nowego biura od stycznia, nie ma z czego wykryć. Taki koszt dodaj jako stałą płatność z datą pierwszej płatności. Gdy przyjdą faktury, Autopilot sam połączy go z kosztem z faktur. Opis jest w następnym rozdziale.

Ten sam koszt na fakturach i jako stała płatność

Czynsz wpisany ręcznie jako stała płatność i faktury od wynajmującego to dwa źródła tego samego kosztu: bez połączenia suma liczyłaby go dwa razy. Autopilot łączy taką parę sam, gdy zgadza się nazwa (np. „Orange” i „Orange Polska S.A.”): zostają faktury, a Twoja pozycja kończy się dziś, z końcem umowy przeniesionym na koszt z faktur. Parę, w której zgadza się tylko kwota, rytm i dzień, ocenia model w tle. Złe połączenie cofnie Kopilot, gdy go o to poprosisz — para zostaje wtedy dwoma kosztami. Faktury i zapłacone płatności zostają w historii w każdym przypadku.

Gdzie te płatności widać

• Pulpit → Nadchodzące płatności. Najbliższa płatność każdej pozycji dodanej przez Ciebie, jeśli wypada w ciągu 30 dni. Kliknięcie prowadzi na listę stałych płatności.
• Prognoza salda i zaliczki PIT. Każda pozycja z tej listy wchodzi do prognozy kosztów. Szczegóły są na stronie Prognoza kosztów.

Każdy koszt liczy się w prognozie raz. Płatności dodane przez Ciebie nie trafiają drugi raz do wykrywania, więc czynsz wpisany ręcznie po trzech miesiącach nie pojawi się dodatkowo jako koszt „wykryty”.

Dobre praktyki

1. Ręcznie dodawaj tylko to, czego nie ma w wyciągach ani na fakturach albo czego jeszcze tam nie ma. Koszt z wyciągów i faktur pojawi się sam po trzech płatnościach, a ten sam koszt wpisany ręcznie Autopilot połączy.
2. Kończ zamiast usuwać. Jeśli opłata była naprawdę płacona, użyj Zakończ. Historia zostanie i dalej będzie się zgadzać w raportach.
3. Przy zmianie ceny edytuj istniejącą pozycję. Nowa pozycja obok starej policzyłaby ten sam koszt dwa razy.

Koszty stałe z Kopilotem w Claude

Kopilot w Claude i w rozmowie w aplikacji widzi tę samą jedną listę, a do tego to, czego ekran nie pokazuje: co Autopilot zmienił sam, co się zakończyło, odbiorców, których oznaczyłeś jako prywatnych, i reguły przypisania Domu. Po Twojej decyzji sam zapisuje zmiany:

• dodaje brakujące koszty — nazwa, kwota, rytm (także dowolny odstęp, np. co 3 tygodnie albo co pół roku), najbliższy termin i konto, z którego idzie płatność (koszt firmy albo domu wynika z konta). Najbliższy termin zawsze jest w przyszłości: płatności już zapłacone są w wyciągach;
• zmienia każdą pozycję jednym narzędziem (fixed_cost_update) — nowa cena od wybranego dnia, koniec umowy, kategoria (przy koszcie z faktur trafia też na jego płatności i faktury), jednostka, zakończenie od dziś, wznowienie, wydatek prywatny;
• mówi, co Autopilot zrobił sam, i cofa zmianę na Twoje życzenie (fixed_cost_undo);
• przywraca odbiorcę do kosztów firmy (private_payee_remove) — płatności z kont firmowych do niego znów są kosztem firmy;
• pokazuje i usuwa reguły przypisania Domu (unit_rules_list, unit_rule_delete) — regułę dodajesz, przypisując jednostkę Domu operacji w Transakcjach;
• liczy „co jeśli zrezygnuję z…” (fixed_costs_what_if) — bez zapisywania;
• mówi, co podrożało rok do roku i co pobrało się dwa razy (fixed_costs_creep) — osobno firma i dom, z kosztem rocznym i różnicą w złotych;
• rozstrzyga to, czego Autopilot nie rozstrzygnął — np. parę, w której zgadza się tylko kwota (fixed_cost_merge, ta sama reguła co łączenie Autopilota).

Kosztu, który AUTOPILOT już zna z faktur albo wyciągów, Kopilot nie doda drugi raz — zmieni ten, który jest. Poza kategorią faktur i transakcji nie zmienia — tak jak ten ekran.

Ten ekran był wcześniej w Ustawienia → Koszty stałe, a potem w Transakcje → Stałe. Oba stare adresy prowadzą teraz tutaj.

Prognoza kosztów

Prognoza przychodów bez prognozy kosztów kłamie w jedną stronę: saldo rośnie, zaliczka PIT wychodzi za wysoka, a VAT do zapłaty jest zawyżony, bo nikt nie odliczył kosztów, które dopiero nadejdą. Prognoza kosztów domyka ten obraz — i robi to bez ani jednego pola do wypełnienia.

Czym to nie jest

To nie jest „średnia z ostatnich miesięcy". Średnia ma dwie wady, które w JDG bolą natychmiast:

• Jeden zakup psuje cały rok. Kupujesz laptopa za 12 000 zł. Średnia miesięczna rośnie o 1 000 zł i podnosi każdy prognozowany miesiąc — mimo że laptopa kupiłeś raz.
• Gubi termin. Roczne odnowienie domeny za 1 200 zł średnia zamienia na „100 zł co miesiąc". A prawda jest taka, że przez jedenaście miesięcy nie płacisz nic, a w listopadzie wychodzi 1 200 zł. Jeśli patrzysz na saldo dzień po dniu, to jest różnica między prognozą użyteczną a bezużyteczną.

AUTOPILOT dzieli więc koszty na cztery warstwy i każdą prognozuje inaczej — od tych, które zna co do złotówki, po te, które musi oszacować.

Cztery warstwy

1. Koszty kontraktowe — znane co do dnia i kwoty

Tu nic nie trzeba szacować, bo umowa już wszystko mówi:

• raty leasingu i kredytu — z harmonogramu zapisanego na jednostce. Przy aucie osobowym część kapitałowa raty jest kosztem do limitu wartości auta (według daty raty), a część odsetkowa — tak jak paliwo, serwis i OC — w 75% przy użytku mieszanym, z odliczeniem połowy VAT-u; wykup to cena auta, nie opłata leasingowa, więc nie jest kosztem raty (szczegóły: Leasing auta),
• niezapłacone faktury kosztowe — wypływ dokładnie w dniu terminu płatności,
• stałe płatności dodane przez Ciebie (menu główne → Koszty stałe). Ich zaksięgowane miesiące nie trafiają już do wykrywania, więc czynsz wpisany ręcznie liczy się raz, a nie dwa razy — jako zaplanowany i jako wykryty.

Te pozycje mają zerową niepewność — nie poszerzają przedziału prognozy.

2. Koszty cykliczne — wykrywane z dokumentów

AUTOPILOT grupuje historię kosztów po kontrahencie i kategorii, po czym sprawdza, czy grupa ma rytm. Strumień musi przejść dwa testy:

• powtarzalność — co najmniej trzy wystąpienia (dwa dają jeden odstęp, a jednego odstępu nie da się sprawdzić),
• punktualność — odstępy muszą być regularne. Kontrahent, u którego kupujesz „od czasu do czasu", nie zostanie uznany za abonament.

Rozpoznawane rytmy: tygodniowy, miesięczny, kwartalny, roczny. Kwota to mediana wystąpień, więc jedna nietypowa faktura nie zmienia obrazu strumienia.

Najważniejsze: strumień jest prognozowany na własne daty. Odnowienie domeny wraca w listopadzie, ubezpieczenie w marcu, hosting 3. dnia miesiąca — bo tak wynika z dokumentów.

3. Koszty zmienne — odporna baza

Wszystko, co nie należy do żadnego strumienia, trafia do warstwy bazowej. Jej poziom to mediana miesięcznych reszt, a nie średnia — dlatego pojedynczy laptop nie podnosi całego horyzontu. Miesiące bez wydatków ad hoc liczą się jako zera i obniżają poziom, bo „w marcu nic nie kupiłem" to prawdziwa informacja.

Jeśli koszty systematycznie rosną lub maleją, dokładany jest trend — liczony metodą odporną na wartości odstające i tłumiony o połowę, żeby kilka miesięcy obserwacji nie rozjechało prognozy na rok do przodu.

4. Koszty zależne od przychodu

Podwykonawcy, prowizje, opłaty od płatności — one nie są poziomem, tylko procentem. AUTOPILOT sprawdza, czy koszt danej kategorii faktycznie podąża za przychodem, i dopiero gdy zależność jest wyraźna, prognozuje ją jako procent prognozowanego przychodu. Dzięki temu miesiąc z podwójnym przychodem dostaje podwójny koszt podwykonawców, a nie „tyle co zwykle".

Zwykły koszt stały nie ma jak trafić do tej warstwy — stała kwota nie ma z czym korelować.

Przedział zamiast jednej liczby

Każda pozycja niesie własną niepewność, wyliczoną z rozrzutu jej historii. Zsumowane dają dla każdego miesiąca trzy liczby, które na ekranie stoją w kolumnach tabeli:

Wrzesień: 8 400 zł, zwykle między 7 900 a 9 100 zł, 62% pewne

Czytaj to tak: 5 200 zł to raty i faktury z terminem — te wiesz na pewno. Reszta to oszacowanie i stąd bierze się rozpiętość.

Gdzie to widać

Prognoza kosztów zasila jedno źródło prawdy dla całej aplikacji:

• zaliczka PIT i VAT do zapłaty — przyszłe miesiące uwzględniają koszty, które nadejdą, więc podatek przestaje być zawyżony,
• wykres jednostki — pasmo kosztów w prognozowanych miesiącach,
• saldo dzienne (Przepływ) — wypływy lądują na realnych datach, a nie „gdzieś w połowie miesiąca". Tooltip dnia nazywa każdy wypływ po imieniu.

Gdzie zobaczyć i poprawić koszty stałe

Wszystkie koszty stałe są w Koszty stałe w menu głównym. Stoją tam razem, z podpisanym źródłem: pozycje dodane przez Ciebie, pozycje wykryte z faktur i wyciągów oraz raty leasingu i kredytów. Na samym dole strony jest sekcja Prognoza wszystkich kosztów — domyślnie zwinięta, rozwijasz ją kliknięciem w nagłówek. W środku:

• kafel Koszty zmienne / mies. — poziom kosztów spoza listy stałych, czyli typowy miesiąc z ostatnich miesięcy (potrzeba co najmniej trzech pełnych),
• kafel Zależne od przychodu — jaki procent przychodu zabierają kategorie, które za nim podążają, z ich nazwami (pojawia się tylko, gdy takie są),
• tabela kolejnych miesięcy z kolumnami Prognoza, Zwykle między i Pewne — wszystkie koszty netto, stałe i zmienne.

Jak dodawać, zmieniać i kończyć pozycje, opisuje strona Stałe płatności. W skrócie, dla pozycji wykrytych z dokumentów:

Zapisywana jest wyłącznie Twoja decyzja — nigdy wykryte liczby. Przy każdym kolejnym przeliczeniu strumienie są rozpoznawane od nowa z dokumentów, a Twoja poprawka nakłada się na wynik. Kwota, którą skorygowałeś, zostaje skorygowana; wszystko, czego nie dotknąłeś, dalej podąża za rzeczywistością.

Dobre praktyki

1. Przypisuj koszty do kategorii i kontrahentów. Bez tego nie ma po czym grupować i strumień się nie wykryje.
2. Zajrzyj tu po imporcie KSeF. Świeże faktury mogą domknąć trzecie wystąpienie i „odblokować" nowy strumień.
3. Wyłączaj wypowiedziane umowy od razu. Nie czekaj, aż wygasną same po pełnym okresie ciszy — prognoza salda będzie dokładniejsza od zaraz.
4. Sprawdzaj kolumnę „Pewne”. Niski udział przy dużej kwocie to sygnał, że warto uzupełnić terminy płatności na fakturach kosztowych.
5. Nie zgaduj. Jeśli AUTOPILOT nie ma danych, pokaże „—" i powie dlaczego, zamiast wstawić liczbę z sufitu.

Czego jeszcze nie liczymy

Amortyzacja środków trwałych nie wchodzi na razie do prognozy KUP. Aplikacja nie księguje jej też w miesiącach zrealizowanych, a prognozowanie samej przyszłości zrobiłoby próg w wykresie podatku, który mówiłby więcej o naszej księgowości niż o Twojej firmie. Model jest na to przygotowany — dojdzie razem z księgowaniem amortyzacji po stronie historii.